Scale Army Careers är en rekryterings- och talangförmedlingstjänst med distansarbete som utgångspunkt, som kopplar samman erfarna yrkesverksamma inom marknadsföring, försäljning och teknik i regioner som Latinamerika och Afrika med snabbväxande företag i USA. Teamet hanterar kandidaturvalet, från ansökningar och videointervjuer till hemuppgifter, och stödjer den administrativa delen av placeringarna genom samordning av avtal och betalningar. Utvalda yrkesverksamma arbetar direkt med kundföretag i heltidsroller på distans, med introduktion och löpande vägledning under hela uppdraget.
Fjärrbaserad chefsassistent åt ägare av försäkringsagentur
Stöd en etablerad ägare av en försäkringsagentur med hantering av inkorg och kalender, rapportering, uppföljning av leads och CRM-administration. Detta är en fjärrbaserad kontraktsroll för försäkringskunder i USA.
Beskrivning
- Hantera agenturägarens inkorg genom att organisera meddelanden, lyfta fram prioriteringar, utarbeta svar och se till att viktiga ärenden inte förbises
- Hantera kalenderbokningar, mötespåminnelser, ombokningar och den dagliga administrativa samordningen
- Skapa mötesanteckningar, dokumentera åtgärdspunkter och förbereda uppföljningsmeddelanden
- Följ upp öppna uppgifter, prioriteringar, tidsfrister och beslut i organiserade system
- Bidra till enstaka administrativa projekt, filhantering och interna register
- Ta fram återkommande manuella rapporter från interna system och plattformar för leadhantering
- Omvandla operativa data till kortfattade sammanfattningar för agenturägaren
- Övervaka leadaktivitet, uppföljning, bokningar och operativa mätvärden
- Flagga försenat arbete, uteblivna uppföljningar och avvikelser i rapporteringen
- Håll kalkylblad, uppföljningsverktyg och dokumentation korrekta och uppdaterade
- Lär dig och underhåll arbetsflöden i Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami och plattformar från leadleverantörer
- Stöd datakvalitet i CRM-system, uppgiftsuppföljning, uppdatering av poster och samordning av arbetsflöden
- Dokumentera återkommande rutiner och utveckla tydliga standardrutiner
- Bidra till rekryteringsrelaterade utvärderingar med hjälp av Ideal Traits
- Förutse ägarens behov, kommunicera uppdateringar tydligt och slutför arbetet självständigt
- Eskalera ärenden som kräver agenturägarens granskning eller beslut
- Vara ett pålitligt operativt stöd för agenturägaren och ledningsgruppen
Krav
- Minst tre års erfarenhet som chefsassistent, administrativ assistent, verksamhetssamordnare eller i en jämförbar stödroll
- Erfarenhet av att stödja en chef, grundare eller ett snabbt arbetande ledningsteam
- Erfarenhet av att ta fram rapporter, underhålla kalkylblad och sammanställa information från flera system
- Mycket god förmåga att hantera kalendrar, inkorgar, uppgifter och dokument
- Goda kunskaper i Google Workspace eller Microsoft Office, inklusive Gmail eller Outlook, Kalender, Excel eller Google Kalkylark samt Dokument
- Förmåga att snabbt lära sig obekanta CRM-, rapporterings- och arbetsflödesapplikationer
- Noggrann och professionell hantering av känslig information
- Stark organisationsförmåga, ansvarstagande och självständigt omdöme i en snabbt föränderlig miljö
- Tålmodigt och anpassningsbart arbetssätt vid stöd till en ledare som successivt delegerar ansvar
- Gott problemlösningsomdöme, inklusive att veta när en fråga ska eskaleras eller flaggas
- Tillgänglig från kl. 09.00 till 17.00 EST under amerikanska arbetstider
- Bosatt i LATAM, Afrika eller Östeuropa
- CV på engelska krävs; kunskaper i engelska bedöms under ansökningsprocessen
Förmåner
- Möjlighet att bredda ansvarsområdet inom chefsstöd, rapportering, verksamhet och rekryteringssamordning
- Direkt samarbete med agenturägaren och insyn i flera verksamhetsområden
- Möjlighet att arbeta på distans