RR Donnelley offre soluzioni di marketing, imballaggio, stampa e catena di approvvigionamento per le organizzazioni che gestiscono le comunicazioni e le esperienze dei propri clienti. I suoi servizi includono l’esecuzione creativa e la consulenza sui processi aziendali, aiutando i clienti a coordinare i punti di contatto lungo tutto il percorso del cliente e tenendo conto dell’impatto ambientale. L’azienda serve clienti in tutto il mondo grazie a una forza lavoro di 32.000 dipendenti distribuiti in 28 Paesi, supportando organizzazioni che vanno dalle aziende della Fortune 100 ad altre grandi imprese.
Associato amministrativo senior, servizi legali — remoto in Oregon
Fornisce supporto legale e amministrativo da remoto in Oregon attraverso depositi giudiziari, ricerca legale, preparazione di atti, gestione documentale, pianificazione e assistenza ai clienti. Supporta le attività di marketing, imballaggio, stampa e servizi aziendali di RRD.
Descrizione
- Gestisce i flussi di lavoro legali, inclusi i depositi giudiziari elettronici, le notifiche tramite portali statali e federali e la ricerca legale
- Svolge attività di ricerca e recupero di casi utilizzando Lexis, Westlaw e PACER
- Prepara i materiali di discovery e i fascicoli di base per il contenzioso
- Formatta gli atti processuali secondo i requisiti stilistici dello studio
- Pianifica le udienze giudiziarie
- Gestisce i documenti con Adobe Acrobat e DocuSign
- Supervisiona le riconciliazioni delle spese PCard e l’elaborazione dei moduli giudiziari
- Verifica che gli ordini di lavoro siano completi prima dell’inizio delle attività
- Esamina le richieste di lavoro e monitora il completamento per l’intero ciclo dell’attività
- Risponde alle linee telefoniche e fornisce assistenza ai clienti
- Modifica e trascrive documenti
- Inserisce dati relativi a spese, ore, fatture e altre attività amministrative
- Organizza prenotazioni, riunioni, sale conferenze, servizi audiovisivi, ospitalità, viaggi e servizi di concierge
- Registra le attività di supporto amministrativo in registri o sistemi di monitoraggio
- Segnala problemi relativi a lavori o scadenze ai membri del team, ai responsabili, ai supervisori o ai clienti
- Protegge le informazioni riservate dell’azienda e dei clienti
- Completa il lavoro entro le scadenze di accettazione, elaborazione e consegna
- Risolva i problemi di base delle apparecchiature
- Collabora alla creazione di piani di formazione e mappe dei processi
- Eroga i piani di formazione a un team amministrativo
- Agisce come esperto di riferimento e risorsa per i dipendenti junior
- Comunica con i clienti di persona, per telefono, video o per via elettronica
- Stabilisce le priorità del flusso di lavoro
- Esegue controlli di qualità sul proprio lavoro e su quello dei colleghi
- Rispetta le politiche di Williams Lea e della sede del cliente
- Utilizza apparecchiature e forniture in modo efficiente
- Svolge ulteriori mansioni assegnate
Requisiti
- Diploma di scuola superiore o qualifica equivalente
- Almeno due anni di esperienza nel supporto amministrativo presso un’organizzazione professionale, preferibilmente legale, oppure un anno di esperienza nel supporto alle attività di un cliente Williams Lea
- L’istruzione o la formazione formale possono sostituire l’esperienza
- Esperienza recente e completa con depositi e notifiche elettronici
- Esperienza pratica nella gestione di depositi statali, federali e arbitrali tramite piattaforme designate e portali giudiziari
- Conoscenza avanzata di Microsoft Word, Excel e PowerPoint
- Ottime capacità di utilizzo della tastiera e di dattilografia
- Capacità di risolvere i problemi del software pertinente
- Familiarità con i software di supporto amministrativo
- Grande attenzione ai dettagli e capacità di gestire più progetti contemporaneamente
- Esperienza nella pianificazione di udienze telefoniche e virtuali tramite Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal o sistemi comparabili
- Ottime capacità organizzative
- Capacità di rispettare le scadenze e completare tempestivamente i progetti
- Capacità di gestire documenti sensibili e altamente riservati con discrezione e professionalità
- Buon giudizio e capacità decisionale in linea con le esigenze aziendali e le politiche
- Efficaci capacità di risoluzione dei problemi e di escalation appropriata delle questioni
- Capacità di mantenere la calma in presenza di scadenze immediate
- Capacità di lavorare in autonomia e in collaborazione
- Capacità di operare con successo in un ambiente dinamico
- Competenze professionali di comunicazione scritta e verbale
- Padronanza delle apparecchiature, della tecnologia, dei software e dell’hardware richiesti
- Approccio autonomo e atteggiamento positivo
- Comprovata capacità di assistenza ai clienti
- È necessario supportare la costa occidentale, inclusa la California
Benefit
- Assicurazione medica, dentistica e oculistica
- Ferie e permessi retribuiti
- Assicurazione per invalidità
- Piano 401(k) con contributo aziendale
- Assicurazione sulla vita
- Opzioni volontarie di assicurazione integrativa
- Congedo parentale
- Assistenza per l’adozione
- Contributo per le tasse scolastiche
- Sconti per dipendenti e partner
- La retribuzione complessiva può includere compensi per straordinari, differenziali di turno, chiamata o reperibilità