ממשלת מדינת פלורידה אחראית על ניהול השירותים הציבוריים ועל תיאום תוכניות ברחבי פלורידה. המחלקות והסוכנויות שלה פועלות בתחומים ממשלתיים רבים, בהם חינוך, בריאות, הגנת הסביבה, תחבורה ובטיחות הציבור. מגוון הזדמנויות התעסוקה בשירות הציבורי מאפשר לממשלת מדינת פלורידה להעסיק אנשים התומכים במתן שירותים לקהילות ברחבי המדינה ובניהולם.
עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת במשרה חלקית I, משרד האפוטרופוס לדין לילדים
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית במשרה חלקית לארגון הסנגור על ילדים בפלורידה, לרבות תיאום מתנדבים, פגישות, רישומי הכשרה, תקשורת ותפעול המשרד.
תיאור
- מתן תמיכה משרדית כללית למנהל/ת המחוז, לצוות ולמתנדבי האפוטרופוס לדין לילדים
- ניהול יומנים, זרימת עבודה ותיאום פגישות
- תיאום פגישות, כנסים, ביקורים ומפגשים וירטואליים
- תיאום אישור של הודעות דוא״ל למתנדבים
- ניהול תיקי מתנדבים ומעקב אחר נתוני הכשרה
- מעקב אחר הזמנות לאירועים, אישורי הגעה ונוכחות
- סיוע בגיוס מתנדבים ובשימורם
- ארגון כנסים והכנת חומרי הכשרה
- איסוף נתונים לדוחות סטטיסטיים
- מסירת מידע למתנדבים, לעובדים ולציבור
- בניית קשרי עבודה עם עובדים, קבוצות קהילתיות, ספקים, מתנדבים והציבור
- הכנת התכתבויות ויצירה או עדכון של דוחות ותרשימים ב-Excel
- סריקה והגשה של רישומי הכשרת מתנדבים באמצעות Optima
- ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות נוספות לפי הצורך
- שמירה על שיקול דעת בעת טיפול במידע חסוי ורגיש
דרישות
- תעודת סיום תיכון או שוות ערך
- ניסיון של שלוש שנים לפחות, עם אחריות הולכת וגוברת, בתחום האדמיניסטרציה, התמיכה האדמיניסטרטיבית, עמותות, כספים או תחום דומה עשוי להחליף את שנת ההכשרה האקדמית המומלצת, שנה תמורת שנה
- תואר ממכללה מוסמכת בת ארבע או שנתיים, או מבית ספר מקצועי, עשוי להחליף את הניסיון המומלץ, שנה תמורת שנה
- שליטה ב-Excel, Word, Adobe, Outlook ובכלי פגישות מקוונים כגון Zoom או Teams
- ידע בדקדוק, באיות ובפיסוק באנגלית
- יכולת לבצע חשבון בסיסי וחישובים סטטיסטיים פשוטים
- יכולת להכין דוחות, התכתבויות ותרשימים
- יכולת לארגן עבודה, לקבוע סדרי עדיפויות, לעמוד בלוחות זמנים ולנהל כמה משימות במקביל
- יכולת לתחזק מערכות תיוק ולארגן או להפוך לאוטומטיים תהליכים משרדיים
- כישורי תקשורת טובים וטקט באינטראקציה עם הציבור
- יכולת להפעיל שיקול דעת עצמאי ולנהוג בדיסקרטיות במידע חסוי
- יכולת לשתף פעולה כחלק מצוות
הטבות
- עשויות לחול הטבות לעובדי מדינת פלורידה; הטבות הפרישה הנוכחיות במסגרת FRS עשויות להיות מושפעות מחזרה לעבודה
- התאמות סבירות זמינות למועמדים עם מוגבלות
- מקום עבודה נקי מסמים