RR Donnelley leverer løsninger innen markedsføring, emballasje, trykk og forsyningskjeder for organisasjoner som håndterer kundekommunikasjon og kundeopplevelser. Tjenestene omfatter kreativ gjennomføring og rådgivning innen forretningsprosesser, og hjelper kundene med å samordne kontaktpunkter gjennom hele kundereisen samtidig som det tas hensyn til miljøpåvirkning. Selskapet betjener kunder over hele verden gjennom 32 000 medarbeidere i 28 land og støtter organisasjoner fra Fortune 100-selskaper til andre store konsern.
Senior administrativ medarbeider, juridiske tjenester – fjernarbeid i Oregon
Lever juridisk og administrativ støtte på avstand i Oregon gjennom rettsinnleveringer, juridisk research, prosesskriv, dokumenthåndtering, planlegging og klientservice. Støtt RRDs virksomhet innen markedsføring, emballasje, trykk og forretningstjenester.
Beskrivelse
- Håndter juridiske arbeidsflyter, inkludert elektroniske rettsinnleveringer, forkynnelse gjennom statlige og føderale portaler samt juridisk research
- Utfør saksresearch og hent dokumenter ved hjelp av Lexis, Westlaw og PACER
- Forbered discovery-materiale og prosessmaler
- Formater prosesskriv i henhold til virksomhetens stilkrav
- Planlegg rettsmøter
- Håndter dokumenter med Adobe Acrobat og DocuSign
- Følg opp avstemminger av PCard-utgifter og behandling av rettslige skjemaer
- Kontroller at arbeidsordrer er komplette før arbeidet starter
- Gå gjennom arbeidsforespørsler og følg opp fullføringen gjennom hele oppgavens livssyklus
- Besvar telefonlinjer og yte kundestøtte
- Rediger og transkriber dokumenter
- Registrer utgifts-, tids-, faktura- og andre administrative data
- Ordne reservasjoner, møter, konferanserom, A/V, vertskap, reiser og conciergetjenester
- Registrer administrative støtteaktiviteter i logger eller sporingssystemer
- Rapporter problemer med arbeidsoppgaver eller frister til teammedlemmer, teamledere, veiledere eller klienter
- Beskytt konfidensiell informasjon om virksomheten og klientene
- Fullfør arbeidet innen fristene for godkjenning, behandling og levering
- Løs grunnleggende utstyrsproblemer
- Bistå med opplæringsplaner og prosesskart
- Levere opplæringsplaner til et administratorteam
- Være fagekspert og ressurs for junior medarbeidere
- Kommuniser med klienter personlig, på telefon, via video eller elektronisk
- Fastsett prioriteringer for arbeidsflyten
- Utfør kvalitetskontroller av eget arbeid og kollegers arbeid
- Følg Williams Leas og klientens retningslinjer på arbeidsstedet
- Bruk utstyr og materiell effektivt
- Utfør andre tildelte oppgaver
Krav
- Videregående opplæring eller tilsvarende kvalifikasjon
- Minst to års erfaring med administrativ støtte i en profesjonell organisasjon, helst juridisk, eller ett års erfaring med å støtte en Williams Lea-klientoperasjon
- Formell utdanning eller opplæring kan erstatte erfaring
- Nylig og omfattende erfaring med elektronisk innlevering og forkynnelse
- Praktisk erfaring med å håndtere statlige, føderale og voldgiftsinnleveringer gjennom angitte plattformer og rettsportaler
- Avanserte ferdigheter i Microsoft Word, Excel og PowerPoint
- Gode tastatur- og skriveferdigheter
- Evne til å feilsøke relevante programvareproblemer
- Kjennskap til programvare for administrativ støtte
- Stor sans for detaljer og evne til å håndtere flere prosjekter samtidig
- Erfaring med å planlegge telefoniske og virtuelle rettsmøter gjennom Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal eller tilsvarende systemer
- Gode organisatoriske evner
- Evne til å overholde frister og fullføre prosjekter raskt
- Evne til å håndtere sensitive og svært konfidensielle dokumenter med diskresjon og profesjonalitet
- God dømmekraft og beslutningsevne i tråd med virksomhetens behov og retningslinjer
- Gode problemløsningsevner og hensiktsmessig eskalering av problemer
- Evne til å beholde roen under umiddelbare frister
- Evne til å arbeide selvstendig og sammen med andre
- Evne til å lykkes i et arbeidsmiljø med høyt tempo
- Profesjonelle skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- Ferdigheter i nødvendig utstyr, teknologi, programvare og maskinvare
- Selvstendig arbeidsform og positiv holdning
- Dokumenterte kundeserviceferdigheter
- Må støtte vestkysten, inkludert California
Fordeler
- Helse-, tann- og synsforsikring
- Betalt fri
- Uføreforsikring
- 401(k)-ordning med arbeidsgivermatching
- Livsforsikring
- Frivillige supplerende forsikringsalternativer
- Foreldrepermisjon
- Adopsjonsstøtte
- Utdanningsstøtte
- Rabatter hos arbeidsgiver og samarbeidspartnere
- Den samlede kompensasjonen kan omfatte overtidsbetaling, skifttillegg, betaling for tilkalling eller beredskapsvakt