Η RR Donnelley παρέχει λύσεις μάρκετινγκ, συσκευασίας, εκτύπωσης και εφοδιαστικής αλυσίδας σε οργανισμούς που διαχειρίζονται την επικοινωνία και την εμπειρία των πελατών τους. Οι υπηρεσίες της περιλαμβάνουν δημιουργική υλοποίηση και συμβουλευτική επιχειρηματικών διαδικασιών, βοηθώντας τους πελάτες να συντονίζουν τα σημεία επαφής με τους πελάτες σε όλη τη διαδρομή τους, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη τον περιβαλλοντικό αντίκτυπο. Η εταιρεία εξυπηρετεί πελάτες σε όλο τον κόσμο μέσω ενός εργατικού δυναμικού 32.000 εργαζομένων σε 28 χώρες, υποστηρίζοντας οργανισμούς από εταιρείες του Fortune 100 έως άλλες μεγάλες επιχειρήσεις.
Ανώτερος/η Διοικητικός/ή Συνεργάτης/ιδα, Νομικές Υπηρεσίες — Όρεγκον, εξ αποστάσεως
Παρέχετε εξ αποστάσεως νομική και διοικητική υποστήριξη στο Όρεγκον μέσω καταθέσεων σε δικαστήρια, νομικής έρευνας, δικογράφων, διαχείρισης εγγράφων, προγραμματισμού και εξυπηρέτησης πελατών. Υποστηρίζετε τις λειτουργίες μάρκετινγκ, συσκευασίας, εκτύπωσης και επιχειρηματικών υπηρεσιών της RRD.
Περιγραφή
- Διαχειρίζεστε νομικές ροές εργασίας, συμπεριλαμβανομένων ηλεκτρονικών καταθέσεων σε δικαστήρια, επίδοσης μέσω πολιτειακών και ομοσπονδιακών πυλών και νομικής έρευνας
- Διεξάγετε έρευνα και ανάκτηση στοιχείων υποθέσεων με χρήση των Lexis, Westlaw και PACER
- Προετοιμάζετε υλικό ανακάλυψης και φακέλους δικαστικών διαφορών
- Μορφοποιείτε δικόγραφα σύμφωνα με τις απαιτήσεις μορφοποίησης της εταιρείας
- Προγραμματίζετε εμφανίσεις στο δικαστήριο
- Διαχειρίζεστε έγγραφα με Adobe Acrobat και DocuSign
- Επιβλέπετε τις συμφωνίες δαπανών PCard και την επεξεργασία δικαστικών εντύπων
- Επαληθεύετε ότι τα δελτία εργασίας είναι πλήρη πριν από την έναρξη της εργασίας
- Εξετάζετε αιτήματα εργασίας και παρακολουθείτε την ολοκλήρωσή τους σε όλο τον κύκλο ζωής της εργασίας
- Απαντάτε στις τηλεφωνικές γραμμές και παρέχετε υποστήριξη πελατών
- Επεξεργάζεστε και απομαγνητοφωνείτε έγγραφα
- Καταχωρίζετε δεδομένα εξόδων, χρόνου, τιμολογίων και άλλα διοικητικά δεδομένα
- Οργανώνετε κρατήσεις, συναντήσεις, αίθουσες συνεδριάσεων, οπτικοακουστικό εξοπλισμό, φιλοξενία, ταξίδια και υπηρεσίες concierge
- Καταγράφετε δραστηριότητες διοικητικής υποστήριξης σε αρχεία καταγραφής ή συστήματα παρακολούθησης
- Αναφέρετε ανησυχίες για εργασίες ή προθεσμίες σε μέλη ομάδας, επικεφαλής, προϊσταμένους ή πελάτες
- Προστατεύετε τις εμπιστευτικές πληροφορίες της εταιρείας και των πελατών
- Ολοκληρώνετε την εργασία εντός των προθεσμιών αποδοχής, επεξεργασίας και παράδοσης
- Επιλύετε βασικά προβλήματα εξοπλισμού
- Βοηθάτε σε σχέδια εκπαίδευσης και χάρτες διαδικασιών
- Παραδίδετε σχέδια εκπαίδευσης σε διοικητική ομάδα
- Λειτουργείτε ως ειδικός/ή στο αντικείμενο και ως πόρος για junior υπαλλήλους
