Scale Army Careers è un servizio di reclutamento e inserimento di talenti orientato innanzitutto al lavoro da remoto, che mette in contatto professionisti esperti di marketing, vendite e ambito tecnico di regioni come l’America Latina e l’Africa con aziende statunitensi in forte crescita. Il suo team gestisce la selezione dei candidati, dalle candidature e dai colloqui video alle valutazioni da svolgere a casa, e supporta gli aspetti amministrativi degli inserimenti coordinando contratti e pagamenti. I professionisti selezionati lavorano direttamente con le aziende clienti in ruoli da remoto a tempo pieno, con onboarding e supporto continuo per tutta la durata della collaborazione.
Assistente esecutivo da remoto per il titolare di un’agenzia assicurativa
Supporta il titolare di un’agenzia assicurativa consolidata nella gestione della posta in arrivo e del calendario, nella reportistica, nel monitoraggio dei lead e nell’amministrazione del CRM. Questo ruolo contrattuale da remoto supporta clienti assicurativi con sede negli Stati Uniti.
Descrizione
- Gestire la posta in arrivo del titolare dell’agenzia organizzando i messaggi, evidenziando le priorità, preparando bozze di risposta ed evitando che vengano trascurati elementi importanti
- Gestire la pianificazione del calendario, i promemoria delle riunioni, le riprogrammazioni e il coordinamento amministrativo quotidiano
- Creare note delle riunioni, registrare le attività da svolgere e preparare messaggi di follow-up
- Monitorare le attività aperte, le priorità, le scadenze e le decisioni in sistemi organizzati
- Collaborare a progetti amministrativi occasionali, alla gestione dei file e dei registri interni
- Produrre report manuali ricorrenti dai sistemi interni e dalle piattaforme di gestione dei lead
- Trasformare i dati operativi in sintesi concise per il titolare dell’agenzia
- Monitorare l’attività dei lead, l’avanzamento dei follow-up, gli appuntamenti e gli indicatori operativi
- Segnalare il lavoro in ritardo, i follow-up mancati e le incoerenze nella reportistica
- Mantenere accurati e aggiornati fogli di calcolo, strumenti di monitoraggio e documentazione
- Imparare e mantenere i flussi di lavoro in Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami e nelle piattaforme dei fornitori di lead
- Supportare la qualità dei dati del CRM, il monitoraggio delle attività, l’aggiornamento dei record e il coordinamento dei flussi di lavoro
- Documentare le procedure ripetibili e sviluppare procedure operative standard semplici
- Collaborare alle valutazioni legate al recruiting utilizzando Ideal Traits
- Anticipare le esigenze del titolare, comunicare chiaramente gli aggiornamenti e completare il lavoro in autonomia
- Sottoporre all’attenzione del titolare dell’agenzia le questioni che richiedono la sua revisione o decisione
- Essere un’estensione operativa affidabile del titolare dell’agenzia e del team dirigenziale
Requisiti
- Almeno tre anni di esperienza come assistente esecutivo, assistente amministrativo, coordinatore operativo o in un ruolo di supporto comparabile
- Esperienza nel supporto a un dirigente, fondatore o team dirigenziale in un ambiente dai ritmi sostenuti
- Esperienza nella produzione di report, nella gestione di fogli di calcolo e nel consolidamento di informazioni provenienti da più sistemi
- Elevata capacità nella gestione di calendari, posta in arrivo, attività e documenti
- Padronanza di Google Workspace o Microsoft Office, inclusi Gmail o Outlook, Calendar, Excel o Google Sheets e Docs
- Capacità di imparare rapidamente applicazioni CRM, di reporting e di gestione dei flussi di lavoro non familiari
- Grande attenzione ai dettagli e gestione professionale delle informazioni sensibili
- Ottime capacità organizzative, senso di responsabilità e giudizio indipendente in un ambiente dinamico
- Stile di lavoro paziente e flessibile nel supportare un leader che delega progressivamente le proprie responsabilità
- Buon giudizio nella risoluzione dei problemi, compresa la capacità di capire quando segnalare o sottoporre una questione
- Disponibilità dalle 9:00 alle 17:00, ora della costa orientale degli Stati Uniti, durante l’orario lavorativo statunitense
- Residenza in America Latina, Africa o Europa orientale
- Curriculum in inglese obbligatorio; la conoscenza dell’inglese viene valutata durante il processo di candidatura
Benefit
- Opportunità di ampliare le responsabilità nell’assistenza esecutiva, nella reportistica, nelle operazioni e nel coordinamento del recruiting
- Collaborazione diretta con il titolare dell’agenzia e visibilità su diverse funzioni aziendali
- Modalità di lavoro da remoto