Scale Army Careers on etätyöhön ensisijaisesti keskittyvä rekrytointi- ja osaajien sijoittelupalvelu, joka yhdistää kokeneita markkinoinnin, myynnin ja teknisten alojen ammattilaisia muun muassa Latinalaisessa Amerikassa ja Afrikassa nopeasti kasvaviin yhdysvaltalaisiin yrityksiin. Sen tiimi hoitaa hakijoiden seulonnan hakemuksista ja videohaastatteluista kotitehtävinä tehtäviin arviointeihin sekä tukee sijoitusten hallinnollista puolta koordinoimalla sopimuksia ja maksuja. Valitut ammattilaiset työskentelevät suoraan asiakasyrityksissä kokoaikaisissa etärooleissa, ja he saavat perehdytystä sekä jatkuvaa ohjausta koko yhteistyön ajan.
Etänä työskentelevä johdon assistentti vakuutusyhtiön omistajalle
Tuet vakiintuneen vakuutusyhtiön omistajaa sähköpostin ja kalenterin hallinnassa, raportoinnissa, liidien seurannassa ja CRM-järjestelmien ylläpidossa. Tämä etätyönä tehtävä sopimustehtävä palvelee yhdysvaltalaisia vakuutusasiakkaita.
Kuvaus
- Hallinnoi vakuutusyhtiön omistajan sähköpostilaatikkoa järjestämällä viestejä, korostamalla tärkeysjärjestystä, luonnostelemalla vastauksia ja varmistamalla, etteivät tärkeät asiat jää huomaamatta
- Huolehdi kalenterivarauksista, kokousmuistutuksista, aikataulujen muutoksista ja päivittäisestä hallinnollisesta koordinoinnista
- Laadi kokousmuistiot, kirjaa toimenpiteet ja valmistele seurantaviestejä
- Seuraa avoimia tehtäviä, prioriteetteja, määräaikoja ja päätöksiä järjestelmällisesti
- Auta yksittäisissä hallinnollisissa projekteissa, tiedostonhallinnassa ja sisäisten tietojen ylläpidossa
- Laadi säännöllisiä manuaalisia raportteja sisäisistä järjestelmistä ja liidienhallinta-alustoista
- Muuta operatiivinen data tiiviiksi yhteenvedoiksi vakuutusyhtiön omistajalle
- Seuraa liidien aktiivisuutta, yhteydenottojen etenemistä, tapaamisia ja operatiivisia mittareita
- Nosta esiin myöhästyneet tehtävät, tekemättä jääneet seurannat ja raportoinnin epäjohdonmukaisuudet
- Pidä taulukot, seurantalistat ja dokumentaatio täsmällisinä ja ajan tasalla
- Opettele ja ylläpidä työnkulkuja Ricochet CRM:ssä, Allstate Lead Managerissa, AgencyZoomissa, LeadSwamissa ja liiditoimittajien alustoilla
- Tue CRM-tietojen laatua, tehtävien seurantaa, tietueiden päivityksiä ja työnkulkujen koordinointia
- Dokumentoi toistettavat menettelytavat ja laadi selkeitä vakiotoimintaohjeita
- Auta rekrytointiin liittyvissä arvioinneissa Ideal Traits -työkalun avulla
- Ennakoi omistajan tarpeita, viesti päivityksistä selkeästi ja suorita tehtävät itsenäisesti
- Vie asiat eteenpäin, jos ne edellyttävät vakuutusyhtiön omistajan tarkistusta tai päätöstä
- Toimi vakuutusyhtiön omistajan ja johtoryhmän luotettavana operatiivisena tukena
Vaatimukset
- Vähintään kolmen vuoden kokemus johdon assistentin, hallinnollisen assistentin, operatiivisen koordinaattorin tai vastaavasta tukitehtävästä
- Kokemusta johtajan, perustajan tai nopeasti toimivan johtoryhmän tukemisesta
- Kokemusta raporttien laatimisesta, taulukoiden ylläpidosta ja tietojen kokoamisesta useista järjestelmistä
- Erittäin hyvät taidot kalenterin, sähköpostin, tehtävien ja asiakirjojen hallinnassa
- Google Workspacen tai Microsoft Officen, mukaan lukien Gmailin tai Outlookin, Kalenterin, Excelin tai Google Sheetsin ja Docsin, hyvä hallinta
- Kyky omaksua nopeasti ennestään tuntemattomia CRM-, raportointi- ja työnkulkusovelluksia
- Huolellinen työskentelyote ja arkaluonteisten tietojen ammattimainen käsittely
- Vahvat organisointi- ja vastuunottotaidot sekä itsenäinen harkintakyky nopeasti muuttuvassa ympäristössä
- Kärsivällinen ja mukautuva työskentelytapa tuettaessa johtajaa, joka siirtää vastuuta asteittain
- Hyvä ongelmanratkaisukyky ja harkinta, mukaan lukien kyky tunnistaa, milloin asia on vietävä eteenpäin tai nostettava esiin
- Mahdollisuus työskennellä klo 9.00–17.00 EST Yhdysvaltain työaikana
- Sijainti Latinalaisessa Amerikassa, Afrikassa tai Itä-Euroopassa
- Englanninkielinen ansioluettelo vaaditaan; englannin kielen taito arvioidaan hakuprosessin aikana
Edut
- Mahdollisuus laajentaa vastuualueita johdon assistentin tehtäviin, raportointiin, operaatioihin ja rekrytoinnin koordinointiin
- Suora yhteistyö vakuutusyhtiön omistajan kanssa ja mahdollisuus tutustua useisiin liiketoiminta-alueisiin
- Etätyöjärjestely