De staat Florida is de deelstaatregering die verantwoordelijk is voor het beheer van openbare diensten en de coördinatie van programma’s in heel Florida. De departementen en agentschappen werken op het gebied van bestuur, onderwijs, gezondheidszorg, milieubescherming, vervoer en openbare veiligheid. Met werkgelegenheid in tal van functies binnen de publieke sector werft de staat Florida mensen die bijdragen aan de levering en het beheer van diensten voor gemeenschappen in de hele staat.
Parttime administratief assistent I, Guardian ad Litem Office
Bied parttime administratieve ondersteuning aan de kinderbelangenorganisatie van Florida en coördineer vrijwilligers, bijeenkomsten, trainingsgegevens, communicatie en kantoorwerkzaamheden.
Beschrijving
- Ondersteun de circuitdirecteur, medewerkers en Guardian ad Litem-vrijwilligers bij algemene kantoorwerkzaamheden
- Beheer agenda's en werkstromen en coördineer bijeenkomsten
- Organiseer bijeenkomsten, conferenties, bezoeken en virtuele sessies
- Coördineer de goedkeuring van e-mailcommunicatie van vrijwilligers
- Beheer vrijwilligersdossiers en houd trainingsgegevens bij
- Houd uitnodigingen, aanmeldingen en aanwezigheid bij evenementen bij
- Help bij het werven en behouden van vrijwilligers
- Organiseer conferenties en bereid trainingsmateriaal voor
- Verzamel gegevens voor statistische rapporten
- Deel informatie met vrijwilligers, personeel en het publiek
- Bouw werkrelaties op met medewerkers, gemeenschapsgroepen, leveranciers, vrijwilligers en het publiek
- Stel correspondentie op en maak of actualiseer Excel-rapporten en grafieken
- Scan trainingsgegevens van vrijwilligers en dien deze in via Optima
- Voer andere administratieve taken uit, zoals toegewezen
- Ga zorgvuldig om met vertrouwelijke en gevoelige informatie
Vereisten
- Middelbareschooldiploma of gelijkwaardig
- Minimaal drie jaar toenemende verantwoordelijke ervaring in administratie, administratieve ondersteuning, non-profitorganisaties, financiën of vergelijkbaar werk kan het aanbevolen jaar hoger onderwijs per jaar vervangen
- Een diploma van een erkende vierjarige of tweejarige hogeschool of beroepsopleiding kan de aanbevolen werkervaring jaar voor jaar vervangen
- Vaardigheid in Excel, Word, Adobe, Outlook en online vergadertools zoals Zoom of Teams
- Kennis van Engelse grammatica, spelling en interpunctie
- Basisrekenvaardigheden en eenvoudige statistische berekeningen kunnen uitvoeren
- Rapporten, correspondentie en grafieken kunnen opstellen
- Werk kunnen organiseren, prioriteiten stellen, deadlines halen en meerdere opdrachten beheren
- Dossiersystemen kunnen bijhouden en kantoorprocedures kunnen organiseren of automatiseren
- Sterke communicatieve vaardigheden en tact in contact met het publiek
- Zelfstandig kunnen oordelen en zorgvuldig kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie
- Goed kunnen samenwerken als onderdeel van een team
Voordelen
- Arbeidsvoorwaarden voor werknemers van de staat Florida kunnen van toepassing zijn; hernieuwde indiensttreding kan gevolgen hebben voor de huidige pensioenregeling van FRS
- Redelijke aanpassingen zijn beschikbaar voor kandidaten met een beperking
- Drugsvrije werkplek