RR Donnelley biedt oplossingen op het gebied van marketing, verpakkingen, drukwerk en supply chain voor organisaties die klantcommunicatie en klantervaringen beheren. De dienstverlening omvat zowel creatieve uitvoering als advies over bedrijfsprocessen. Daarmee helpt het bedrijf klanten om contactmomenten gedurende de hele klantreis op elkaar af te stemmen en tegelijkertijd rekening te houden met de impact op het milieu. RR Donnelley bedient klanten wereldwijd met 32.000 medewerkers in 28 landen. Het bedrijf ondersteunt organisaties variërend van Fortune 100-ondernemingen tot andere grote bedrijven.
Senior Administratief Medewerker, Juridische Diensten — Op afstand in Oregon
Bied op afstand in Oregon juridische en administratieve ondersteuning via rechtbankindieningen, juridisch onderzoek, processtukken, documentbeheer, planning en klantenservice. Ondersteun de marketing-, verpakkings-, print- en zakelijke dienstverlening van RRD.
Beschrijving
- Juridische werkprocessen afhandelen, waaronder elektronische indiening bij rechtbanken, betekening via staats- en federale portalen en juridisch onderzoek
- Dossiers onderzoeken en informatie opvragen met Lexis, Westlaw en PACER
- Bewijsmateriaal en basisdossiers voor rechtszaken voorbereiden
- Processtukken opmaken volgens de stijlvereisten van het kantoor
- Zittingen plannen
- Documenten beheren met Adobe Acrobat en DocuSign
- Toezicht houden op PCard-onkostendeclaraties en de verwerking van gerechtelijke formulieren
- Controleren of werkbonnen volledig zijn voordat het werk begint
- Werkverzoeken beoordelen en de voortgang gedurende de volledige levenscyclus van taken bewaken
- Telefoonlijnen beantwoorden en klantenservice bieden
- Documenten bewerken en transcriberen
- Uitgaven-, uren-, factuur- en andere administratieve gegevens invoeren
- Reserveringen, vergaderingen, conferentieruimten, A/V, hospitality, reizen en conciërgediensten regelen
- Administratieve ondersteuningsactiviteiten vastleggen in logboeken of volgsystemen
- Problemen met opdrachten of deadlines melden aan teamleden, teamleiders, supervisors of klanten
- Vertrouwelijke bedrijfs- en klantinformatie beschermen
- Werk binnen de deadlines voor acceptatie, verwerking en levering voltooien
- Eenvoudige problemen met apparatuur oplossen
- Helpen bij trainingsplannen en procesoverzichten
- Trainingsplannen aan een administratief team verstrekken
- Optreden als inhoudelijk expert en vraagbaak voor junior medewerkers
- Persoonlijk, telefonisch, via video of elektronisch met klanten communiceren
- Prioriteiten voor werkprocessen bepalen
- Kwaliteitscontroles uitvoeren op het eigen werk en dat van collega's
- Het beleid van Williams Lea en de klantlocatie naleven
- Apparatuur en benodigdheden efficiënt gebruiken
- Aanvullende toegewezen taken uitvoeren
Vereisten
- Middelbareschooldiploma of gelijkwaardige kwalificatie
- Minimaal twee jaar ervaring met administratieve ondersteuning binnen een professionele organisatie, bij voorkeur in de juridische sector, of één jaar ervaring met ondersteuning van een Williams Lea-klantoperatie
- Formeel onderwijs of training kan ervaring vervangen
- