RR Donnelley מספקת פתרונות שיווק, אריזה, דפוס ושרשרת אספקה לארגונים המנהלים את תקשורת הלקוחות ואת חוויותיהם. שירותיה כוללים ביצוע יצירתי וייעוץ בתהליכים עסקיים, ומסייעים ללקוחות לתאם את נקודות המפגש עם הלקוחות לאורך מסע הלקוח, תוך התחשבות בהשפעה הסביבתית. החברה משרתת לקוחות ברחבי העולם באמצעות כוח עבודה של 32,000 עובדים ב-28 מדינות, ותומכת בארגונים החל מחברות Fortune 100 ועד ארגונים גדולים אחרים.
עמית/ת אדמיניסטרציה בכיר/ה, שירותים משפטיים — אורגון, עבודה מרחוק
מתן תמיכה משפטית ואדמיניסטרטיבית מרחוק באורגון באמצעות הגשות לבתי משפט, מחקר משפטי, כתבי טענות, ניהול מסמכים, תזמון ושירות לקוחות. תמיכה בפעילות השיווק, האריזה, הדפוס והשירותים העסקיים של RRD.
תיאור
- ניהול תהליכי עבודה משפטיים, כולל הגשות אלקטרוניות לבתי משפט, המצאה דרך פורטלים מדינתיים ופדרליים ומחקר משפטי
- ביצוע מחקר ואחזור מידע בתיקים באמצעות Lexis, Westlaw ו-PACER
- הכנת חומרי גילוי וקלסרי ליטיגציה
- עיצוב כתבי טענות בהתאם לדרישות הסגנון של המשרד
- תזמון הופעות בבית המשפט
- ניהול מסמכים באמצעות Adobe Acrobat ו-DocuSign
- פיקוח על התאמות הוצאות PCard ועיבוד טפסים שיפוטיים
- אימות שכרטיסי העבודה מלאים לפני תחילת העבודה
- סקירת בקשות עבודה ומעקב אחר השלמתן לאורך כל מחזור חיי המשימה
- מענה לקווי טלפון ומתן תמיכה ללקוחות
- עריכה ותמלול של מסמכים
- הזנת נתוני הוצאות, זמן, חשבוניות ונתונים אדמיניסטרטיביים אחרים
- סידור הזמנות, פגישות, חדרי ישיבות, ציוד אודיו-וידאו, אירוח, נסיעות ושירותי קונסיירז׳
- תיעוד פעילויות תמיכה אדמיניסטרטיביות ביומנים או במערכות מעקב
- דיווח על חששות בנוגע למשימות או למועדים לחברי צוות, מובילים, מנהלים או לקוחות
- הגנה על מידע חסוי של החברה ושל הלקוחות
- השלמת העבודה במסגרת המועדים לקבלה, עיבוד ומסירה
- פתרון תקלות ציוד בסיסיות
- סיוע בתוכניות הדרכה ובמפות תהליכים
- העברת תוכניות הדרכה לצוות אדמיניסטרטיבי
- שמש כמומחה/ית תוכן ומשאב לעובדים זוטרים
- תקשורת עם לקוחות פנים אל פנים, בטלפון, בווידאו או באמצעים אלקטרוניים
- קביעת סדרי עדיפויות בתהליכי העבודה
- ביצוע בדיקות איכות על העבודה האישית ועל עבודת עמיתים
- ציות למדיניות Williams Lea ולמדיניות באתרי הלקוחות
- שימוש יעיל בציוד ובחומרים
- ביצוע מטלות נוספות שהוקצו
דרישות
- תעודת בגרות או הסמכה שוות ערך
- לפחות שנתיים ניסיון בתמיכה אדמיניסטרטיבית בארגון מקצועי, רצוי משפטי, או שנה אחת בתמיכה בפעילות לקוח של Williams Lea
- השכלה או הכשרה רשמית עשויות להחליף ניסיון
- ניסיון עדכני ומקיף בהגשה ובהמצאה אלקטרוניות
- ניסיון מעשי בניהול הגשות מדינתיות, פדרליות ובוררות באמצעות פלטפורמות ייעודיות ופורטלים של בתי משפט
- שליטה מתקדמת ב-Microsoft Word, Excel ו-PowerPoint
- יכולת הקלדה ושימוש במקלדת ברמה גבוהה
- יכולת לאבחן ולפתור בעיות תוכנה רלוונטיות
- היכרות עם תוכנות תמיכה אדמיניסטרטיביות
- תשומת לב גבוהה לפרטים ויכולת לנהל כמה פרויקטים במקביל
- ניסיון בתזמון הופעות טלפוניות ווירטואליות בבית המשפט באמצעות Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal או מערכות דומות
- יכולת ארגונית גבוהה
- יכולת לעמוד במועדים ולהשלים פרויקטים במהירות
- יכולת לנהל מסמכים רגישים וחסויים ביותר בדיסקרטיות ובמקצועיות
- שיקול דעת וקבלת החלטות בהתאם לצורכי העסק ולמדיניות
- מיומנויות יעילות בפתרון בעיות ובהסלמת סוגיות באופן מתאים
- יכולת להישאר רגוע/ה תחת מועדים מיידיים
- יכולת לעבוד באופן עצמאי ובשיתוף פעולה
- יכולת להצליח בסביבה מהירה
- מיומנויות תקשורת מקצועיות בכתב ובעל פה
- שליטה בציוד, בטכנולוגיה, בתוכנה ובחומרה הנדרשים
- גישה יוזמתית ויחס חיובי
- יכולת מוכחת במתן שירות לקוחות
- נדרשת תמיכה בחוף המערבי, כולל קליפורניה
הטבות
- ביטוח רפואי, שיניים וראייה
- חופשה בתשלום
- ביטוח אובדן כושר עבודה
- תוכנית 401(k) עם התאמת הפרשות מצד החברה
- ביטוח חיים
- אפשרויות לביטוח משלים מרצון
- חופשת הורות
- סיוע באימוץ
- סיוע בשכר לימוד
- הנחות מהמעסיק ומשותפים
- התגמול הכולל עשוי לכלול תשלום עבור שעות נוספות, הפרשי משמרות, קריאה או כוננות