RR Donnelley poskytuje marketingová, obalová, tisková a dodavatelská řešení organizacím, které spravují komunikaci se zákazníky a zákaznickou zkušenost. Její služby zahrnují kreativní realizaci a poradenství v oblasti podnikových procesů a pomáhají klientům koordinovat kontaktní body se zákazníky v průběhu celé jejich cesty při zohlednění dopadu na životní prostředí. Společnost obsluhuje klienty po celém světě prostřednictvím 32 000 zaměstnanců ve 28 zemích a podporuje organizace od společností ze seznamu Fortune 100 po další velké podniky.
Senior administrativní specialista, právní služby — práce na dálku v Oregonu
Poskytujte vzdálenou právní a administrativní podporu v Oregonu včetně soudních podání, právního výzkumu, přípravy procesních dokumentů, správy dokumentů, plánování a péče o klienty. Podporujte marketingové, obalové, tiskové a obchodně-servisní operace společnosti RRD.
Popis
- Zajišťovat právní procesy včetně elektronického podávání soudních dokumentů, doručování prostřednictvím státních a federálních portálů a právního výzkumu
- Provádět rešerše případů a vyhledávání dokumentů pomocí systémů Lexis, Westlaw a PACER
- Připravovat materiály pro dokazování a procesní dokumentaci
- Formátovat procesní dokumenty podle požadavků firemního stylu
- Plánovat soudní jednání
- Spravovat dokumenty pomocí Adobe Acrobat a DocuSign
- Dohlížet na vyúčtování výdajů prostřednictvím PCard a zpracování soudních formulářů
- Ověřovat úplnost pracovních zakázek před zahájením práce
- Kontrolovat požadavky na práci a sledovat jejich dokončení v průběhu celého životního cyklu úkolu
- Obsluhovat telefonní linky a poskytovat zákaznickou podporu
- Upravovat a přepisovat dokumenty
- Zadávat údaje o výdajích, odpracovaném čase, fakturách a další administrativní údaje
- Organizovat rezervace, schůzky, konferenční místnosti, audiovizuální techniku, pohostinské služby, cestování a concierge služby
- Zaznamenávat administrativní činnosti do protokolů nebo sledovacích systémů
- Hlásit členům týmu, vedoucím, nadřízeným nebo klientům problémy se zakázkami či termíny
- Chránit důvěrné informace společnosti a klientů
- Dokončovat práci ve lhůtách pro přijetí, zpracování a doručení
- Řešit základní problémy s vybavením
- Pomáhat s plány školení a procesními mapami
- Předávat plány školení administrátorskému týmu
- Působit jako odborník na danou oblast a opora pro juniorní zaměstnance
- Komunikovat s klienty osobně, telefonicky, prostřednictvím videa nebo elektronicky
- Stanovovat priority pracovních postupů
- Provádět kontroly kvality vlastní práce i práce kolegů
- Dodržovat zásady společnosti Williams Lea a pravidla platná u klienta
- Efektivně využívat vybavení a spotřební materiál
- Plnit další přidělené úkoly
Požadavky
- Ukončené středoškolské vzdělání nebo rovnocenná kvalifikace
- Nejméně dva roky zkušeností s administrativní podporou v profesionální organizaci, nejlépe právní, nebo jeden rok podpory provozu klienta společnosti Williams Lea
- Formální vzdělání nebo školení může nahradit praxi
- Nedávná a komplexní zkušenost s elektronickým podáváním a doručováním dokumentů
- Praktická zkušenost se správou podání u státních a federálních soudů a v rozhodčích řízeních prostřednictvím určených platforem a soudních portálů
- Pokročilá znalost aplikací Microsoft Word, Excel a PowerPoint
- Velmi dobrá schopnost práce na klávesnici a psaní
- Schopnost řešit problémy s příslušným softwarem
- Znalost softwaru pro administrativní podporu
- Velká pozornost věnovaná detailům a schopnost současně řídit více projektů
- Zkušenost s plánováním telefonických a virtuálních soudních jednání prostřednictvím Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal nebo srovnatelných systémů
- Silné organizační schopnosti
- Schopnost dodržovat termíny a včas dokončovat projekty
- Schopnost diskrétně a profesionálně nakládat s citlivými a vysoce důvěrnými dokumenty
- Zdravý úsudek a rozhodování v souladu s obchodními potřebami a pravidly
- Efektivní schopnost řešit problémy a vhodně eskalovat otázky
- Schopnost zachovat klid při naléhavých termínech
- Schopnost pracovat samostatně i v týmu
- Schopnost uspět v rychle se měnícím prostředí
- Profesionální písemné a ústní komunikační dovednosti
- Znalost požadovaného vybavení, technologií, softwaru a hardwaru
- Samostatný přístup a pozitivní postoj
- Prokazatelné dovednosti v oblasti zákaznických služeb
- Je nutné podporovat západní pobřeží včetně Kalifornie
Benefity
- Zdravotní, zubní a oční pojištění
- Placené volno
- Pojištění pro případ invalidity
- Plán 401(k) s příspěvky společnosti
- Životní pojištění
- Dobrovolné možnosti doplňkového pojištění
- Rodičovská dovolená
- Příspěvek na adopci
- Příspěvek na školné
- Slevy pro zaměstnance a partnery
- Celková kompenzace může zahrnovat příplatky za přesčasy, směny, pohotovost nebo pracovní pohotovost