Scale Army Careers je náborová a talentová umiestňovacia služba s prioritou práce na diaľku, ktorá spája skúsených odborníkov na marketing, predaj a technické oblasti z regiónov vrátane Latinskej Ameriky a Afriky s rýchlo rastúcimi spoločnosťami v Spojených štátoch. Jej tím riadi preverovanie kandidátov od žiadostí a videopohovorov až po zadania na vypracovanie doma a podporuje administratívnu stránku umiestnenia prostredníctvom koordinácie zmlúv a platieb. Vybraní odborníci pracujú priamo pre klientské spoločnosti na plný úväzok na diaľku, pričom počas celého pracovného vzťahu dostávajú podporu pri zaškolení a priebežné usmernenie.
Vzdialený výkonný asistent pre majiteľa poisťovacej agentúry
Podpora etablovaného majiteľa poisťovacej agentúry pri správe e-mailovej schránky a kalendára, reportingu, sledovaní potenciálnych klientov a administrácii CRM. Táto vzdialená zmluvná pozícia slúži klientom poisťovne v USA.
Popis
- Spravovať e-mailovú schránku majiteľa agentúry organizovaním správ, zvýrazňovaním priorít, prípravou návrhov odpovedí a predchádzaním prehliadnutiu dôležitých položiek
- Zabezpečovať plánovanie v kalendári, pripomienky stretnutí, zmeny termínov a každodennú administratívnu koordináciu
- Vytvárať poznámky zo stretnutí, zaznamenávať úlohy a pripravovať následné správy
- Sledovať otvorené úlohy, priority, termíny a rozhodnutia v organizovaných systémoch
- Pomáhať s jednorazovými administratívnymi projektmi, správou súborov a internými záznamami
- Pripravovať pravidelné manuálne reporty z interných systémov a platforiem na správu potenciálnych klientov
- Premieňať prevádzkové údaje na stručné súhrny pre majiteľa agentúry
- Monitorovať aktivitu potenciálnych klientov, priebeh následnej komunikácie, stretnutia a prevádzkové ukazovatele
- Upozorňovať na oneskorené úlohy, vynechanú následnú komunikáciu a nezrovnalosti v reportingu
- Udržiavať tabuľky, sledovacie prehľady a dokumentáciu presné a aktuálne
- Naučiť sa a udržiavať pracovné postupy v systémoch Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami a na platformách dodávateľov potenciálnych klientov
- Podporovať kvalitu údajov v CRM, monitorovanie úloh, aktualizáciu záznamov a koordináciu pracovných postupov
- Zaznamenávať opakovateľné postupy a vytvárať jednoduché štandardné operačné postupy
- Pomáhať s hodnoteniami súvisiacimi s náborom pomocou Ideal Traits
- Predvídať potreby majiteľa, jasne komunikovať aktualizácie a samostatne dokončovať prácu
- Eskalovať záležitosti, ktoré si vyžadujú posúdenie alebo rozhodnutie majiteľa agentúry
- Byť spoľahlivou prevádzkovou oporou majiteľa agentúry a vedúceho tímu
Požiadavky
- Minimálne tri roky skúseností na pozícii výkonného asistenta, administratívneho asistenta, koordinátora prevádzky alebo v porovnateľnej podpornej pozícii
- Skúsenosti s podporou výkonného pracovníka, zakladateľa alebo rýchlo fungujúceho vedúceho tímu
- Skúsenosti s prípravou reportov, údržbou tabuliek a konsolidáciou informácií z viacerých systémov
- Vynikajúce schopnosti v oblasti správy kalendára, e-mailovej schránky, úloh a dokumentov
- Znalosť Google Workspace alebo Microsoft Office vrátane Gmailu alebo Outlooku, Kalendára, Excelu alebo Google Sheets a Dokumentov
- Schopnosť rýchlo sa naučiť neznáme CRM, reportovacie a pracovné aplikácie
- Dôkladná pozornosť venovaná detailom a profesionálne zaobchádzanie s citlivými informáciami
- Silná organizácia, zodpovednosť a samostatný úsudok v rýchlo sa meniacom prostredí
- Trpezlivý a prispôsobivý pracovný štýl pri podpore vedúceho, ktorý postupne deleguje zodpovednosti
- Správny úsudok pri riešení problémov vrátane schopnosti vedieť, kedy problém eskalovať alebo naň upozorniť
- Dostupnosť od 9:00 do 17:00 EST počas pracovných hodín v USA
- Bydlisko v Latinskej Amerike, Afrike alebo východnej Európe
- Vyžaduje sa životopis v angličtine; znalosť angličtiny sa hodnotí počas prijímacieho procesu
Benefity
- Možnosť rozšíriť zodpovednosti v oblasti asistencie vedúcim pracovníkom, reportingu, prevádzky a koordinácie náboru
- Priama spolupráca s majiteľom agentúry a prehľad o viacerých podnikových funkciách
- Možnosť práce na diaľku