Scale Army Careers
Scale Army Careers
11 – 50 Medewerkers
AdviesLogistiekMarketing
Scale Army Careers is een wervings- en talentbemiddelingsdienst met een remote-first aanpak die ervaren professionals in marketing, sales en techniek in regio’s zoals Latijns-Amerika en Afrika in contact brengt met snelgroeiende bedrijven in de Verenigde Staten. Het team verzorgt de screening van kandidaten, van sollicitaties en video-interviews tot thuisopdrachten, en ondersteunt de administratieve afhandeling van plaatsingen door contracten en betalingen te coördineren. Geselecteerde professionals werken rechtstreeks voor klantbedrijven in volledig remote fulltimefuncties en krijgen gedurende de hele samenwerking ondersteuning bij de onboarding en voortdurende begeleiding.

Remote Executive Assistant voor de eigenaar van een verzekeringsagentschap

Ondersteun de eigenaar van een gevestigd verzekeringsagentschap met inbox- en agendabeheer, rapportages, leadtracking en CRM-administratie. Deze remote contractfunctie ondersteunt verzekeringsklanten in de VS.

Beschrijving

  • Beheer de inbox van de eigenaar van het agentschap door berichten te organiseren, prioriteiten te markeren, antwoorden op te stellen en te voorkomen dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien
  • Regel agendaplanning, vergaderherinneringen, het verzetten van afspraken en de dagelijkse administratieve coördinatie
  • Maak vergadernotities, leg actiepunten vast en bereid follow-upberichten voor
  • Houd openstaande taken, prioriteiten, deadlines en beslissingen bij in geordende systemen
  • Ondersteun bij eenmalige administratieve projecten, bestandsbeheer en interne administratie
  • Maak terugkerende handmatige rapportages vanuit interne systemen en leadmanagementplatforms
  • Zet operationele gegevens om in beknopte samenvattingen voor de eigenaar van het agentschap
  • Monitor leadactiviteit, de voortgang van follow-up, afspraken en operationele kengetallen
  • Signaleer achterstallig werk, gemiste follow-ups en inconsistenties in rapportages
  • Houd spreadsheets, trackers en documentatie nauwkeurig en actueel
  • Leer en beheer workflows in Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami en platforms van leadleveranciers
  • Ondersteun de datakwaliteit in het CRM, taakbewaking, het bijwerken van records en workflowcoördinatie
  • Leg herhaalbare procedures vast en ontwikkel duidelijke SOP's
  • Ondersteun beoordelingen in het kader van recruitment met Ideal Traits
  • Anticipeer op de behoeften van de eigenaar, communiceer updates duidelijk en rond werkzaamheden zelfstandig af
  • Escaleren van zaken die beoordeling of besluitvorming door de eigenaar van het agentschap vereisen
  • Fungeer als betrouwbare operationele verlenging van de eigenaar van het agentschap en het leiderschapsteam

Vereisten

  • Minimaal drie jaar ervaring als Executive Assistant, Administrative Assistant, Operations Coordinator of in een vergelijkbare ondersteunende functie
  • Ervaring met het ondersteunen van een leidinggevende, oprichter of snelgroeiend leiderschapsteam
  • Ervaring met het opstellen van rapportages, onderhouden van spreadsheets en samenvoegen van informatie uit meerdere systemen
  • Zeer vaardig in agenda-, inbox-, taak- en documentbeheer
  • Goede beheersing van Google Workspace of Microsoft Office, waaronder Gmail of Outlook, Calendar, Excel of Google Sheets en Docs
  • Vermogen om snel vertrouwd te raken met onbekende CRM-, rapportage- en workflowapplicaties
  • Sterk oog voor detail en professionele omgang met gevoelige informatie
  • Sterke organisatorische vaardigheden, eigenaarschap en zelfstandig beoordelingsvermogen in een dynamische omgeving
  • Geduldige en flexibele werkstijl bij het ondersteunen van een leider die geleidelijk verantwoordelijkheden delegeert
  • Goed probleemoplossend vermogen, inclusief weten wanneer een kwestie moet worden geëscaleerd of gemeld
  • Beschikbaarheid van 9.00 tot 17.00 uur EST tijdens Amerikaanse kantooruren
  • Gevestigd in Latijns-Amerika, Afrika of Oost-Europa
  • Engels cv vereist; beheersing van het Engels wordt tijdens het sollicitatieproces beoordeeld

Voordelen

  • Mogelijkheid om verantwoordelijkheden uit te breiden op het gebied van executive assistance, rapportage, operations en recruitmentcoördinatie
  • Directe samenwerking met de eigenaar van het agentschap en inzicht in verschillende bedrijfsfuncties
  • Volledig externe werkregeling

Gerelateerde vacatures

Bloomlife Inc

Account Sales Executive (Healthcare) voor remote verkoop

Bloomlife Inc

Bouw Bloomlifes activiteiten op het gebied van monitoring op afstand van moeder en foetus uit door oplossingen voor patiëntmonitoring op afstand te verkopen aan verloskundige en gynaecologische praktijken en zorgsystemen. Beheer het volledige verkooptraject: van prospectie en klinische presentaties tot contractonderhandelingen en overdracht voor implementatie.

Openen
Illumina

Clinical Sales Specialist Genomica – Thailand, Indonesië en Vietnam

Illumina

Ondersteun de verkoop van klinische genomica van Illumina in Thailand, Indonesië en Vietnam en adviseer klanten over toepassingen, werkprocessen en producten. De functie omvat reproductieve en genetische gezondheid, oncologie, klantontwikkeling en regionale marktgroei.

Openen
Trane Technologies

Senior Executive Assistant voor Digital Leadership

Trane Technologies

Ondersteun het digitale leiderschapsteam van Trane Technologies bij het coördineren van agenda’s, reizen, vergaderingen, communicatie en inkoop. De functie ondersteunt leidinggevenden in de Verenigde Staten en vereist aanwezigheid op kantoor in White Bear Lake, Minnesota, van maandag tot en met donderdag.

Openen