RR Donnelley bietet Marketing-, Verpackungs-, Druck- und Supply-Chain-Lösungen für Organisationen, die Kundenkommunikation und Kundenerlebnisse gestalten. Das Leistungsspektrum reicht von der kreativen Umsetzung bis zur Beratung zu Geschäftsprozessen. Damit unterstützt das Unternehmen seine Kunden dabei, die verschiedenen Kontaktpunkte entlang der gesamten Customer Journey zu koordinieren und zugleich die Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen. RR Donnelley betreut weltweit Kunden und beschäftigt 32.000 Mitarbeitende in 28 Ländern. Zu den Kunden zählen Fortune-100-Unternehmen und andere Großunternehmen.
Senior Verwaltungsmitarbeiter, Rechtsdienstleistungen — Remote in Oregon
Unterstützen Sie remote in Oregon bei Gerichtsverfahren und Verwaltungsaufgaben durch Gerichtseinreichungen, juristische Recherchen, Schriftsätze, Dokumentenverwaltung, Terminplanung und Kundenservice. Unterstützen Sie die Marketing-, Verpackungs-, Druck- und Geschäftsdienstleistungsabläufe von RRD.
Beschreibung
- Bearbeitung juristischer Abläufe, einschließlich elektronischer Gerichtseinreichungen, Zustellungen über staatliche und bundesstaatliche Portale sowie juristischer Recherchen
- Durchführung von Fallrecherchen und Abrufen von Informationen mit Lexis, Westlaw und PACER
- Vorbereitung von Beweismitteln und Grundgerüsten für Rechtsstreitigkeiten
- Formatierung von Schriftsätzen gemäß den Stilvorgaben der Kanzlei
- Planung von Gerichtsterminen
- Verwaltung von Dokumenten mit Adobe Acrobat und DocuSign
- Überwachung von PCard-Spesenabrechnungen und der Bearbeitung gerichtlicher Formulare
- Überprüfung, ob Arbeitsaufträge vor Arbeitsbeginn vollständig sind
- Prüfung von Arbeitsanfragen und Überwachung der Erledigung über den gesamten Aufgabenlebenszyklus
- Entgegennahme von Telefonanrufen und Kundenbetreuung
- Bearbeitung und Transkription von Dokumenten
- Erfassung von Ausgaben-, Zeit-, Rechnungs- und sonstigen Verwaltungsdaten
- Organisation von Reservierungen, Besprechungen, Konferenzräumen, A/V-Technik, Bewirtung, Reisen und Concierge-Dienstleistungen
- Dokumentation administrativer Unterstützungsleistungen in Protokollen oder Nachverfolgungssystemen
- Meldung von Problemen mit Aufträgen oder Fristen an Teammitglieder, Teamleitungen, Vorgesetzte oder Kunden
- Schutz vertraulicher Unternehmens- und Kundendaten
- Erledigung der Arbeiten innerhalb der Fristen für Annahme, Bearbeitung und Lieferung
- Behebung grundlegender Geräteprobleme
- Mitarbeit an Schulungsplänen und Prozessdarstellungen
- Vermittlung von Schulungsplänen an ein Verwaltungsteam
- Tätigkeit als Fachexperte und Ansprechpartner für jüngere Mitarbeitende
- Kommunikation mit Kunden persönlich, telefonisch, per Video oder elektronisch
- Festlegung von Workflow-Prioritäten
- Durchführung von Qualitätskontrollen der eigenen Arbeit und der Arbeit von Kollegen
- Einhaltung der Richtlinien von Williams Lea und des Kundenstandorts
- Effiziente Nutzung von Geräten und Verbrauchsmaterialien
- Übernahme weiterer zugewiesener Aufgaben
Anforderungen
- Abitur oder gleichwertige Qualifikation
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung in einer professionellen Organisation, vorzugsweise im Rechtsbereich, oder ein Jahr Erfahrung in der Unterstützung eines Williams-Lea-Kundenbetriebs
- Formale Ausbildung oder Schulungen können Berufserfahrung ersetzen
- Aktuelle, umfassende Erfahrung mit elektronischer Einreichung und Zustellung
- Praktische Erfahrung mit der Verwaltung staatlicher, bundesstaatlicher und schiedsgerichtlicher Einreichungen über dafür vorgesehene Plattformen und Gerichtsportale
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Word, Excel und PowerPoint
- Sehr gute Tastatur- und Schreibfähigkeiten
- Fähigkeit zur Fehlerbehebung bei relevanten Softwareproblemen
- Vertrautheit mit Software für administrative Unterstützungsaufgaben
- Ausgeprägte Detailgenauigkeit und Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten
- Erfahrung mit der Planung telefonischer und virtueller Gerichtstermine über Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal oder vergleichbare Systeme
- Ausgeprägtes Organisationstalent
- Fähigkeit, Fristen einzuhalten und Projekte zeitnah abzuschließen
- Fähigkeit, sensible und streng vertrauliche Dokumente diskret und professionell zu verwalten
- Gutes Urteilsvermögen und Entscheidungsfähigkeit im Einklang mit geschäftlichen Anforderungen und Richtlinien
- Ausgeprägte Problemlösungskompetenz und angemessene Eskalation von Problemen
- Fähigkeit, auch unter unmittelbarem Zeitdruck ruhig zu bleiben
- Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten
- Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu sein
- Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Sicherer Umgang mit erforderlichen Geräten, Technologien, Software und Hardware
- Selbstständige Arbeitsweise und positive Einstellung
- Nachgewiesene Kundenservicekompetenz
- Unterstützung der Westküste, einschließlich Kalifornien, erforderlich
Zusatzleistungen
- Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung
- Bezahlte Freistellung
- Invaliditätsversicherung
- 401(k)-Plan mit Arbeitgeberzuschuss
- Lebensversicherung
- Freiwillige Zusatzversicherungen
- Elternzeit
- Unterstützung bei Adoptionen
- Unterstützung bei Studiengebühren
- Rabatte bei Arbeitgebern und Partnern
- Die Gesamtvergütung kann Überstundenvergütung, Schichtzulagen, Vergütung für kurzfristige Einsätze oder Bereitschaftsdienst umfassen