RR Donnelley надає рішення у сфері маркетингу, пакування, друку та ланцюгів постачання для організацій, які керують комунікаціями з клієнтами та клієнтським досвідом. Послуги компанії охоплюють творчу реалізацію та консалтинг бізнес-процесів, допомагаючи клієнтам координувати взаємодію з клієнтами протягом усього шляху, водночас зважаючи на вплив на довкілля. Компанія обслуговує клієнтів у всьому світі, маючи 32 000 працівників у 28 країнах, і підтримує організації — від компаній зі списку Fortune 100 до інших великих підприємств.
Старший адміністративний спеціаліст, юридичні послуги — віддалена робота в Орегоні
Надавайте віддалену юридичну й адміністративну підтримку в Орегоні: судові подання, юридичні дослідження, підготовка процесуальних документів, керування документами, планування та робота з клієнтами. Підтримуйте маркетингові, пакувальні, поліграфічні та сервісні операції RRD.
Опис
- Виконувати юридичні процеси, зокрема електронне подання документів до суду, вручення документів через портали судів штатів і федеральних судів, а також юридичні дослідження
- Проводити дослідження справ і пошук документів за допомогою Lexis, Westlaw і PACER
- Готувати матеріали для розкриття доказів і робочі комплекти для судових процесів
- Форматувати процесуальні документи відповідно до вимог фірмового стилю
- Планувати судові засідання
- Керувати документами за допомогою Adobe Acrobat і DocuSign
- Контролювати звірку витрат за PCard та обробку судових форм
- Перевіряти повноту робочих заявок до початку виконання робіт
- Перевіряти запити на виконання робіт і відстежувати їх виконання протягом усього життєвого циклу завдання
- Відповідати на телефонні дзвінки та надавати клієнтську підтримку
- Редагувати документи та виконувати транскрибування
- Вносити дані про витрати, робочий час, рахунки та інші адміністративні дані
- Організовувати бронювання, зустрічі, конференц-зали, аудіо- та відеообладнання, кейтеринг, подорожі та послуги консьєржа
- Реєструвати адміністративні дії в журналах або системах відстеження
- Повідомляти членам команди, керівникам, супервайзерам або клієнтам про проблеми із завданнями чи строками
- Захищати конфіденційну інформацію компанії та клієнтів
- Виконувати роботу в установлені строки приймання, обробки та доставки
- Усунення базових несправностей обладнання
- Допомагати в розробленні планів навчання та карт процесів
- Передавати плани навчання команді адміністраторів
- Бути експертом із предметної області та ресурсом для молодших працівників
- Спілкуватися з клієнтами особисто, телефоном, відеозв’язком або в електронному форматі
- Визначати пріоритети робочих процесів
- Проводити перевірки якості власної роботи та роботи колег
- Дотримуватися правил Williams Lea і політик на території клієнта
- Ефективно використовувати обладнання та витратні матеріали
- Виконувати інші доручення
Вимоги
- Диплом про закінчення середньої школи або рівноцінна кваліфікація
- Щонайменше два роки досвіду адміністративної підтримки в професійній організації, бажано юридичній, або один рік підтримки клієнтської операції Williams Lea
- Формальна освіта або навчання можуть замінити досвід роботи
- Нещодавній ґрунтовний досвід електронного подання документів і їх вручення
- Практичний досвід ведення подань у судах штатів і федеральних судах, а також арбітражних подань через визначені платформи та судові портали
- Високий рівень володіння Microsoft Word, Excel і PowerPoint
- Висока швидкість і точність роботи на клавіатурі
- Уміння усувати проблеми у відповідному програмному забезпеченні
- Знання програмного забезпечення для адміністративної підтримки
- Висока уважність до деталей і здатність одночасно керувати кількома проєктами
- Досвід планування телефонних і віртуальних судових засідань через Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal або порівнянні системи
- Сильні організаційні навички
- Здатність дотримуватися строків і своєчасно завершувати проєкти
- Здатність тактовно та професійно працювати з чутливими й суворо конфіденційними документами
- Зважене судження та ухвалення рішень відповідно до потреб бізнесу й політики
- Ефективні навички розв’язання проблем і належна ескалація питань
- Здатність зберігати спокій за умов нагальних строків
- Здатність працювати самостійно та в команді
- Здатність успішно працювати в динамічному середовищі
- Професійні навички письмової та усної комунікації
- Володіння необхідним обладнанням, технологіями, програмним і апаратним забезпеченням
- Самостійність і позитивне ставлення до роботи
- Підтверджені навички обслуговування клієнтів
- Необхідно підтримувати Західне узбережжя, зокрема Каліфорнію
Переваги
- Медичне, стоматологічне страхування та страхування зору
- Оплачувана відпустка
- Страхування на випадок непрацездатності
- План 401(k) із внесками компанії
- Страхування життя
- Добровільні додаткові варіанти страхування
- Відпустка для батьків
- Допомога з усиновленням
- Допомога в оплаті навчання
- Знижки від роботодавця та партнерів
- Загальна компенсація може включати оплату понаднормової роботи, доплату за зміну, оплату виклику або чергування