Scale Army Careers adalah layanan perekrutan dan penempatan talenta yang mengutamakan kerja jarak jauh, yang menghubungkan profesional berpengalaman di bidang pemasaran, penjualan, dan teknis di berbagai wilayah, termasuk Amerika Latin dan Afrika, dengan perusahaan bertumbuh pesat di Amerika Serikat. Timnya menangani penyaringan kandidat, mulai dari lamaran dan wawancara video hingga penilaian yang dikerjakan di rumah, serta mendukung administrasi penempatan melalui koordinasi kontrak dan pembayaran. Para profesional yang terpilih bekerja langsung dengan perusahaan klien dalam peran jarak jauh penuh waktu, dengan orientasi dan panduan berkelanjutan selama masa kerja sama.
Asisten Eksekutif Jarak Jauh untuk Pemilik Agen Asuransi
Mendukung pemilik agen asuransi yang telah mapan dalam mengelola email dan kalender, membuat laporan, melacak prospek, serta mengelola CRM. Peran kontrak jarak jauh ini melayani klien asuransi berbasis di Amerika Serikat.
Deskripsi
- Kelola kotak masuk pemilik agen dengan mengatur pesan, menyoroti prioritas, menyusun draf balasan, dan mencegah terlewatnya hal-hal penting
- Tangani penjadwalan kalender, pengingat rapat, penjadwalan ulang, dan koordinasi administratif harian
- Buat catatan rapat, catat tindakan yang perlu dilakukan, dan siapkan pesan tindak lanjut
- Lacak tugas terbuka, prioritas, tenggat waktu, dan keputusan dalam sistem yang tertata
- Bantu proyek administratif satu kali, pengelolaan berkas, dan catatan internal
- Buat laporan manual berkala dari sistem internal dan platform pengelolaan prospek
- Ubah data operasional menjadi ringkasan singkat untuk pemilik agen
- Pantau aktivitas prospek, kemajuan tindak lanjut, janji temu, dan metrik operasional
- Tandai pekerjaan yang terlambat, tindak lanjut yang terlewat, dan ketidakkonsistenan dalam pelaporan
- Pastikan spreadsheet, pelacak, dan dokumentasi tetap akurat dan terbaru
- Pelajari dan kelola alur kerja di Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami, dan platform penyedia prospek
- Dukung kualitas data CRM, pemantauan tugas, pembaruan catatan, dan koordinasi alur kerja
- Dokumentasikan prosedur yang dapat diulang dan kembangkan SOP yang sederhana
- Bantu evaluasi terkait perekrutan menggunakan Ideal Traits
- Antisipasi kebutuhan pemilik, sampaikan pembaruan dengan jelas, dan selesaikan pekerjaan secara mandiri
- Eskalasi hal-hal yang memerlukan tinjauan atau keputusan pemilik agen
- Berperan sebagai perpanjangan operasional yang andal bagi pemilik agen dan tim pimpinan
Persyaratan
- Minimal tiga tahun pengalaman sebagai Asisten Eksekutif, Asisten Administratif, Koordinator Operasional, atau posisi dukungan yang sebanding
- Berpengalaman mendukung eksekutif, pendiri perusahaan, atau tim pimpinan yang bekerja dengan cepat
- Berpengalaman membuat laporan, memelihara spreadsheet, dan menggabungkan informasi dari berbagai sistem
- Sangat mampu mengelola kalender, kotak masuk, tugas, dan dokumen
- Menguasai Google Workspace atau Microsoft Office, termasuk Gmail atau Outlook, Calendar, Excel atau Google Sheets, dan Docs
- Mampu mempelajari CRM, aplikasi pelaporan, dan aplikasi alur kerja yang belum dikenal dengan cepat
- Memiliki perhatian tinggi terhadap detail dan mampu menangani informasi sensitif secara profesional
- Memiliki kemampuan organisasi yang kuat, rasa tanggung jawab, dan penilaian mandiri dalam lingkungan yang dinamis
- Memiliki gaya kerja yang sabar dan adaptif saat mendukung pemimpin yang secara bertahap mendelegasikan tanggung jawab
- Memiliki penilaian yang baik dalam pemecahan masalah, termasuk mengetahui kapan harus melakukan eskalasi atau menandai masalah
- Tersedia dari pukul 09.00 hingga 17.00 EST selama jam kerja Amerika Serikat
- Berdomisili di LATAM, Afrika, atau Eropa Timur
- Wajib menyerahkan resume berbahasa Inggris; kemampuan bahasa Inggris dievaluasi selama proses lamaran
Tunjangan
- Kesempatan memperluas tanggung jawab dalam bantuan eksekutif, pelaporan, operasional, dan koordinasi perekrutan
- Berkolaborasi langsung dengan pemilik agen dan memperoleh wawasan tentang beberapa fungsi bisnis
- Pengaturan kerja jarak jauh