RR Donnelley предоставляет решения в области маркетинга, упаковки, печати и цепочек поставок для организаций, управляющих коммуникациями с клиентами и клиентским опытом. Спектр услуг компании включает творческую реализацию и консалтинг по бизнес-процессам, помогая клиентам координировать взаимодействие с клиентами на протяжении всего пути, учитывая при этом воздействие на окружающую среду. Компания обслуживает клиентов по всему миру, опираясь на штат из 32 000 сотрудников в 28 странах, и работает с организациями — от компаний из списка Fortune 100 до других крупных предприятий.
Старший административный специалист, юридические услуги — удалённая работа в Орегоне
Оказывайте удалённую юридическую и административную поддержку в Орегоне: судебные подачи, юридические исследования, подготовка процессуальных документов, управление документами, планирование и работа с клиентами. Поддерживайте маркетинговые, упаковочные, полиграфические и сервисные операции RRD.
Описание
- Выполнять юридические процессы, включая электронную подачу документов в суд, вручение документов через порталы судов штата и федеральных судов, а также юридические исследования
- Проводить исследование дел и поиск документов с использованием Lexis, Westlaw и PACER
- Готовить материалы для раскрытия доказательств и рабочие комплекты для судебных процессов
- Форматировать процессуальные документы в соответствии с требованиями фирменного стиля
- Планировать судебные заседания
- Управлять документами с помощью Adobe Acrobat и DocuSign
- Контролировать сверку расходов по PCard и обработку судебных форм
- Проверять полноту рабочих заявок до начала выполнения работ
- Проверять запросы на выполнение работ и отслеживать их выполнение на протяжении всего жизненного цикла задачи
- Отвечать на телефонные звонки и оказывать клиентскую поддержку
- Редактировать документы и выполнять расшифровку аудиозаписей
- Вносить данные о расходах, рабочем времени, счетах и прочие административные данные
- Организовывать бронирования, встречи, конференц-залы, аудио- и видеотехнику, обслуживание, поездки и услуги консьержа
- Регистрировать административные действия в журналах или системах отслеживания
- Сообщать членам команды, руководителям, супервайзерам или клиентам о проблемах с заданиями или сроками
- Защищать конфиденциальную информацию компании и клиентов
- Выполнять работу в установленные сроки приёма, обработки и доставки
- Устранять базовые неисправности оборудования
- Помогать в разработке планов обучения и карт процессов
- Передавать планы обучения команде администраторов
- Выступать экспертом по предметной области и ресурсом для младших сотрудников
- Общаться с клиентами лично, по телефону, видеосвязи или в электронном формате
- Устанавливать приоритеты рабочих процессов
- Проводить проверки качества своей работы и работы коллег
- Соблюдать правила Williams Lea и политики на территории клиента
- Эффективно использовать оборудование и расходные материалы
- Выполнять другие поручения
Требования
- Диплом об окончании средней школы или равноценная квалификация
- Не менее двух лет опыта административной поддержки в профессиональной организации, предпочтительно юридической, либо один год поддержки клиентской операции Williams Lea
- Формальное образование или обучение может заменить опыт работы
- Недавний и полный опыт работы с электронной подачей документов и их вручением
- Практический опыт ведения подач документов в судах штата и федеральных судах, а также арбитражных подач через установленные платформы и судебные порталы
- Продвинутое владение Microsoft Word, Excel и PowerPoint
- Высокая скорость и точность работы на клавиатуре
- Умение устранять неполадки в соответствующем программном обеспечении
- Знакомство с программами для административной поддержки
- Высокая внимательность к деталям и способность одновременно вести несколько проектов
- Опыт планирования телефонных и виртуальных судебных заседаний через Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal или сопоставимые системы
- Сильные организаторские навыки
- Способность соблюдать сроки и оперативно завершать проекты
- Способность тактично и профессионально работать с чувствительными и строго конфиденциальными документами
- Здравое суждение и принятие решений с учётом потребностей бизнеса и политики
- Эффективные навыки решения проблем и надлежащая эскалация вопросов
- Способность сохранять спокойствие при жёстких срочных сроках
- Способность работать самостоятельно и в сотрудничестве с другими
- Способность успешно работать в быстро меняющейся среде
- Профессиональные навыки письменного и устного общения
- Владение необходимым оборудованием, технологиями, программным и аппаратным обеспечением
- Самостоятельность в работе и позитивный настрой
- Подтверждённые навыки обслуживания клиентов
- Необходимо поддерживать Западное побережье, включая Калифорнию
Преимущества
- Медицинская, стоматологическая страховка и страховка зрения
- Оплачиваемый отпуск
- Страхование на случай нетрудоспособности
- План 401(k) с взносами компании
- Страхование жизни
- Добровольные варианты дополнительного страхования
- Отпуск по уходу за ребёнком
- Помощь при усыновлении
- Помощь в оплате обучения
- Скидки от работодателя и партнёров
- Общая компенсация может включать оплату сверхурочных, доплату за смену, оплату вызова или дежурства