El Estado de Florida es el gobierno estatal responsable de administrar los servicios públicos y coordinar programas en todo Florida. Sus departamentos y agencias trabajan en ámbitos como la administración pública, la educación, la atención sanitaria, la protección del medioambiente, el transporte y la seguridad pública. Con oportunidades laborales en numerosas funciones del sector público, el Estado de Florida contrata a personas que contribuyen a prestar y gestionar servicios para las comunidades de todo el estado.
Asistente administrativo I a tiempo parcial, oficina del Guardian ad Litem
Presta apoyo administrativo a tiempo parcial a la organización de defensa infantil de Florida. Coordina voluntariado, reuniones, registros de formación, comunicaciones y tareas de oficina.
Descripción
- Presta apoyo general de oficina al director del circuito, al personal y a los voluntarios del Guardian ad Litem
- Gestiona calendarios, flujos de trabajo y coordinación de reuniones
- Organiza reuniones, conferencias, visitas y sesiones virtuales
- Coordina la aprobación de las comunicaciones por correo electrónico de los voluntarios
- Mantiene los registros de voluntarios y realiza el seguimiento de los datos de formación
- Controla las invitaciones, confirmaciones de asistencia y asistencia a los eventos
- Ayuda a captar voluntarios y fomentar su permanencia
- Organiza conferencias y prepara materiales de formación
- Recopila datos para informes estadísticos
- Comparte información con voluntarios, personal y público
- Establece relaciones de trabajo con el personal, grupos comunitarios, proveedores, voluntarios y público
- Prepara correspondencia y crea o actualiza informes y gráficos en Excel
- Digitaliza y envía los registros de formación de voluntarios a través de Optima
- Realiza otras tareas administrativas que se le asignen
- Actúa con discreción al tratar información confidencial y delicada
Requisitos
- Diploma de secundaria o equivalente
- Al menos tres años de experiencia con responsabilidades administrativas progresivamente mayores, en apoyo administrativo, entidades sin fines de lucro, gestión fiscal o un ámbito comparable pueden sustituir, año por año, el año de formación universitaria recomendado
- Un título de una universidad acreditada de cuatro o dos años, o de una escuela vocacional, puede sustituir, año por año, la experiencia recomendada
- Dominio de Excel, Word, Adobe, Outlook y herramientas de reuniones en línea como Zoom o Teams
- Conocimientos de gramática, ortografía y puntuación en inglés
- Capacidad para realizar operaciones matemáticas básicas y cálculos estadísticos sencillos
- Capacidad para preparar informes, correspondencia y gráficos
- Capacidad para organizar el trabajo, establecer prioridades, cumplir plazos y gestionar varias tareas
- Capacidad para mantener sistemas de archivo y organizar o automatizar procedimientos de oficina
- Sólidas habilidades de comunicación y tacto al interactuar con el público
- Capacidad para ejercer criterio independiente y discreción al manejar información confidencial
- Capacidad para colaborar como parte de un equipo
Beneficios
- Pueden aplicarse los beneficios laborales del estado de Florida; la reincorporación al empleo puede afectar los beneficios de jubilación actuales del FRS
- Hay adaptaciones razonables disponibles para candidatos con discapacidades
- Lugar de trabajo libre de drogas