Scale Army Careers je storitev zaposlovanja in nameščanja talentov, ki je predvsem usmerjena v delo na daljavo ter povezuje izkušene strokovnjake za trženje, prodajo in tehnična področja iz regij, vključno z Latinsko Ameriko in Afriko, z hitro rastočimi podjetji v Združenih državah Amerike. Njena ekipa vodi preverjanje kandidatov, od prijav in videointervjujev do nalog za samostojno izvedbo, ter podpira administrativni vidik namestitev z usklajevanjem pogodb in plačil. Izbrani strokovnjaki delajo neposredno za naročniška podjetja v polnem obsegu na daljavo, pri čemer so jim ves čas sodelovanja na voljo uvajanje in stalne usmeritve.
Oddaljeni izvršni asistent za lastnika zavarovalne agencije
Podpirajte uveljavljenega lastnika zavarovalne agencije pri upravljanju e-poštnega nabiralnika in koledarja, poročanju, spremljanju potencialnih strank in skrbništvu CRM. To pogodbeno delo na daljavo je namenjeno strankam zavarovalnih storitev v ZDA.
Opis
- Upravljati e-poštni nabiralnik lastnika agencije z organiziranjem sporočil, izpostavljanjem prednostnih nalog, pripravo osnutkov odgovorov in preprečevanjem spregleda pomembnih elementov
- Urejati koledar, opomnike za sestanke, prestavljanje terminov in vsakodnevno administrativno usklajevanje
- Ustvarjati zapiske s sestankov, beležiti naloge in pripravljati nadaljnja sporočila
- Spremljati odprte naloge, prednostne naloge, roke in odločitve v urejenih sistemih
- Pomagati pri enkratnih administrativnih projektih, upravljanju datotek in notranjih evidencah
- Pripravljati redna ročna poročila iz notranjih sistemov in platform za upravljanje potencialnih strank
- Pretvarjati operativne podatke v jedrnate povzetke za lastnika agencije
- Spremljati dejavnosti potencialnih strank, napredek nadaljnje komunikacije, sestanke in operativne kazalnike
- Opozarjati na zamude pri delu, izpuščena nadaljnja dejanja in nedoslednosti v poročanju
- Skrbeti, da so preglednice, sledilniki in dokumentacija točni ter ažurni
- Naučiti se in vzdrževati delovne tokove v sistemih Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami in na platformah ponudnikov potencialnih strank
- Podpirati kakovost podatkov v CRM, spremljanje nalog, posodabljanje zapisov in usklajevanje delovnih tokov
- Beležiti ponovljive postopke in razvijati preproste standardne operativne postopke
- Pomagati pri ocenjevanjih, povezanih z zaposlovanjem, z uporabo Ideal Traits
- Predvidevati potrebe lastnika, jasno sporočati posodobitve in samostojno dokončati delo
- Posredovati zadeve, ki zahtevajo pregled ali odločitev lastnika agencije
- Delovati kot zanesljiva operativna podpora lastniku agencije in vodstveni ekipi
Zahteve
- Najmanj tri leta izkušenj kot izvršni asistent, administrativni asistent, koordinator operacij ali na primerljivem podpornem delovnem mestu
- Izkušnje s podporo vodji, ustanovitelju ali hitro delujoči vodstveni ekipi
- Izkušnje s pripravo poročil, vzdrževanjem preglednic in združevanjem informacij iz več sistemov
- Zelo dobro obvladovanje koledarja, e-poštnega nabiralnika, nalog in dokumentov
- Znanje okolja Google Workspace ali Microsoft Office, vključno z Gmailom ali Outlookom, Koledarjem, Excelom ali Google Preglednicami in Dokumenti
- Sposobnost hitrega učenja neznanih CRM-jev, aplikacij za poročanje in delovnih tokov
- Natančnost in profesionalno ravnanje z občutljivimi informacijami
- Odlična organiziranost, odgovornost in samostojna presoja v hitro spreminjajočem se okolju
- Potrpežljiv in prilagodljiv način dela pri podpori vodji, ki postopoma prenaša odgovornosti
- Zdrava presoja pri reševanju problemov, vključno z razumevanjem, kdaj zadevo eskalirati ali nanjo opozoriti
- Razpoložljivost od 9.00 do 17.00 po vzhodnem ameriškem času med delovnim časom v ZDA
- Bivanje v Latinski Ameriki, Afriki ali vzhodni Evropi
- Življenjepis v angleščini je obvezen; znanje angleščine se preverja v postopku prijave
Ugodnosti
- Priložnost za razširitev odgovornosti na področja izvršne asistence, poročanja, operacij in usklajevanja zaposlovanja
- Neposredno sodelovanje z lastnikom agencije in vpogled v več poslovnih funkcij
- Možnost dela na daljavo