Η Πολιτεία της Φλόριντα είναι η πολιτειακή κυβέρνηση που είναι υπεύθυνη για τη διοίκηση των δημόσιων υπηρεσιών και τον συντονισμό προγραμμάτων σε ολόκληρη τη Φλόριντα. Τα υπουργεία και οι υπηρεσίες της δραστηριοποιούνται σε πολλούς τομείς της δημόσιας διοίκησης, όπως η εκπαίδευση, η υγειονομική περίθαλψη, η προστασία του περιβάλλοντος, οι μεταφορές και η δημόσια ασφάλεια. Με ευκαιρίες απασχόλησης σε բազմաթիվ λειτουργίες του δημόσιου τομέα, η Πολιτεία της Φλόριντα προσλαμβάνει ανθρώπους που υποστηρίζουν την παροχή και τη διαχείριση υπηρεσιών για τις κοινότητες σε όλη την πολιτεία.
Βοηθός Διοικητικής Υποστήριξης Μερικής Απασχόλησης I, Γραφείο Επιτρόπου Ανηλίκων
Παροχή διοικητικής υποστήριξης μερικής απασχόλησης στον οργανισμό υπεράσπισης παιδιών της Φλόριντα, με συντονισμό εθελοντών, συναντήσεων, αρχείων εκπαίδευσης, επικοινωνιών και λειτουργιών γραφείου.
Περιγραφή
- Παροχή γενικής διοικητικής υποστήριξης στον διευθυντή περιφέρειας, στο προσωπικό και στους εθελοντές του Επιτρόπου Ανηλίκων
- Διαχείριση ημερολογίων και ροής εργασιών, καθώς και συντονισμός συναντήσεων
- Οργάνωση συναντήσεων, συνεδρίων, επισκέψεων και διαδικτυακών συνεδριών
- Συντονισμός της έγκρισης των επικοινωνιών μέσω email προς τους εθελοντές
- Τήρηση αρχείων εθελοντών και παρακολούθηση δεδομένων εκπαίδευσης
- Παρακολούθηση προσκλήσεων εκδηλώσεων, απαντήσεων συμμετοχής και παρουσιών
- Υποστήριξη της προσέλκυσης και διατήρησης εθελοντών
- Οργάνωση συνεδρίων και προετοιμασία εκπαιδευτικού υλικού
- Συλλογή δεδομένων για στατιστικές αναφορές
- Κοινοποίηση πληροφοριών σε εθελοντές, προσωπικό και κοινό
- Ανάπτυξη επαγγελματικών σχέσεων με το προσωπικό, κοινοτικές ομάδες, προμηθευτές, εθελοντές και κοινό
- Σύνταξη αλληλογραφίας και δημιουργία ή ενημέρωση αναφορών και γραφημάτων στο Excel
- Σάρωση και υποβολή αρχείων εκπαίδευσης εθελοντών μέσω του Optima
- Εκτέλεση άλλων διοικητικών εργασιών όπως ανατίθενται
- Εχεμύθεια κατά τον χειρισμό εμπιστευτικών και ευαίσθητων πληροφοριών
Απαιτήσεις
- Απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο
- Τουλάχιστον τρία έτη εμπειρίας με αυξανόμενες ευθύνες στη διοίκηση, τη διοικητική υποστήριξη, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, τα οικονομικά ή συναφή τομέα μπορούν να υποκαταστήσουν το συνιστώμενο έτος πανεπιστημιακής εκπαίδευσης, έτος προς έτος
- Πτυχίο από διαπιστευμένο τετραετές ή διετές κολέγιο ή από επαγγελματική σχολή μπορεί να υποκαταστήσει τη συνιστώμενη εμπειρία, έτος προς έτος
- Εξοικείωση με Excel, Word, Adobe, Outlook και διαδικτυακά εργαλεία συναντήσεων όπως Zoom ή Teams
- Γνώση αγγλικής γραμματικής, ορθογραφίας και στίξης
- Ικανότητα εκτέλεσης βασικών μαθηματικών πράξεων και απλών στατιστικών υπολογισμών
- Ικανότητα σύνταξης αναφορών και αλληλογραφίας και δημιουργίας γραφημάτων
- Ικανότητα οργάνωσης εργασιών, καθορισμού προτεραιοτήτων, τήρησης προθεσμιών και διαχείρισης πολλαπλών αναθέσεων
- Ικανότητα τήρησης συστημάτων αρχειοθέτησης και οργάνωσης ή αυτοματοποίησης διαδικασιών γραφείου
- Ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες και διακριτικότητα κατά την επικοινωνία με το κοινό
- Ικανότητα ανεξάρτητης κρίσης και διακριτικής διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών
- Ικανότητα συνεργασίας ως μέλος ομάδας
Παροχές
- Ενδέχεται να ισχύουν παροχές απασχόλησης της Πολιτείας της Φλόριντα· οι τρέχουσες συνταξιοδοτικές παροχές του FRS ενδέχεται να επηρεαστούν από την επαναπρόσληψη
- Παρέχονται εύλογες προσαρμογές για υποψηφίους με αναπηρία
- Χώρος εργασίας χωρίς ναρκωτικά