Lo Stato della Florida è il governo statale responsabile dell’amministrazione dei servizi pubblici e del coordinamento dei programmi in tutta la Florida. I suoi dipartimenti e le sue agenzie operano in ambiti quali amministrazione pubblica, istruzione, assistenza sanitaria, tutela dell’ambiente, trasporti e sicurezza pubblica. Con opportunità di lavoro in numerose funzioni del settore pubblico, lo Stato della Florida assume persone che contribuiscono all’erogazione e alla gestione dei servizi per le comunità di tutto lo Stato.
Assistente amministrativo I part-time, ufficio Guardian ad Litem
Fornisce supporto amministrativo part-time all’organizzazione della Florida per la tutela dei minori. Coordina volontari, riunioni, registri di formazione, comunicazioni e attività d’ufficio.
Descrizione
- Fornisce supporto generale per le esigenze d’ufficio al direttore di circoscrizione, al personale e ai volontari del Guardian ad Litem
- Gestisce calendari, flussi di lavoro e coordinamento delle riunioni
- Organizza riunioni, conferenze, visite e sessioni virtuali
- Coordina l’approvazione delle comunicazioni e-mail dei volontari
- Mantiene i registri dei volontari e monitora i dati relativi alla formazione
- Tiene traccia degli inviti agli eventi, delle risposte e delle presenze
- Contribuisce al reclutamento e alla permanenza dei volontari
- Organizza conferenze e prepara materiali formativi
- Raccoglie dati per relazioni statistiche
- Condivide informazioni con volontari, personale e pubblico
- Sviluppa rapporti di lavoro con personale, gruppi della comunità, fornitori, volontari e pubblico
- Prepara la corrispondenza e crea o aggiorna report e grafici in Excel
- Scansiona e invia i registri di formazione dei volontari tramite Optima
- Svolge altre mansioni amministrative assegnate
- Agisce con discrezione nel trattare informazioni riservate e sensibili
Requisiti
- Diploma di scuola superiore o titolo equivalente
- Almeno tre anni di esperienza con responsabilità amministrative crescenti, in supporto amministrativo, nel settore non profit, in ambito fiscale o in un campo comparabile possono sostituire, anno per anno, l’anno di formazione universitaria consigliato
- Una laurea o un diploma di un istituto accreditato con percorso di quattro o due anni, oppure di una scuola professionale, può sostituire, anno per anno, l’esperienza consigliata
- Padronanza di Excel, Word, Adobe, Outlook e degli strumenti per riunioni online come Zoom o Teams
- Conoscenza della grammatica, dell’ortografia e della punteggiatura inglesi
- Capacità di eseguire operazioni matematiche di base e semplici calcoli statistici
- Capacità di preparare relazioni, corrispondenza e grafici
- Capacità di organizzare il lavoro, stabilire priorità, rispettare le scadenze e gestire più incarichi
- Capacità di mantenere sistemi di archiviazione e organizzare o automatizzare le procedure d’ufficio
- Ottime capacità comunicative e tatto nelle interazioni con il pubblico
- Capacità di esercitare giudizio autonomo e discrezione nel trattamento di informazioni riservate
- Capacità di collaborare all’interno di un team
Benefit
- Possono essere applicabili i benefit per i dipendenti dello Stato della Florida; la riassunzione può incidere sui benefici pensionistici FRS attuali
- Sono disponibili accomodamenti ragionevoli per i candidati con disabilità
- Ambiente di lavoro libero da droghe