RR Donnelley erbjuder lösningar inom marknadsföring, förpackningar, tryck och försörjningskedjor för organisationer som hanterar kundkommunikation och kundupplevelser. Tjänsterna omfattar kreativt genomförande och konsulttjänster inom affärsprocesser, vilket hjälper kunder att samordna kundkontakter genom hela kundresan med hänsyn till miljöpåverkan. Företaget betjänar kunder världen över genom 32 000 medarbetare i 28 länder och stödjer allt från Fortune 100-företag till andra stora koncerner.
Senior administrativ medarbetare, juridiska tjänster – distansarbete i Oregon
Tillhandahåll juridiskt och administrativt stöd på distans i Oregon genom domstolsinlämningar, juridisk research, inlagor, dokumenthantering, schemaläggning och klientservice. Stöd RRD:s verksamhet inom marknadsföring, förpackningar, tryck och företagstjänster.
Beskrivning
- Hantera juridiska arbetsflöden, inklusive elektroniska domstolsinlämningar, delgivning via delstatliga och federala portaler samt juridisk research
- Genomför ärendeforskning och hämtning av handlingar med Lexis, Westlaw och PACER
- Förbered discovery-material och processmallar
- Formatera inlagor enligt byråns stilkrav
- Boka domstolsförhandlingar
- Hantera dokument med Adobe Acrobat och DocuSign
- Övervaka avstämningar av PCard-utgifter och handläggning av domstolsformulär
- Kontrollera att arbetsorder är kompletta innan arbetet påbörjas
- Granska arbetsförfrågningar och följ upp slutförandet genom hela arbetsflödet
- Besvara telefonlinjer och ge kundsupport
- Redigera och transkribera dokument
- Registrera utgifts-, tids-, faktura- och andra administrativa uppgifter
- Ordna bokningar, möten, konferensrum, A/V, värdskap, resor och conciergetjänster
- Dokumentera administrativa supportaktiviteter i loggar eller uppföljningssystem
- Rapportera problem med arbetsuppgifter eller tidsfrister till teammedlemmar, teamledare, chefer eller klienter
- Skydda konfidentiell information om företaget och klienter
- Slutför arbetet inom tidsfrister för godkännande, handläggning och leverans
- Lös enklare utrustningsproblem
- Bidra till utbildningsplaner och processkartor
- Leverera utbildningsplaner till ett administratörsteam
- Agera ämnesexpert och resurs för juniora medarbetare
- Kommunicera med klienter personligen, per telefon, via video eller elektroniskt
- Fastställ prioriteringar för arbetsflödet
- Genomför kvalitetskontroller av eget arbete och kollegors arbete
- Följ Williams Leas och klientens policyer på arbetsplatsen
- Använd utrustning och förbrukningsmaterial effektivt
- Utför ytterligare tilldelade arbetsuppgifter
Krav
- Gymnasieexamen eller motsvarande kvalifikation
- Minst två års erfarenhet av administrativt stöd i en professionell organisation, helst juridisk, eller ett års erfarenhet av att stödja Williams Leas klientverksamhet
- Formell utbildning eller träning kan ersätta erfarenhet
- Aktuell och omfattande erfarenhet av elektronisk inlämning och delgivning
- Praktisk erfarenhet av att hantera delstatliga, federala och skiljedomsinlämningar via avsedda plattformar och domstolsportaler
- Avancerade kunskaper i Microsoft Word, Excel och PowerPoint
- God tangentbords- och skrivförmåga
- Förmåga att felsöka relevanta programvaruproblem
- Kännedom om programvara för administrativt stöd
- Mycket noggrann och förmåga att hantera flera projekt samtidigt
- Erfarenhet av att schemalägga telefon- och virtuella domstolsförhandlingar via Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal eller jämförbara system
- God organisatorisk förmåga
- Förmåga att hålla tidsfrister och slutföra projekt snabbt
- Förmåga att hantera känsliga och mycket konfidentiella dokument med diskretion och professionalism
- Gott omdöme och beslutsförmåga i linje med verksamhetens behov och policyer
- Effektiv problemlösningsförmåga och lämplig eskalering av problem
- Förmåga att behålla lugnet under omedelbara tidsfrister
- Förmåga att arbeta självständigt och i samarbete med andra
- Förmåga att lyckas i en snabb arbetsmiljö
- Professionell skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga
- Kunskaper i nödvändig utrustning, teknik, programvara och hårdvara
- Självständigt arbetssätt och positiv inställning
- Dokumenterad kundserviceförmåga
- Måste stödja västkusten, inklusive Kalifornien
Förmåner
- Sjukvårds-, tandvårds- och synförsäkring
- Betald ledighet
- Invaliditetsförsäkring
- 401(k)-plan med arbetsgivarens matchning
- Livförsäkring
- Frivilliga kompletterande försäkringsalternativ
- Föräldraledighet
- Adoptionsstöd
- Utbildningsstöd
- Rabatter hos arbetsgivaren och samarbetspartner
- Den totala ersättningen kan omfatta övertidsersättning, skifttillägg, ersättning för inkallning eller beredskapsersättning