Władze stanu Floryda odpowiadają za świadczenie usług publicznych i koordynację programów na terenie całego stanu. Ich departamenty i agencje działają w obszarach administracji publicznej, edukacji, ochrony zdrowia, ochrony środowiska, transportu i bezpieczeństwa publicznego. Praca w administracji stanowej obejmuje wiele funkcji sektora publicznego, a stan Floryda zatrudnia osoby wspierające świadczenie usług dla społeczności w całym stanie oraz zarządzanie nimi.
Asystent administracyjny I na część etatu, biuro Guardian ad Litem
Zapewniaj administracyjne wsparcie w niepełnym wymiarze godzin organizacji z Florydy działającej na rzecz dzieci. Koordynuj wolontariuszy, spotkania, szkolenia, komunikację i pracę biura.
Opis
- Zapewniaj ogólne wsparcie biurowe dyrektorowi okręgu, pracownikom i wolontariuszom Guardian ad Litem
- Prowadź kalendarze, organizuj obieg pracy i koordynuj spotkania
- Organizuj spotkania, konferencje, wizyty i sesje wirtualne
- Koordynuj zatwierdzanie wiadomości e-mail wysyłanych przez wolontariuszy
- Prowadź dokumentację wolontariuszy i śledź dane dotyczące szkoleń
- Śledź zaproszenia na wydarzenia, odpowiedzi na nie i frekwencję
- Pomagaj w rekrutacji wolontariuszy i utrzymaniu ich zaangażowania
- Organizuj konferencje i przygotowuj materiały szkoleniowe
- Zbieraj dane do raportów statystycznych
- Przekazuj informacje wolontariuszom, pracownikom i opinii publicznej
- Buduj relacje zawodowe z pracownikami, grupami społecznymi, dostawcami, wolontariuszami i opinią publiczną
- Przygotowuj korespondencję oraz twórz lub aktualizuj raporty i wykresy w Excelu
- Skanuj dokumentację szkoleń wolontariuszy i przesyłaj ją za pośrednictwem Optima
- Wykonuj inne powierzone zadania administracyjne
- Zachowuj rozwagę podczas pracy z informacjami poufnymi i wrażliwymi
Wymagania
- Świadectwo ukończenia szkoły średniej lub równoważne kwalifikacje
- Co najmniej trzy lata doświadczenia w administracji, wsparciu administracyjnym, organizacji non-profit, finansach lub porównywalnej pracy, przy stopniowo rosnącym zakresie odpowiedzialności, mogą zastąpić zalecany rok nauki w college’u za każdy rok takiego doświadczenia
- Dyplom akredytowanej uczelni dwu- lub czteroletniej albo szkoły zawodowej może zastąpić zalecane doświadczenie w przeliczeniu rok nauki za rok doświadczenia
- Biegła obsługa Excel, Word, Adobe, Outlook oraz narzędzi do spotkań online, takich jak Zoom lub Teams
- Znajomość gramatyki, ortografii i interpunkcji języka angielskiego
- Umiejętność wykonywania podstawowych działań matematycznych i prostych obliczeń statystycznych
- Umiejętność przygotowywania raportów, korespondencji i wykresów
- Umiejętność organizowania pracy, ustalania priorytetów, dotrzymywania terminów i prowadzenia kilku zadań jednocześnie
- Umiejętność prowadzenia systemów archiwizacji oraz organizowania lub automatyzowania procedur biurowych
- Dobre umiejętności komunikacyjne i taktowność w kontaktach z opinią publiczną
- Umiejętność samodzielnego podejmowania decyzji i zachowania dyskrecji przy pracy z informacjami poufnymi
- Umiejętność współpracy w zespole
Benefity
- Mogą przysługiwać świadczenia pracownicze stanu Floryda; ponowne zatrudnienie może wpłynąć na obecne świadczenia emerytalne FRS
- Kandydatom z niepełnosprawnościami zapewnia się racjonalne usprawnienia
- Miejsce pracy wolne od narkotyków