Scale Army Careers to usługa rekrutacji i pośrednictwa pracy działająca przede wszystkim zdalnie, która łączy doświadczonych specjalistów z obszarów marketingu, sprzedaży i technologii z regionów takich jak Ameryka Łacińska i Afryka z szybko rozwijającymi się firmami w Stanach Zjednoczonych. Zespół prowadzi selekcję kandydatów — od składania aplikacji i rozmów wideo po zadania rekrutacyjne — oraz wspiera administracyjną stronę zatrudnienia, koordynując zawieranie umów i płatności. Wybrani specjaliści pracują bezpośrednio dla firm klienckich na w pełni zdalnych stanowiskach w pełnym wymiarze godzin, otrzymując wsparcie podczas wdrożenia i dalszą pomoc przez cały okres współpracy.
Zdalny asystent wykonawczy właściciela agencji ubezpieczeniowej
Wsparcie właściciela ugruntowanej agencji ubezpieczeniowej w zarządzaniu skrzynką odbiorczą i kalendarzem, raportowaniu, śledzeniu leadów oraz administracji CRM. Zdalna praca kontraktowa z klientami ubezpieczeniowymi z USA.
Opis
- Zarządzać skrzynką odbiorczą właściciela agencji: porządkować wiadomości, wyróżniać priorytety, przygotowywać wersje robocze odpowiedzi i zapobiegać przeoczeniu ważnych spraw
- Obsługiwać planowanie w kalendarzu, przypomnienia o spotkaniach, zmiany terminów i codzienną koordynację administracyjną
- Sporządzać notatki ze spotkań, rejestrować zadania i przygotowywać wiadomości uzupełniające
- Śledzić otwarte zadania, priorytety, terminy i decyzje w uporządkowanych systemach
- Pomagać przy jednorazowych projektach administracyjnych, zarządzaniu plikami i dokumentacji wewnętrznej
- Regularnie przygotowywać ręczne raporty z systemów wewnętrznych i platform do zarządzania leadami
- Przekształcać dane operacyjne w zwięzłe podsumowania dla właściciela agencji
- Monitorować aktywność leadów, postępy w kontaktach uzupełniających, spotkania i wskaźniki operacyjne
- Sygnalizować zaległe zadania, pominięte kontakty uzupełniające i niespójności w raportach
- Dbać o aktualność i poprawność arkuszy kalkulacyjnych, trackerów i dokumentacji
- Poznać i utrzymywać procesy pracy w Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami oraz na platformach dostawców leadów
- Wspierać jakość danych CRM, monitorowanie zadań, aktualizowanie rekordów i koordynację procesów pracy
- Dokumentować powtarzalne procedury i opracowywać przejrzyste standardowe procedury operacyjne
- Pomagać w ocenach związanych z rekrutacją z wykorzystaniem Ideal Traits
- Przewidywać potrzeby właściciela, jasno komunikować aktualizacje i samodzielnie realizować zadania
- Eskalować sprawy wymagające weryfikacji lub decyzji właściciela agencji
- Pełnić funkcję niezawodnego operacyjnego wsparcia właściciela agencji i zespołu kierowniczego
Wymagania
- Co najmniej trzy lata doświadczenia na stanowisku asystenta wykonawczego, asystenta administracyjnego, koordynatora operacyjnego lub na porównywalnym stanowisku wsparcia
- Doświadczenie we wspieraniu osoby zarządzającej, założyciela firmy lub dynamicznego zespołu kierowniczego
- Doświadczenie w przygotowywaniu raportów, prowadzeniu arkuszy kalkulacyjnych i konsolidowaniu informacji z wielu systemów
- Bardzo dobra znajomość obsługi kalendarza, skrzynki odbiorczej, zadań i dokumentów
- Biegłość w Google Workspace lub Microsoft Office, w tym Gmailu lub Outlooku, Calendar, Excelu lub Google Sheets oraz Docs
- Umiejętność szybkiego uczenia się nieznanych systemów CRM, aplikacji raportowych i narzędzi do zarządzania procesami pracy
- Dbałość o szczegóły i profesjonalne obchodzenie się z poufnymi informacjami
- Doskonała organizacja pracy, odpowiedzialność i samodzielność w podejmowaniu decyzji w dynamicznym środowisku
- Cierpliwy i elastyczny styl pracy podczas wspierania lidera, który stopniowo deleguje obowiązki
- Dobre rozeznanie w rozwiązywaniu problemów, w tym wiedza, kiedy eskalować lub zgłosić daną kwestię
- Dyspozycyjność od 9:00 do 17:00 czasu wschodniego USA w godzinach pracy obowiązujących w USA
- Miejsce zamieszkania w Ameryce Łacińskiej, Afryce lub Europie Wschodniej
- Wymagane CV w języku angielskim; znajomość angielskiego jest oceniana podczas procesu aplikacyjnego
Benefity
- Możliwość poszerzenia zakresu obowiązków o wsparcie wykonawcze, raportowanie, operacje i koordynację rekrutacji
- Bezpośrednia współpraca z właścicielem agencji i możliwość poznania kilku obszarów działalności firmy
- Zdalny tryb pracy