RR Donnelley cung cấp các giải pháp tiếp thị, bao bì, in ấn và chuỗi cung ứng cho các tổ chức quản lý hoạt động truyền thông và trải nghiệm khách hàng. Các dịch vụ của công ty bao gồm triển khai sáng tạo và tư vấn quy trình kinh doanh, giúp khách hàng phối hợp các điểm tiếp xúc với khách hàng trong suốt hành trình, đồng thời cân nhắc tác động đến môi trường. Công ty phục vụ khách hàng trên toàn thế giới với đội ngũ 32.000 nhân viên tại 28 quốc gia, hỗ trợ các tổ chức từ những công ty thuộc nhóm Fortune 100 đến các doanh nghiệp lớn khác.
Chuyên viên Hành chính Cấp cao, Dịch vụ Pháp lý — Làm việc từ xa tại Oregon
Cung cấp hỗ trợ pháp lý và hành chính từ xa tại Oregon thông qua việc nộp hồ sơ tòa án, nghiên cứu pháp lý, soạn văn bản tố tụng, quản lý tài liệu, sắp xếp lịch và chăm sóc khách hàng. Hỗ trợ hoạt động tiếp thị, đóng gói, in ấn và dịch vụ doanh nghiệp của RRD.
Mô tả
- Xử lý các quy trình pháp lý, bao gồm nộp hồ sơ điện tử cho tòa án, tống đạt thông qua các cổng thông tin của bang và liên bang, và nghiên cứu pháp lý
- Thực hiện nghiên cứu và truy xuất hồ sơ vụ việc bằng Lexis, Westlaw và PACER
- Chuẩn bị tài liệu khám phá chứng cứ và hồ sơ tố tụng
- Định dạng văn bản tố tụng theo yêu cầu về quy chuẩn của hãng luật
- Sắp xếp lịch tham dự phiên tòa
- Quản lý tài liệu bằng Adobe Acrobat và DocuSign
- Giám sát việc đối soát chi phí PCard và xử lý biểu mẫu tư pháp
- Xác minh phiếu yêu cầu công việc đã đầy đủ trước khi bắt đầu
- Xem xét yêu cầu công việc và theo dõi tiến độ hoàn thành trong toàn bộ vòng đời nhiệm vụ
- Trả lời điện thoại và hỗ trợ khách hàng
- Biên tập và ghi chép tài liệu
- Nhập dữ liệu chi phí, thời gian, hóa đơn và các dữ liệu hành chính khác
- Sắp xếp đặt chỗ, cuộc họp, phòng hội nghị, thiết bị âm thanh/hình ảnh, dịch vụ tiếp đón, đi lại và hỗ trợ concierge
- Ghi nhận các hoạt động hỗ trợ hành chính trong nhật ký hoặc hệ thống theo dõi
- Báo cáo các vấn đề về công việc hoặc thời hạn cho thành viên nhóm, trưởng nhóm, giám sát viên hoặc khách hàng
- Bảo vệ thông tin mật của công ty và khách hàng
- Hoàn thành công việc trong thời hạn tiếp nhận, xử lý và giao trả
- Xử lý các vấn đề cơ bản về thiết bị
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch đào tạo và sơ đồ quy trình
- Triển khai kế hoạch đào tạo cho nhóm quản trị viên
- Đóng vai trò chuyên gia về lĩnh vực và nguồn hỗ trợ cho nhân viên cấp dưới
- Trao đổi với khách hàng trực tiếp, qua điện thoại, video hoặc phương tiện điện tử
- Thiết lập thứ tự ưu tiên cho quy trình làm việc
- Thực hiện kiểm tra chất lượng công việc của bản thân và đồng nghiệp
- Tuân thủ chính sách của Williams Lea và địa điểm làm việc của khách hàng
- Sử dụng thiết bị và vật tư hiệu quả
- Hoàn thành các nhiệm vụ khác được giao
Yêu cầu
- Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc bằng cấp tương đương
- Ít nhất hai năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính trong tổ chức chuyên nghiệp, ưu tiên lĩnh vực pháp lý, hoặc một năm hỗ trợ hoạt động của khách hàng Williams Lea
- Có thể thay thế kinh nghiệm bằng giáo dục hoặc đào tạo chính quy
- Có kinh nghiệm gần đây và toàn diện về nộp hồ sơ và tống đạt điện tử
- Có kinh nghiệm thực tế quản lý hồ sơ cấp bang, liên bang và trọng tài thông qua các nền tảng được chỉ định và cổng thông tin tòa án
- Thành thạo nâng cao Microsoft Word, Excel và PowerPoint
- Kỹ năng sử dụng bàn phím và đánh máy tốt
- Có khả năng khắc phục sự cố phần mềm liên quan
- Quen thuộc với phần mềm hỗ trợ hành chính
- Chú ý cao đến chi tiết và có khả năng quản lý đồng thời nhiều dự án
- Có kinh nghiệm sắp xếp lịch tham dự phiên tòa qua điện thoại và trực tuyến bằng Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal hoặc hệ thống tương đương
- Kỹ năng tổ chức tốt
- Có khả năng đáp ứng thời hạn và hoàn thành dự án kịp thời
- Có khả năng quản lý tài liệu nhạy cảm và tuyệt mật một cách thận trọng và chuyên nghiệp
- Phán đoán và khả năng ra quyết định phù hợp với nhu cầu kinh doanh và chính sách
- Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả và biết chuyển cấp vấn đề phù hợp
- Có khả năng giữ bình tĩnh khi phải đáp ứng thời hạn gấp
- Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp với tập thể
- Có khả năng thành công trong môi trường nhịp độ nhanh
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói chuyên nghiệp
- Thành thạo các thiết bị, công nghệ, phần mềm và phần cứng bắt buộc
- Chủ động trong công việc và có thái độ tích cực
- Có năng lực chăm sóc khách hàng được chứng minh
- Phải hỗ trợ Bờ Tây, bao gồm California
Phúc lợi
- Bảo hiểm y tế, nha khoa và thị lực
- Nghỉ phép có lương
- Bảo hiểm thương tật
- Kế hoạch 401(k) có đóng góp đối ứng từ công ty
- Bảo hiểm nhân thọ
- Các lựa chọn bảo hiểm bổ sung tự nguyện
- Nghỉ phép dành cho cha mẹ
- Hỗ trợ chi phí nhận con nuôi
- Hỗ trợ học phí
- Ưu đãi dành cho nhân viên và đối tác
- Tổng thu nhập có thể bao gồm tiền làm thêm giờ, phụ cấp ca, tiền làm việc theo yêu cầu hoặc tiền trực