保險機構負責人遠端執行助理
協助一家成熟保險機構的負責人管理收件匣與行事曆、製作報告、追蹤潛在客戶並維護 CRM。此遠端合約職位服務美國保險客戶。
說明
- 透過整理郵件、標記優先事項、起草回覆，防止重要資訊被遺漏，管理機構負責人的收件匣
- 負責行事曆安排、會議提醒、改期以及日常行政協調
- 製作會議記錄，整理行動事項並準備後續追蹤訊息
- 在有條理的系統中追蹤未完成任務、優先事項、截止日期和決策
- 協助處理一次性行政專案、檔案管理和內部記錄
- 根據內部系統和潛在客戶管理平台製作定期手動報告
- 將營運資料整理成簡明摘要，供機構負責人參考
- 監控潛在客戶活動、追蹤進度、預約情況和營運指標
- 標記逾期工作、遺漏的追蹤事項以及報告中的不一致
- 確保試算表、追蹤表和文件準確且及時更新
- 學習並維護 Ricochet CRM、Allstate Lead Manager、AgencyZoom、LeadSwami 及潛在客戶供應商平台中的工作流程
- 支援 CRM 資料品質管理、任務監控、記錄更新和工作流程協調
- 記錄可重複執行的流程並制定清晰易懂的標準作業程序
- 使用 Ideal Traits 協助進行與招募相關的評估
- 預判負責人的需求，清楚傳達更新資訊，並獨立完成工作
- 將需要機構負責人審核或決策的事項及時上報
- 作為機構負責人和領導團隊可靠的營運支援延伸
職位要求
- 至少三年執行助理、行政助理、營運協調員或類似支援職位的工作經驗
- 具備支援高階主管、創辦人或快節奏領導團隊的經驗
- 具備製作報告、維護試算表以及整合多個系統資訊的經驗
- 具備出色的行事曆、收件匣、任務和文件管理能力
- 熟悉使用 Google Workspace 或 Microsoft Office，包括 Gmail 或 Outlook、Calendar、Excel 或 Google Sheets 以及 Docs
- 能夠快速學習不熟悉的 CRM、報告和工作流程應用程式
- 注重細節，並能以專業方式處理敏感資訊
- 在快速變動的環境中具備出色的組織能力、責任感和獨立判斷力
- 在支援一位逐步委派職責的領導者時，具備耐心且適應力強的工作風格
- 具備良好的問題解決判斷力，知道何時上報或標記問題
- 美國東部時間上午 9:00 至下午 5:00 期間可工作，配合美國工作時間
- 居住於拉丁美洲、非洲或東歐
- 必須提供英文履歷；申請過程中將評估英語能力
福利待遇
- 有機會拓展執行助理、報告、營運和招募協調方面的職責
- 直接與機構負責人協作，並了解多個業務職能
- 遠端工作安排