保险机构负责人远程执行助理
协助一家成熟保险机构的负责人管理收件箱和日程、制作报告、跟踪潜在客户并维护 CRM。该远程合同职位服务于美国保险客户。
描述
- 通过整理邮件、标记优先事项、起草回复，防止重要信息被遗漏，管理机构负责人的收件箱
- 负责日程安排、会议提醒、改期以及日常行政协调
- 制作会议记录，整理行动事项并准备后续跟进消息
- 在有序的系统中跟踪未完成任务、优先事项、截止日期和决策
- 协助处理一次性行政项目、文件管理和内部记录
- 根据内部系统和潜在客户管理平台制作定期手动报告
- 将运营数据整理成简明摘要，供机构负责人参考
- 监控潜在客户活动、跟进进度、预约情况和运营指标
- 标记逾期工作、遗漏的跟进事项以及报告中的不一致
- 确保电子表格、跟踪表和文档准确且及时更新
- 学习并维护 Ricochet CRM、Allstate Lead Manager、AgencyZoom、LeadSwami 及潜在客户供应商平台中的工作流程
- 支持 CRM 数据质量管理、任务监控、记录更新和工作流程协调
- 记录可重复执行的流程并制定清晰易懂的标准操作程序
- 使用 Ideal Traits 协助进行与招聘相关的评估
- 预判负责人的需求，清晰传达更新信息，并独立完成工作
- 将需要机构负责人审核或决策的事项及时上报
- 作为机构负责人和领导团队可靠的运营支持延伸
任职要求
- 至少三年执行助理、行政助理、运营协调员或类似支持岗位的工作经验
- 具有支持高管、创始人或快节奏领导团队的经验
- 具有制作报告、维护电子表格以及整合多个系统信息的经验
- 具备出色的日程、收件箱、任务和文档管理能力
- 熟练使用 Google Workspace 或 Microsoft Office，包括 Gmail 或 Outlook、Calendar、Excel 或 Google Sheets 以及 Docs
- 能够快速学习不熟悉的 CRM、报告和工作流程应用程序
- 注重细节，并能以专业方式处理敏感信息
- 在快速变化的环境中具备出色的组织能力、责任意识和独立判断力
- 在支持一位逐步委派职责的领导者时，具备耐心且适应性强的工作风格
- 具备良好的问题解决判断力，知道何时上报或标记问题
- 美国东部时间上午 9:00 至下午 5:00 期间可工作，覆盖美国工作时间
- 居住在拉丁美洲、非洲或东欧
- 必须提供英文简历；申请过程中将评估英语水平
福利待遇
- 有机会拓展执行助理、报告、运营和招聘协调方面的职责
- 直接与机构负责人协作，并了解多个业务职能
- 远程工作安排