- Επικοινωνείτε με πελάτες αυτοπροσώπως, τηλεφωνικά, μέσω βίντεο ή ηλεκτρονικά
- Καθορίζετε προτεραιότητες ροής εργασίας
- Πραγματοποιείτε ελέγχους ποιότητας στη δική σας εργασία και στην εργασία συναδέλφων
- Συμμορφώνεστε με τις πολιτικές της Williams Lea και των εγκαταστάσεων των πελατών
- Χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά τον εξοπλισμό και τα αναλώσιμα
- Ολοκληρώνετε πρόσθετα καθήκοντα που σας ανατίθενται
Απαιτήσεις
- Απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο προσόν
- Τουλάχιστον δύο έτη εμπειρίας σε διοικητική υποστήριξη σε επαγγελματικό οργανισμό, κατά προτίμηση νομικό, ή ένα έτος υποστήριξης λειτουργίας πελάτη της Williams Lea
- Η επίσημη εκπαίδευση ή κατάρτιση μπορεί να αντικαταστήσει την εμπειρία
- Πρόσφατη, ολοκληρωμένη εμπειρία σε ηλεκτρονικές καταθέσεις και επιδόσεις
- Πρακτική εμπειρία στη διαχείριση πολιτειακών, ομοσπονδιακών και διαιτητικών καταθέσεων μέσω καθορισμένων πλατφορμών και πυλών δικαστηρίων
- Προχωρημένη γνώση Microsoft Word, Excel και PowerPoint
- Ισχυρή ικανότητα πληκτρολόγησης
- Ικανότητα αντιμετώπισης σχετικών προβλημάτων λογισμικού
- Εξοικείωση με λογισμικό διοικητικής υποστήριξης
- Μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα ταυτόχρονης διαχείρισης πολλών έργων
- Εμπειρία στον προγραμματισμό τηλεφωνικών και εικονικών εμφανίσεων στο δικαστήριο μέσω Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal ή συγκρίσιμων συστημάτων
- Ισχυρές οργανωτικές ικανότητες
- Ικανότητα τήρησης προθεσμιών και έγκαιρης ολοκλήρωσης έργων
- Ικανότητα διαχείρισης ευαίσθητων και άκρως εμπιστευτικών εγγράφων με διακριτικότητα και επαγγελματισμό
- Ορθή κρίση και λήψη αποφάσεων σύμφωνα με τις επιχειρηματικές ανάγκες και την πολιτική
- Αποτελεσματικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και κατάλληλης κλιμάκωσης θεμάτων
- Ικανότητα διατήρησης ψυχραιμίας υπό άμεσες προθεσμίες
- Ικανότητα ανεξάρτητης και συνεργατικής εργασίας
- Ικανότητα επιτυχίας σε περιβάλλον γρήγορων ρυθμών
- Επαγγελματικές δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
- Επάρκεια στον απαιτούμενο εξοπλισμό, την τεχνολογία, το λογισμικό και το υλικό
- Αυτοκατευθυνόμενη προσέγγιση και θετική στάση
- Αποδεδειγμένη ικανότητα εξυπηρέτησης πελατών
- Απαιτείται υποστήριξη της Δυτικής Ακτής, συμπεριλαμβανομένης της Καλιφόρνιας
Παροχές
- Ιατρική, οδοντιατρική και οφθαλμολογική ασφάλιση
- Άδεια μετ’ αποδοχών
- Ασφάλιση αναπηρίας
- Πρόγραμμα 401(k) με εργοδοτική αντιστοίχιση
- Ασφάλιση ζωής
- Προαιρετικές συμπληρωματικές ασφαλιστικές επιλογές
- Γονική άδεια
- Βοήθεια υιοθεσίας
- Βοήθεια διδάκτρων
- Εκπτώσεις από τον εργοδότη και συνεργάτες
- Η συνολική αποζημίωση μπορεί να περιλαμβάνει αμοιβή υπερωριών, διαφορά βάρδιας, αμοιβή έκτακτης κλήσης ή ετοιμότητας