Scale Army Careers es un servicio de contratación y colocación de talento con prioridad en el trabajo remoto que conecta a profesionales con experiencia en marketing, ventas y áreas técnicas de regiones como América Latina y África con empresas estadounidenses de alto crecimiento. Su equipo gestiona la selección de candidatos, desde las solicitudes y las entrevistas por video hasta las evaluaciones para realizar en casa, y brinda apoyo en los aspectos administrativos de las colocaciones mediante la coordinación de contratos y pagos. Los profesionales seleccionados trabajan directamente con las empresas clientes en puestos remotos de tiempo completo, con incorporación y orientación continua durante toda la colaboración.
Asistente ejecutivo remoto para propietario de agencia de seguros
Apoya al propietario de una agencia de seguros consolidada con la gestión del correo y el calendario, la elaboración de informes, el seguimiento de clientes potenciales y la administración del CRM. Este puesto contractual remoto presta servicios a clientes de seguros con sede en Estados Unidos.
Descripción
- Gestionar la bandeja de entrada del propietario de la agencia organizando los mensajes, destacando las prioridades, redactando respuestas y evitando que se pasen por alto asuntos importantes
- Gestionar la programación del calendario, los recordatorios de reuniones, los cambios de horario y la coordinación administrativa diaria
- Crear notas de reuniones, registrar las tareas pendientes y preparar mensajes de seguimiento
- Dar seguimiento a las tareas abiertas, prioridades, plazos y decisiones en sistemas organizados
- Ayudar con proyectos administrativos puntuales, la gestión de archivos y los registros internos
- Elaborar informes manuales recurrentes a partir de sistemas internos y plataformas de gestión de clientes potenciales
- Convertir los datos operativos en resúmenes concisos para el propietario de la agencia
- Supervisar la actividad de los clientes potenciales, el progreso del seguimiento, las citas y las métricas operativas
- Señalar el trabajo atrasado, los seguimientos omitidos y las inconsistencias en los informes
- Mantener actualizadas y precisas las hojas de cálculo, los registros de seguimiento y la documentación
- Aprender y mantener los flujos de trabajo en Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami y las plataformas de proveedores de clientes potenciales
- Apoyar la calidad de los datos del CRM, el seguimiento de tareas, las actualizaciones de registros y la coordinación de flujos de trabajo
- Documentar procedimientos repetibles y desarrollar procedimientos operativos estándar claros
- Ayudar con las evaluaciones relacionadas con la contratación utilizando Ideal Traits
- Anticiparse a las necesidades del propietario, comunicar las novedades con claridad y completar el trabajo de forma independiente
- Escalar los asuntos que requieran la revisión o decisión del propietario de la agencia
- Actuar como una extensión operativa confiable del propietario de la agencia y del equipo directivo
Requisitos
- Al menos tres años de experiencia como asistente ejecutivo, asistente administrativo, coordinador de operaciones o en un puesto de apoyo comparable
- Experiencia apoyando a un ejecutivo, fundador o equipo directivo de ritmo acelerado
- Experiencia elaborando informes, manteniendo hojas de cálculo y consolidando información de varios sistemas
- Gran capacidad para gestionar calendarios, bandejas de entrada, tareas y documentos
- Dominio de Google Workspace o Microsoft Office, incluidos Gmail u Outlook, Calendar, Excel o Google Sheets y Docs
- Capacidad para aprender rápidamente aplicaciones desconocidas de CRM, informes y flujos de trabajo
- Gran atención al detalle y manejo profesional de información confidencial
- Sólida organización, sentido de la responsabilidad y criterio independiente en un entorno dinámico
- Estilo de trabajo paciente y adaptable al apoyar a un líder que delega responsabilidades progresivamente
- Buen criterio para resolver problemas, incluido saber cuándo escalar o señalar un asunto
- Disponibilidad de 9:00 a 17:00, hora del este de Estados Unidos, durante el horario laboral estadounidense
- Residencia en Latinoamérica, África o Europa del Este
- Se requiere un currículum en inglés; el dominio del inglés se evalúa durante el proceso de solicitud
Beneficios
- Oportunidad de ampliar las responsabilidades en asistencia ejecutiva, elaboración de informes, operaciones y coordinación de contrataciones
- Colaboración directa con el propietario de la agencia y visibilidad sobre varias funciones empresariales
- Modalidad de trabajo remoto