RR Donnelley oferă soluții de marketing, ambalare, tipar și lanț de aprovizionare pentru organizații care gestionează comunicarea și experiențele clienților. Serviciile sale includ execuție creativă și consultanță în procese de afaceri, ajutând clienții să coordoneze punctele de contact cu clienții de-a lungul întregului parcurs al acestora, ținând cont în același timp de impactul asupra mediului. Compania deservește clienți din întreaga lume printr-o echipă de 32.000 de angajați în 28 de țări, sprijinind organizații de la companii din Fortune 100 până la alte întreprinderi mari.
Asociat administrativ senior, servicii juridice — Oregon, la distanță
Oferiți asistență juridică și administrativă la distanță în Oregon prin depuneri la instanțe, cercetare juridică, acte de procedură, gestionarea documentelor, programare și servicii pentru clienți. Sprijiniți operațiunile RRD de marketing, ambalare, tipărire și servicii pentru companii.
Descriere
- Gestionați fluxurile de lucru juridice, inclusiv depuneri electronice la instanțe, comunicarea actelor prin portaluri statale și federale și cercetare juridică
- Efectuați cercetări și recuperări de informații despre dosare folosind Lexis, Westlaw și PACER
- Pregătiți materiale pentru procedura de discovery și dosare de litigii
- Formatați actele de procedură conform cerințelor de stil ale firmei
- Programați prezentările la instanță
- Gestionați documentele cu Adobe Acrobat și DocuSign
- Supravegheați reconcilierea cheltuielilor PCard și procesarea formularelor judiciare
- Verificați că tichetele de lucru sunt complete înainte de începerea activității
- Analizați solicitările de lucru și monitorizați finalizarea lor pe întregul ciclu de viață al sarcinii
- Răspundeți la liniile telefonice și oferiți asistență clienților
- Editați și transcrieți documente
- Introduceți date despre cheltuieli, timp, facturi și alte date administrative
- Organizați rezervări, întâlniri, săli de conferință, echipamente audio-video, servicii de ospitalitate, călătorii și servicii de concierge
- Înregistrați activitățile de asistență administrativă în jurnale sau sisteme de urmărire
- Raportați îngrijorările privind sarcinile sau termenele către membrii echipei, coordonatori, supervizori sau clienți
- Protejați informațiile confidențiale ale companiei și clienților
- Finalizați activitatea în termenele pentru acceptare, procesare și livrare
- Rezolvați problemele de bază ale echipamentelor
- Contribuiți la planurile de instruire și hărțile proceselor
- Livrați planurile de instruire unei echipe administrative
- Acționați ca expert în domeniu și resursă pentru angajații juniori
- Comunicați cu clienții personal, telefonic, video sau electronic
- Stabiliți prioritățile fluxului de lucru
- Efectuați verificări de calitate asupra propriei activități și a activității colegilor
- Respectați politicile Williams Lea și ale locațiilor clienților
- Utilizați eficient echipamentele și consumabilele
- Îndepliniți sarcinile suplimentare atribuite
Cerințe
- Diplomă de liceu sau calificare echivalentă
- Cel puțin doi ani de experiență în asistență administrativă într-o organizație profesională, de preferat juridică, sau un an de experiență în sprijinirea unei operațiuni pentru un client Williams Lea
- Educația sau instruirea formală poate înlocui experiența
- Experiență recentă și cuprinzătoare în depuneri și comunicări electronice
- Experiență practică în gestionarea depunerilor statale, federale și arbitrale prin platformele desemnate și portalurile instanțelor
- Cunoștințe avansate de Microsoft Word, Excel și PowerPoint
- Abilități solide de tastare
- Capacitatea de a depana problemele software relevante
- Familiaritate cu software-ul de asistență administrativă
- Atenție deosebită la detalii și capacitatea de a gestiona simultan mai multe proiecte
- Experiență în programarea prezentărilor telefonice și virtuale la instanță prin Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal sau sisteme comparabile
- Capacitate organizatorică solidă
- Capacitatea de a respecta termenele și de a finaliza prompt proiectele
- Capacitatea de a gestiona documente sensibile și strict confidențiale cu discreție și profesionalism
- Raționament sănătos și capacitate de luare a deciziilor în acord cu nevoile companiei și politicile acesteia
- Abilități eficiente de rezolvare a problemelor și escaladare adecvată a situațiilor
- Capacitatea de a rămâne calm în condiții de termene imediate
- Capacitatea de a lucra independent și colaborativ
- Capacitatea de a reuși într-un mediu dinamic
- Abilități profesionale de comunicare scrisă și verbală
- Competență în utilizarea echipamentelor, tehnologiei, software-ului și hardware-ului necesare
- Abordare autodirijată și atitudine pozitivă
- Abilități demonstrate de servicii pentru clienți
- Este necesară susținerea Coastei de Vest, inclusiv California
Beneficii
- Asigurare medicală, dentară și oftalmologică
- Concediu plătit
- Asigurare de invaliditate
- Plan 401(k) cu contribuție egală din partea companiei
- Asigurare de viață
- Opțiuni voluntare de asigurare suplimentară
- Concediu parental
- Asistență pentru adopție
- Asistență pentru taxe de școlarizare
- Reducerile oferite de angajator și parteneri
- Compensația totală poate include plata orelor suplimentare, diferențial de tură, plata pentru chemare sau pentru permanență