Правительство штата Флорида отвечает за предоставление государственных услуг и координацию программ по всему штату. Его департаменты и агентства работают в сферах государственного управления, образования, здравоохранения, охраны окружающей среды, транспорта и общественной безопасности. Государственная служба предлагает возможности трудоустройства в различных направлениях, а штат Флорида нанимает специалистов, которые помогают предоставлять и управлять услугами для жителей всех регионов штата.
Помощник по административным вопросам I на неполный рабочий день, офис Guardian ad Litem
Оказывайте административную поддержку организации Флориды по защите интересов детей на неполный рабочий день. Координируйте работу волонтёров, встречи, обучение, коммуникации и офисные процессы.
Описание
- Оказывайте общую офисную поддержку директору округа, сотрудникам и волонтёрам Guardian ad Litem
- Ведите календари, организуйте рабочие процессы и координируйте встречи
- Организуйте встречи, конференции, визиты и виртуальные мероприятия
- Координируйте согласование электронных писем волонтёров
- Ведите учёт волонтёров и отслеживайте данные об обучении
- Отслеживайте приглашения на мероприятия, ответы на них и посещаемость
- Помогайте привлекать волонтёров и поддерживать их участие
- Организуйте конференции и готовьте учебные материалы
- Собирайте данные для статистических отчётов
- Предоставляйте информацию волонтёрам, сотрудникам и общественности
- Выстраивайте рабочие отношения с сотрудниками, общественными организациями, поставщиками, волонтёрами и общественностью
- Готовьте корреспонденцию, создавайте и обновляйте отчёты и диаграммы в Excel
- Сканируйте записи об обучении волонтёров и отправляйте их через Optima
- Выполняйте другие административные задачи по поручению руководителя
- Соблюдайте осторожность при работе с конфиденциальной и чувствительной информацией
Требования
- Диплом об окончании средней школы или эквивалентный документ
- Не менее трёх лет административного опыта с постепенно возрастающей ответственностью, опыта административной поддержки, работы в некоммерческой организации, финансовой сфере или сопоставимого опыта могут заменить рекомендуемый год обучения в колледже за каждый год такого опыта
- Степень аккредитованного четырёхлетнего или двухлетнего колледжа либо профессионального училища может заменить рекомендуемый опыт из расчёта один год обучения за один год опыта
- Уверенное владение Excel, Word, Adobe, Outlook и инструментами для онлайн-встреч, такими как Zoom или Teams
- Знание грамматики, орфографии и пунктуации английского языка
- Умение выполнять базовые математические и простые статистические расчёты
- Умение готовить отчёты, корреспонденцию и диаграммы
- Умение организовывать работу, расставлять приоритеты, соблюдать сроки и вести несколько поручений одновременно
- Умение вести системы хранения документов и организовывать или автоматизировать офисные процедуры
- Развитые коммуникативные навыки и тактичность при общении с общественностью
- Умение самостоятельно принимать решения и проявлять осмотрительность при работе с конфиденциальной информацией
- Умение работать совместно в команде
Преимущества
- Могут применяться льготы для сотрудников штата Флорида; повторное трудоустройство может повлиять на действующие пенсионные выплаты FRS
- Кандидатам с инвалидностью предоставляются разумные условия труда
- Рабочее место без наркотиков