Bang Florida là chính quyền tiểu bang chịu trách nhiệm quản lý các dịch vụ công và điều phối các chương trình trên toàn bang Florida. Các sở và cơ quan của bang hoạt động trong nhiều lĩnh vực như chính quyền, giáo dục, chăm sóc sức khỏe, bảo vệ môi trường, giao thông vận tải và an toàn công cộng. Với cơ hội việc làm trải rộng trên nhiều chức năng thuộc khu vực công, Bang Florida tuyển dụng những người hỗ trợ cung cấp và quản lý các dịch vụ cho cộng đồng trên toàn tiểu bang.
Trợ lý Hành chính Bán thời gian I, Văn phòng Người giám hộ đặc biệt
Hỗ trợ hành chính bán thời gian cho tổ chức bảo vệ trẻ em của Florida, điều phối tình nguyện viên, cuộc họp, hồ sơ đào tạo, liên lạc và hoạt động văn phòng.
Mô tả
- Hỗ trợ Giám đốc Tòa lưu động, nhân viên và tình nguyện viên Người giám hộ đặc biệt trong các công việc văn phòng thường ngày
- Quản lý lịch, quy trình công việc và điều phối cuộc họp
- Sắp xếp cuộc họp, hội nghị, chuyến thăm và phiên họp trực tuyến
- Điều phối việc phê duyệt thư điện tử của tình nguyện viên
- Lưu giữ hồ sơ tình nguyện viên và theo dõi dữ liệu đào tạo
- Theo dõi thư mời sự kiện, phản hồi tham dự và số người tham dự
- Hỗ trợ tuyển dụng và duy trì tình nguyện viên
- Tổ chức hội nghị và chuẩn bị tài liệu đào tạo
- Thu thập dữ liệu cho các báo cáo thống kê
- Chia sẻ thông tin với tình nguyện viên, nhân sự và công chúng
- Xây dựng quan hệ công việc với nhân viên, nhóm cộng đồng, nhà cung cấp, tình nguyện viên và công chúng
- Soạn thư từ và tạo hoặc cập nhật báo cáo, biểu đồ Excel
- Quét và nộp hồ sơ đào tạo tình nguyện viên qua Optima
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo phân công
- Thận trọng khi xử lý thông tin mật và nhạy cảm
Yêu cầu
- Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương
- Có thể thay thế năm đào tạo đại học được khuyến nghị bằng từng năm kinh nghiệm tương ứng, với tối thiểu ba năm kinh nghiệm ngày càng có trách nhiệm hơn trong lĩnh vực hành chính, hỗ trợ hành chính, phi lợi nhuận, tài chính hoặc lĩnh vực tương đương
- Bằng cấp từ trường cao đẳng hoặc đại học hệ hai năm hoặc bốn năm được công nhận, hoặc trường dạy nghề, có thể thay thế từng năm kinh nghiệm được khuyến nghị
- Thành thạo Excel, Word, Adobe, Outlook và các công cụ họp trực tuyến như Zoom hoặc Teams
- Hiểu biết về ngữ pháp, chính tả và dấu câu tiếng Anh
- Có khả năng thực hiện phép tính cơ bản và tính toán thống kê đơn giản
- Có khả năng chuẩn bị báo cáo, thư từ và biểu đồ
- Có khả năng tổ chức công việc, xác định ưu tiên, đáp ứng thời hạn và xử lý nhiều nhiệm vụ
- Có khả năng duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ và sắp xếp hoặc tự động hóa quy trình văn phòng
- Kỹ năng giao tiếp tốt và ứng xử khéo léo khi tương tác với công chúng
- Có khả năng tự đưa ra phán đoán và thận trọng khi xử lý thông tin mật
- Có khả năng phối hợp làm việc trong nhóm
Phúc lợi
- Có thể áp dụng các phúc lợi dành cho nhân viên Bang Florida; việc tái tuyển dụng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi hưu trí FRS hiện tại
- Có hỗ trợ điều chỉnh hợp lý cho ứng viên khuyết tật
- Môi trường làm việc không có ma túy