Država Florida državna je uprava odgovorna za pružanje javnih usluga i koordinaciju programa diljem Floride. Njezini odjeli i agencije djeluju u područjima javne uprave, obrazovanja, zdravstva, zaštite okoliša, prometa i javne sigurnosti. S prilikama za zapošljavanje u brojnim područjima javnog sektora, Država Florida zapošljava ljude koji podržavaju pružanje i upravljanje uslugama za zajednice diljem države.
Administrativni asistent I na nepuno radno vrijeme, Ured skrbnika ad litem
Pružajte administrativnu podršku na nepuno radno vrijeme organizaciji za zaštitu djece na Floridi. Koordinirajte volontere, sastanke, edukacije, komunikaciju i uredske poslove.
Opis
- Pružajte opću uredsku podršku direktoru okruga, zaposlenicima i volonterima skrbnika ad litem
- Upravljajte kalendarima, radnim procesima i organizacijom sastanaka
- Organizirajte sastanke, konferencije, posjete i virtualne susrete
- Koordinirajte odobravanje e-pošte koju šalju volonteri
- Vodite evidenciju o volonterima i pratite podatke o edukacijama
- Pratite pozivnice za događanja, potvrde dolaska i prisutnost
- Pomažite pri pronalaženju i zadržavanju volontera
- Organizirajte konferencije i pripremajte materijale za edukaciju
- Prikupljajte podatke za statistička izvješća
- Dijelite informacije s volonterima, zaposlenicima i javnošću
- Razvijajte radne odnose sa zaposlenicima, društvenim skupinama, dobavljačima, volonterima i javnošću
- Pripremajte dopise te izrađujte ili ažurirajte izvješća i grafikone u Excelu
- Skenirajte i šaljite evidenciju o edukaciji volontera putem sustava Optima
- Obavljajte druge administrativne zadatke prema uputama
- Diskretno postupajte s povjerljivim i osjetljivim informacijama
Zahtjevi
- Završena srednja škola ili jednakovrijedna kvalifikacija
- Najmanje tri godine sve odgovornijeg iskustva u administraciji, administrativnoj podršci, neprofitnom sektoru, financijama ili usporedivom području mogu zamijeniti preporučenu godinu visokog obrazovanja, godinu za godinu
- Diploma akreditiranog četverogodišnjeg ili dvogodišnjeg visokog učilišta ili strukovne škole može zamijeniti preporučeno iskustvo, godinu za godinu
- Napredno poznavanje programa Excel, Word, Adobe i Outlook te alata za mrežne sastanke kao što su Zoom ili Teams
- Poznavanje engleske gramatike, pravopisa i interpunkcije
- Sposobnost izvođenja osnovnih matematičkih i jednostavnih statističkih izračuna
- Sposobnost pripreme izvješća, dopisa i grafikona
- Sposobnost organiziranja posla, određivanja prioriteta, poštovanja rokova i upravljanja višestrukim zadacima
- Sposobnost vođenja sustava arhiviranja te organiziranja ili automatizacije uredskih postupaka
- Dobre komunikacijske vještine i taktičnost u kontaktu s javnošću
- Sposobnost samostalnog prosuđivanja i diskretnog postupanja s povjerljivim informacijama
- Sposobnost timske suradnje
Pogodnosti
- Mogu se primjenjivati pogodnosti zaposlenja u saveznoj državi Floridi; ponovna zaposlenost može utjecati na trenutačne mirovinske pogodnosti FRS-a
- Kandidatima s invaliditetom dostupne su razumne prilagodbe
- Radno mjesto bez droga