Štát Florida je štátna správa zodpovedná za poskytovanie verejných služieb a koordináciu programov na území Floridy. Jej oddelenia a agentúry pôsobia v oblastiach verejnej správy, vzdelávania, zdravotnej starostlivosti, ochrany životného prostredia, dopravy a verejnej bezpečnosti. Vďaka pracovným príležitostiam v mnohých oblastiach verejného sektora Štát Florida zamestnáva ľudí, ktorí podporujú poskytovanie a riadenie služieb pre komunity v celom štáte.
Administratívny asistent I na čiastočný úväzok, kancelária opatrovníka ad litem
Poskytujte administratívnu podporu na čiastočný úväzok organizácii na ochranu detí na Floride. Koordinujte dobrovoľníkov, stretnutia, školenia, komunikáciu a chod kancelárie.
Popis
- Pomáhajte riaditeľovi obvodu, zamestnancom a dobrovoľníkom opatrovníka ad litem so všeobecnými kancelárskymi potrebami
- Spravujte kalendáre, pracovné postupy a koordináciu stretnutí
- Organizujte stretnutia, konferencie, návštevy a virtuálne zasadnutia
- Koordinujte schvaľovanie e-mailovej komunikácie dobrovoľníkov
- Veďte záznamy o dobrovoľníkoch a sledujte údaje o školeniach
- Sledujte pozvánky na podujatia, potvrdenia účasti a dochádzku
- Pomáhajte pri nábore a udržaní dobrovoľníkov
- Organizujte konferencie a pripravujte školiace materiály
- Zhromažďujte údaje pre štatistické správy
- Poskytujte informácie dobrovoľníkom, zamestnancom a verejnosti
- Budujte pracovné vzťahy so zamestnancami, komunitnými skupinami, dodávateľmi, dobrovoľníkmi a verejnosťou
- Pripravujte korešpondenciu a vytvárajte alebo aktualizujte správy a grafy v Exceli
- Skenujte a odosielajte záznamy o školeniach dobrovoľníkov prostredníctvom systému Optima
- Vykonávajte ďalšie pridelené administratívne úlohy
- Pri práci s dôvernými a citlivými informáciami postupujte diskrétne
Požiadavky
- Ukončené stredoškolské vzdelanie alebo jeho ekvivalent
- Aspoň tri roky čoraz zodpovednejšej administratívnej práce, administratívnej podpory, práce v neziskovom sektore alebo vo finančnej či porovnateľnej oblasti môžu nahradiť odporúčaný rok vysokoškolského vzdelávania v pomere jeden ku jednému
- Titul z akreditovanej štvorročnej alebo dvojročnej vysokej školy alebo odborného učilišťa môže nahradiť odporúčanú prax v pomere jeden ku jednému
- Pokročilá znalosť programov Excel, Word, Adobe, Outlook a nástrojov na online stretnutia, ako sú Zoom alebo Teams
- Znalosť anglickej gramatiky, pravopisu a interpunkcie
- Schopnosť vykonávať základné matematické úkony a jednoduché štatistické výpočty
- Schopnosť pripravovať správy, korešpondenciu a grafy
- Schopnosť organizovať si prácu, určovať priority, dodržiavať termíny a zvládať viacero úloh
- Schopnosť viesť kartotéky a organizovať alebo automatizovať kancelárske postupy
- Dobré komunikačné schopnosti a taktné vystupovanie pri kontakte s verejnosťou
- Schopnosť samostatne sa rozhodovať a zachovávať diskrétnosť pri práci s dôvernými informáciami
- Schopnosť spolupracovať v tíme
Benefity
- Môžu sa uplatňovať zamestnanecké výhody štátu Florida; opätovné zamestnanie môže ovplyvniť aktuálne dôchodkové výhody FRS
- Uchádzačom so zdravotným postihnutím možno poskytnúť primerané úpravy
- Pracovisko bez drog