Scale Army Careers je usluga zapošljavanja i posredovanja talenata koja prvenstveno posluje na daljinu te povezuje iskusne stručnjake za marketing, prodaju i tehnička područja iz regija uključujući Latinsku Ameriku i Afriku s brzorastućim tvrtkama u Sjedinjenim Američkim Državama. Njezin tim upravlja provjerom kandidata, od prijava i videointervjua do zadataka za samostalnu izradu, te pruža administrativnu podršku pri zapošljavanju koordinacijom ugovora i plaćanja. Odabrani stručnjaci rade izravno za klijentske tvrtke na puno radno vrijeme na daljinu, uz podršku pri uvođenju u posao i kontinuirano usmjeravanje tijekom cijelog angažmana.
Izvršni asistent na daljinu za vlasnika osiguravajuće agencije
Pružajte podršku iskusnom vlasniku osiguravajuće agencije upravljanjem pristiglom poštom i kalendarom, izvještavanjem, praćenjem potencijalnih klijenata i administracijom CRM-a. Ova ugovorna pozicija na daljinu služi klijentima osiguranja u SAD-u.
Opis
- Upravljati pristiglom poštom vlasnika agencije organiziranjem poruka, isticanjem prioriteta, sastavljanjem nacrta odgovora i sprječavanjem previda važnih stavki
- Voditi raspored u kalendaru, podsjetnike za sastanke, promjene termina i svakodnevnu administrativnu koordinaciju
- Izrađivati bilješke sa sastanaka, bilježiti zadatke i pripremati naknadne poruke
- Pratiti otvorene zadatke, prioritete, rokove i odluke u organiziranim sustavima
- Pomagati u jednokratnim administrativnim projektima, upravljanju datotekama i internim evidencijama
- Izrađivati redovita ručna izvješća iz internih sustava i platformi za upravljanje potencijalnim klijentima
- Pretvarati operativne podatke u sažete preglede za vlasnika agencije
- Pratiti aktivnosti potencijalnih klijenata, napredak naknadne komunikacije, termine i operativne pokazatelje
- Ukazivati na kašnjenja u radu, propuštene naknadne kontakte i nedosljednosti u izvještavanju
- Održavati proračunske tablice, evidencije i dokumentaciju točnima i ažurnima
- Naučiti i održavati radne tijekove u sustavima Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami i platformama dobavljača potencijalnih klijenata
- Podržavati kvalitetu podataka u CRM-u, praćenje zadataka, ažuriranje zapisa i koordinaciju radnih tijekova
- Dokumentirati ponovljive postupke i razvijati jednostavne standardne operativne postupke
- Pomagati u procjenama povezanima sa zapošljavanjem koristeći Ideal Traits
- Predviđati potrebe vlasnika, jasno komunicirati novosti i samostalno dovršavati posao
- Prosljeđivati pitanja koja zahtijevaju pregled ili odluku vlasnika agencije
- Biti pouzdana operativna podrška vlasniku agencije i vodećem timu
Zahtjevi
- Najmanje tri godine iskustva kao izvršni asistent, administrativni asistent, koordinator operacija ili na usporedivoj podržavajućoj poziciji
- Iskustvo u podršci izvršnom direktoru, osnivaču ili vodećem timu u brzom okruženju
- Iskustvo u izradi izvješća, održavanju proračunskih tablica i objedinjavanju informacija iz više sustava
- Izrazita sposobnost upravljanja kalendarom, pristiglom poštom, zadacima i dokumentima
- Poznavanje Google Workspacea ili Microsoft Officea, uključujući Gmail ili Outlook, Kalendar, Excel ili Google Sheets te Dokumente
- Sposobnost brzog učenja nepoznatih CRM-a, aplikacija za izvještavanje i radnih tijekova
- Izrazita pažnja prema detaljima i profesionalno postupanje s osjetljivim informacijama
- Izvrsna organiziranost, odgovornost i samostalno prosuđivanje u dinamičnom okruženju
- Strpljiv i prilagodljiv način rada pri podršci voditelju koji postupno delegira odgovornosti
- Dobar prosudbeni osjećaj u rješavanju problema, uključujući prepoznavanje trenutka za eskalaciju ili upozoravanje na problem
- Dostupnost od 9:00 do 17:00 EST tijekom radnog vremena u SAD-u
- Smještenost u Latinskoj Americi, Africi ili istočnoj Europi
- Obavezan je životopis na engleskom jeziku; znanje engleskog procjenjuje se tijekom prijavnog postupka
Pogodnosti
- Mogućnost proširenja odgovornosti u izvršnoj asistenciji, izvještavanju, operacijama i koordinaciji zapošljavanja
- Izravna suradnja s vlasnikom agencije i uvid u nekoliko poslovnih funkcija
- Mogućnost rada na daljinu