RR Donnelley propose des solutions de marketing, d’emballage, d’impression et de chaîne d’approvisionnement aux organisations qui gèrent les communications et l’expérience de leurs clients. Ses services couvrent l’exécution créative et le conseil en processus métiers, aidant ses clients à coordonner les points de contact tout au long du parcours client, tout en prenant en compte l’impact environnemental. L’entreprise sert des clients dans le monde entier grâce à une équipe de 32 000 collaborateurs répartis dans 28 pays, au service d’organisations allant des entreprises du classement Fortune 100 à d’autres grandes entreprises.
Associé administratif senior, services juridiques — télétravail en Oregon
Fournit un soutien juridique et administratif à distance en Oregon grâce aux dépôts judiciaires, aux recherches juridiques, à la préparation d’actes, à la gestion documentaire, à la planification et au service client. Soutient les activités de marketing, d’emballage, d’impression et de services aux entreprises de RRD.
Description
- Gère les flux de travail juridiques, notamment les dépôts judiciaires électroniques, les significations par les portails des États et fédéraux et les recherches juridiques
- Effectue des recherches et récupère des dossiers à l’aide de Lexis, Westlaw et PACER
- Prépare les documents de discovery et les dossiers de base pour les litiges
- Met en forme les actes de procédure conformément aux exigences stylistiques du cabinet
- Planifie les audiences judiciaires
- Gère les documents avec Adobe Acrobat et DocuSign
- Supervise les rapprochements de dépenses PCard et le traitement des formulaires judiciaires
- Vérifie que les bons de travail sont complets avant le début des travaux
- Examine les demandes de travail et suit leur achèvement pendant tout le cycle de la tâche
- Répond aux appels téléphoniques et assure le service client
- Modifie et transcrit des documents
- Saisit les données relatives aux dépenses, aux heures, aux factures et à d’autres tâches administratives
- Organise les réservations, les réunions, les salles de conférence, l’audiovisuel, l’hospitalité, les déplacements et les services de conciergerie
- Consigne les activités de soutien administratif dans des journaux ou des systèmes de suivi
- Signale les problèmes liés aux travaux ou aux échéances aux membres de l’équipe, aux référents, aux superviseurs ou aux clients
- Protège les informations confidentielles de l’entreprise et des clients
- Achève les travaux dans les délais d’acceptation, de traitement et de livraison
- Résout les problèmes élémentaires liés aux équipements
- Contribue aux plans de formation et aux cartographies de processus
- Dispense les formations prévues à une équipe administrative
- Agit comme référent et ressource pour les employés juniors
- Communique avec les clients en personne, par téléphone, visioconférence ou voie électronique
- Définit les priorités du flux de travail
- Effectue des contrôles qualité sur son propre travail et celui de ses collègues
- Respecte les politiques de Williams Lea et du site client
- Utilise efficacement les équipements et les fournitures
- Accomplit les autres tâches confiées
Exigences
- Diplôme d’études secondaires ou qualification équivalente
- Au moins deux ans d’expérience en soutien administratif dans une organisation professionnelle, de préférence juridique, ou un an d’expérience auprès d’une activité client de Williams Lea
- Une formation ou des études formelles peuvent remplacer l’expérience
- Expérience récente et approfondie des dépôts et significations électroniques
- Expérience pratique de la gestion des dépôts auprès des États, des autorités fédérales et de l’arbitrage via les plateformes désignées et les portails judiciaires
- Maîtrise avancée de Microsoft Word, Excel et PowerPoint
- Excellentes aptitudes au clavier et à la saisie
- Capacité à résoudre les problèmes liés aux logiciels concernés
- Connaissance des logiciels de soutien administratif
- Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs projets simultanément
- Expérience de la planification d’audiences téléphoniques et virtuelles via Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal ou des systèmes comparables
- Solides capacités d’organisation
- Capacité à respecter les échéances et à achever rapidement les projets
- Capacité à gérer des documents sensibles et hautement confidentiels avec discrétion et professionnalisme
- Bon jugement et capacité de décision en accord avec les besoins de l’entreprise et les politiques
- Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à faire remonter les problèmes de manière appropriée
- Capacité à rester calme face à des échéances immédiates
- Capacité à travailler de manière autonome et collaborative
- Capacité à réussir dans un environnement dynamique
- Compétences professionnelles en communication écrite et orale
- Maîtrise des équipements, technologies, logiciels et matériels requis
- Esprit autonome et attitude positive
- Aptitudes démontrées en matière de service client
- Doit soutenir la côte Ouest, notamment la Californie
Avantages
- Assurance médicale, dentaire et optique
- Congés payés
- Assurance invalidité
- Plan 401(k) avec abondement de l’entreprise
- Assurance vie
- Options volontaires d’assurance complémentaire
- Congé parental
- Aide à l’adoption
- Aide aux frais de scolarité
- Réductions pour les employés et les partenaires
- La rémunération totale peut inclure des heures supplémentaires, une prime de quart, une rémunération d’appel ou d’astreinte