Scale Army Careersは、リモートワークを基本とする採用・人材紹介サービスです。ラテンアメリカやアフリカなどの地域にいる、マーケティング、営業、技術分野で経験を積んだ人材と、米国の成長企業をつないでいます。チームは応募書類の確認、ビデオ面接、自宅で行う課題評価まで、候補者の選考を担当します。また、契約や報酬の調整を通じて、採用後の事務手続きも支援します。選ばれた人材は、クライアント企業と直接契約し、フルタイムのリモート職として働きます。業務開始時のサポートや、契約期間中の継続的なガイダンスも提供されます。
保険代理店オーナーのリモートエグゼクティブアシスタント
保険代理店オーナーの受信トレイや予定表の管理、レポート作成、リードの追跡、CRM 管理を支援します。このリモート契約職は、米国の保険顧客に対応します。
仕事内容
- メッセージの整理、優先事項の明確化、返信文の下書きを行い、重要事項の見落としを防ぎながら代理店オーナーの受信トレイを管理する
- 予定の調整、会議のリマインダー、日程変更、日々の事務調整を行う
- 会議メモを作成し、アクションアイテムを記録してフォローアップメッセージを準備する
- 整理されたシステムで未完了のタスク、優先事項、期限、決定事項を追跡する
- 単発の事務プロジェクト、ファイル管理、社内記録を支援する
- 社内システムやリード管理プラットフォームから定期的な手作業のレポートを作成する
- 業務データを代理店オーナー向けの簡潔なサマリーにまとめる
- リードの活動、フォローアップの進捗、予約、業務指標を監視する
- 期限超過の作業、フォローアップ漏れ、レポート上の不整合を指摘する
- スプレッドシート、トラッカー、文書を正確かつ最新の状態に保つ
- Ricochet CRM、Allstate Lead Manager、AgencyZoom、LeadSwami、リードベンダーのプラットフォームにおけるワークフローを学習し、維持する
- CRM のデータ品質、タスク監視、記録更新、ワークフロー調整を支援する
- 再利用可能な手順を記録し、分かりやすい標準業務手順書を作成する
- Ideal Traits を使用した採用関連の評価を支援する
- オーナーのニーズを先回りし、更新情報を明確に伝え、自律的に業務を完了する
- 代理店オーナーによる確認や判断が必要な事項をエスカレーションする
- 代理店オーナーとリーダーシップチームの信頼できる業務上の延長役を務める
応募要件
- エグゼクティブアシスタント、事務アシスタント、オペレーションコーディネーター、または同等のサポート職で少なくとも3年の経験があること
- 経営幹部、創業者、または変化の速いリーダーシップチームを支援した経験
- レポート作成、スプレッドシートの管理、複数システムからの情報統合の経験
- 予定表、受信トレイ、タスク、文書を高度に管理できること
- Gmail または Outlook、Calendar、Excel または Google Sheets、Docs を含む Google Workspace または Microsoft Office に精通していること
- 不慣れな CRM、レポート、ワークフローアプリケーションを迅速に習得できること
- 細部に注意を払い、機密情報を専門的に取り扱えること
- 変化の速い環境で、高い整理能力、当事者意識、独立した判断力を発揮できること
- 責任を段階的に委任していくリーダーを支援する際に、忍耐強く適応力のある働き方ができること
- 問題をエスカレーションまたは指摘すべきタイミングを含め、適切な問題解決判断ができること
- 米国東部時間の午前9時から午後5時まで、米国の営業時間中に対応できること
- ラテンアメリカ、アフリカ、または東ヨーロッパを拠点としていること
- 英文履歴書が必要であり、応募プロセス中に英語力が評価されること
福利厚生
- エグゼクティブアシスタンス、レポート作成、オペレーション、採用調整にまたがって責任範囲を広げる機会
- 代理店オーナーと直接連携し、複数の事業機能を知る機会
- リモート勤務形態
