A Scale Army Careers é um serviço de recrutamento e colocação de talentos com foco prioritário no trabalho remoto, que conecta profissionais experientes de marketing, vendas e áreas técnicas de regiões como a América Latina e a África a empresas de alto crescimento nos Estados Unidos. Sua equipe gerencia a triagem dos candidatos, desde as inscrições e entrevistas por vídeo até as avaliações para serem realizadas em casa, além de apoiar os aspectos administrativos das contratações por meio da coordenação de contratos e pagamentos. Os profissionais selecionados trabalham diretamente com as empresas clientes em funções remotas de período integral, com integração e orientação contínua durante todo o período de colaboração.
Assistente executivo remoto para proprietário de agência de seguros
Apoie o proprietário de uma agência de seguros consolidada com a gestão da caixa de entrada e do calendário, elaboração de relatórios, acompanhamento de leads e administração de CRM. Esta função contratual remota atende clientes de seguros nos Estados Unidos.
Descrição
- Gerenciar a caixa de entrada do proprietário da agência, organizando mensagens, destacando prioridades, redigindo respostas e evitando que itens importantes sejam ignorados
- Cuidar do agendamento do calendário, dos lembretes de reuniões, das remarcações e da coordenação administrativa diária
- Criar notas de reuniões, registrar itens de ação e preparar mensagens de acompanhamento
- Acompanhar tarefas em aberto, prioridades, prazos e decisões em sistemas organizados
- Ajudar com projetos administrativos pontuais, gerenciamento de arquivos e registros internos
- Produzir relatórios manuais recorrentes a partir de sistemas internos e plataformas de gestão de leads
- Transformar dados operacionais em resumos concisos para o proprietário da agência
- Monitorar a atividade dos leads, o progresso dos acompanhamentos, os compromissos e as métricas operacionais
- Sinalizar trabalhos atrasados, acompanhamentos perdidos e inconsistências nos relatórios
- Manter planilhas, controles e documentação precisos e atualizados
- Aprender e manter fluxos de trabalho no Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami e plataformas de fornecedores de leads
- Apoiar a qualidade dos dados do CRM, o monitoramento de tarefas, as atualizações de registros e a coordenação de fluxos de trabalho
- Registrar procedimentos repetíveis e desenvolver procedimentos operacionais padrão objetivos
- Ajudar em avaliações relacionadas ao recrutamento usando o Ideal Traits
- Antecipar as necessidades do proprietário, comunicar atualizações com clareza e concluir o trabalho de forma independente
- Escalar assuntos que exijam a análise ou decisão do proprietário da agência
- Atuar como uma extensão operacional confiável do proprietário da agência e da equipe de liderança
Requisitos
- Pelo menos três anos de experiência como assistente executivo, assistente administrativo, coordenador de operações ou em uma função de suporte comparável
- Experiência apoiando um executivo, fundador ou equipe de liderança em ritmo acelerado
- Experiência na elaboração de relatórios, manutenção de planilhas e consolidação de informações de vários sistemas
- Grande capacidade para administrar calendário, caixa de entrada, tarefas e documentos
- Proficiência em Google Workspace ou Microsoft Office, incluindo Gmail ou Outlook, Calendar, Excel ou Google Sheets e Docs
- Capacidade de aprender rapidamente aplicativos desconhecidos de CRM, relatórios e fluxos de trabalho
- Grande atenção aos detalhes e manejo profissional de informações confidenciais
- Organização sólida, senso de responsabilidade e julgamento independente em um ambiente dinâmico
- Estilo de trabalho paciente e adaptável ao apoiar um líder que delega responsabilidades progressivamente
- Bom julgamento na resolução de problemas, inclusive para saber quando escalar ou sinalizar uma questão
- Disponibilidade das 9h às 17h, no horário do leste dos Estados Unidos, durante o horário comercial americano
- Residir na América Latina, África ou Europa Oriental
- Currículo em inglês obrigatório; a proficiência em inglês é avaliada durante o processo de candidatura
Benefícios
- Oportunidade de ampliar as responsabilidades em assistência executiva, elaboração de relatórios, operações e coordenação de recrutamento
- Colaboração direta com o proprietário da agência e visibilidade sobre várias funções do negócio
- Modalidade de trabalho remoto