RR Donnelley 为负责管理客户沟通与客户体验的组织提供营销、包装、印刷和供应链解决方案。其服务涵盖创意执行和业务流程咨询，帮助客户协调客户旅程中的各个接触点，同时兼顾环境影响。公司通过遍布 28 个国家、由 32,000 名员工组成的团队为全球客户提供服务，客户包括《财富》世界 100 强企业及其他大型企业。
高级行政助理，法律服务——俄勒冈州远程办公
通过法院文件提交、法律研究、诉状、文件管理、日程安排和客户服务，在俄勒冈州提供远程法律及行政支持。 支持RRD的营销、包装、印刷和商业服务运营。
描述
- 处理法律工作流程，包括电子法院文件提交、通过州和联邦门户网站送达文件以及法律研究
- 使用Lexis、Westlaw和PACER开展案件研究和资料调取
- 准备证据开示材料和诉讼文件框架
- 按照律所格式要求排版诉状
- 安排出庭事宜
- 使用Adobe Acrobat和DocuSign管理文件
- 监督PCard费用对账和司法表格处理
- 在工作开始前核实工单完整无误
- 审核工作请求并监控任务从开始到完成的整个生命周期
- 接听电话并提供客户支持
- 编辑和转录文件
- 录入费用、工时、发票及其他行政数据
- 安排预订、会议、会议室、视听设备、接待、差旅和礼宾服务
- 在日志或跟踪系统中记录行政支持活动
- 向团队成员、负责人、主管或客户报告工作或截止日期方面的问题
- 保护公司和客户的机密信息
- 在接收、处理和交付期限内完成工作
- 解决基本设备问题
- 协助制定培训计划和流程图
- 向行政团队交付培训计划
- 担任主题专家，为初级员工提供资源支持
- 通过面对面、电话、视频或电子方式与客户沟通
- 设定工作流程优先级
- 对本人及同事的工作进行质量检查
- 遵守Williams Lea及客户现场的政策
- 高效使用设备和用品
- 完成其他分配的职责
任职要求
- 高中毕业或同等学历
- 至少两年专业机构行政支持经验，最好具有法律领域经验；或至少一年支持Williams Lea客户运营的经验
- 正规教育或培训经历可替代工作经验
- 近期具有全面的电子文件提交和送达经验
- 具有通过指定平台和法院门户管理州、联邦及仲裁文件提交的实操经验
- 精通Microsoft Word、Excel和PowerPoint
- 具备良好的键盘操作和打字能力
- 能够排查相关软件问题
- 熟悉行政支持软件
- 注重细节，能够同时管理多个项目
- 具有通过Court Call、Court Connect、Journal Technologies Court Portal或类似系统安排电话和虚拟出庭的经验
- 具备较强的组织能力
- 能够满足截止期限并及时完成项目
- 能够谨慎且专业地管理敏感及高度机密文件
- 能够根据业务需求和政策进行合理判断和决策
- 具备有效的问题解决能力，并能适当升级问题
- 能够在紧迫期限下保持镇定
- 能够独立工作并开展团队协作
- 能够在快节奏环境中取得成功
- 具备专业的书面和口头沟通能力
- 熟练使用所需的设备、技术、软件和硬件
- 自我驱动，态度积极
- 具备良好的客户服务能力
- 必须支持西海岸地区，包括加利福尼亚州
福利待遇
- 医疗、牙科和视力保险
- 带薪休假
- 残疾保险
- 401(k)计划及公司配比缴款
- 人寿保险
- 自愿补充保险选项
- 育儿假
- 收养援助
- 学费援助
- 雇主及合作伙伴折扣
- 总薪酬可能包括加班费、轮班差额、临时召回费或待命费