RR Donnelley dostarcza rozwiązania w zakresie marketingu, opakowań, poligrafii i łańcucha dostaw dla organizacji zarządzających komunikacją z klientami i ich doświadczeniami. Usługi firmy obejmują realizację projektów kreatywnych oraz doradztwo w zakresie procesów biznesowych, pomagając klientom koordynować punkty kontaktu z klientami na całej ich ścieżce, z uwzględnieniem wpływu na środowisko. Firma obsługuje klientów na całym świecie, zatrudniając 32 000 pracowników w 28 krajach i wspierając organizacje od przedsiębiorstw z listy Fortune 100 po inne duże firmy.
Starszy specjalista administracyjny, usługi prawne — praca zdalna w Oregonie
Zapewniaj zdalne wsparcie prawne i administracyjne w Oregonie, obejmujące składanie dokumentów sądowych, badania prawne, przygotowywanie pism procesowych, zarządzanie dokumentami, planowanie i obsługę klienta. Wspieraj działalność RRD w zakresie marketingu, opakowań, druku i usług biznesowych.
Opis
- Obsługiwać procesy prawne, w tym elektroniczne składanie dokumentów sądowych, doręczanie za pośrednictwem portali stanowych i federalnych oraz badania prawne
- Prowadzić badania spraw i wyszukiwać dokumenty przy użyciu Lexis, Westlaw i PACER
- Przygotowywać materiały dotyczące ujawniania dowodów i zestawy dokumentów procesowych
- Formatować pisma procesowe zgodnie z wymaganiami stylu kancelarii
- Planować terminy rozpraw
- Zarządzać dokumentami za pomocą Adobe Acrobat i DocuSign
- Nadzorować uzgadnianie wydatków PCard i przetwarzanie formularzy sądowych
- Sprawdzać kompletność zleceń przed rozpoczęciem pracy
- Przeglądać zgłoszenia i monitorować ich realizację przez cały cykl życia zadania
- Obsługiwać linie telefoniczne i zapewniać wsparcie klienta
- Edytować i transkrybować dokumenty
- Wprowadzać dane dotyczące wydatków, czasu pracy, faktur i inne dane administracyjne
- Organizować rezerwacje, spotkania, sale konferencyjne, sprzęt audio-wideo, obsługę gości, podróże i usługi concierge
- Rejestrować działania administracyjne w dziennikach lub systemach śledzenia
- Zgłaszać członkom zespołu, liderom, przełożonym lub klientom problemy ze zleceniami albo terminami
- Chronić poufne informacje firmy i klientów
- Wykonywać pracę w terminach przyjęcia, przetwarzania i dostawy
- Rozwiązywać podstawowe problemy ze sprzętem
- Pomagać w tworzeniu planów szkoleń i map procesów
- Przekazywać plany szkoleń zespołowi administratorów
- Pełnić funkcję eksperta merytorycznego i źródła wsparcia dla młodszych pracowników
- Kontaktować się z klientami osobiście, telefonicznie, podczas wideokonferencji lub elektronicznie
- Ustalać priorytety przepływu pracy
- Kontrolować jakość własnej pracy i pracy współpracowników
- Przestrzegać zasad Williams Lea oraz polityk obowiązujących w siedzibie klienta
- Efektywnie korzystać ze sprzętu i materiałów eksploatacyjnych
- Wykonywać dodatkowe powierzone zadania
Wymagania
- Wykształcenie średnie lub równoważne kwalifikacje
- Co najmniej dwa lata doświadczenia we wsparciu administracyjnym w organizacji profesjonalnej, najlepiej prawnej, albo rok doświadczenia we wspieraniu operacji klienta Williams Lea
- Formalne wykształcenie lub szkolenie może zastąpić doświadczenie
- Niedawne, kompleksowe doświadczenie w elektronicznym składaniu dokumentów i ich doręczaniu
- Praktyczne doświadczenie w obsłudze dokumentów składanych w sądach stanowych i federalnych oraz dokumentów arbitrażowych za pośrednictwem wyznaczonych platform i portali sądowych
- Zaawansowana znajomość Microsoft Word, Excel i PowerPoint
- Bardzo dobra umiejętność obsługi klawiatury i pisania
- Umiejętność rozwiązywania problemów z odpowiednim oprogramowaniem
- Znajomość oprogramowania do wsparcia administracyjnego
- Duża dbałość o szczegóły i umiejętność jednoczesnego prowadzenia wielu projektów
- Doświadczenie w planowaniu telefonicznych i wirtualnych rozpraw za pośrednictwem Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal lub porównywalnych systemów
- Bardzo dobra organizacja pracy
- Umiejętność dotrzymywania terminów i szybkiego kończenia projektów
- Umiejętność dyskretnej i profesjonalnej pracy z wrażliwymi oraz ściśle poufnymi dokumentami
- Trafna ocena sytuacji i podejmowanie decyzji zgodnie z potrzebami biznesowymi i zasadami
- Skuteczne umiejętności rozwiązywania problemów i właściwego eskalowania kwestii
- Umiejętność zachowania spokoju pod presją pilnych terminów
- Umiejętność samodzielnej pracy i współpracy z innymi
- Umiejętność pracy w dynamicznym środowisku
- Profesjonalne umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Biegłość w obsłudze wymaganego sprzętu, technologii, oprogramowania i urządzeń komputerowych
- Samodzielność i pozytywne nastawienie
- Potwierdzone umiejętności obsługi klienta
- Wymagana jest obsługa zachodniego wybrzeża, w tym Kalifornii
Benefity
- Ubezpieczenie medyczne, dentystyczne i okulistyczne
- Płatny czas wolny
- Ubezpieczenie od niezdolności do pracy
- Plan 401(k) z dopłatami firmy
- Ubezpieczenie na życie
- Dobrowolne dodatkowe opcje ubezpieczeniowe
- Urlop rodzicielski
- Wsparcie w adopcji
- Dofinansowanie nauki
- Zniżki pracownicze i partnerskie
- Całkowite wynagrodzenie może obejmować dodatki za nadgodziny, pracę zmianową, wezwania lub dyżury