兼职行政助理 I，监护人诉讼代表办公室
为佛罗里达州儿童权益倡导组织提供兼职行政支持，协调志愿者、会议、培训记录、沟通和办公室运作。
描述
- 为巡回法院主任、员工及监护人诉讼代表志愿者提供日常办公室支持
- 管理日程、工作流程并协调会议
- 安排会议、研讨会、拜访及线上活动
- 协调志愿者电子邮件通信的审批
- 维护志愿者档案并跟踪培训数据
- 跟踪活动邀请、回复及出席情况
- 协助招募并留任志愿者
- 组织研讨会并准备培训材料
- 收集统计报告所需数据
- 向志愿者、工作人员及公众分享信息
- 与员工、社区团体、供应商、志愿者及公众建立工作关系
- 撰写信函，并创建或更新 Excel 报告和图表
- 通过 Optima 扫描并提交志愿者培训记录
- 按要求处理其他行政事务
- 处理机密和敏感信息时谨慎行事
任职要求
- 高中毕业或同等学历
- 至少三年职责逐步增加的行政、行政支持、非营利组织、财务或类似经验，可按年抵免建议的大学培训年限
- 经认可的四年制或两年制大学或职业学校学历，可按年抵免建议的工作经验年限
- 熟练使用 Excel、Word、Adobe、Outlook 及 Zoom 或 Teams 等线上会议工具
- 掌握英语语法、拼写和标点规则
- 能够进行基础数学运算和简单统计计算
- 能够编制报告、信函和图表
- 能够安排工作、确定优先事项、按时完成任务并管理多项工作
- 能够维护归档系统并整理或自动化办公室流程
- 与公众沟通时具备出色的沟通能力和得体的处事方式
- 能够对机密信息独立判断并谨慎处理
- 能够作为团队成员协作工作
福利待遇
- 可能适用佛罗里达州雇员福利；重新受雇可能影响当前佛罗里达州退休系统（FRS）退休福利
- 为残障候选人提供合理便利
- 无毒品工作场所
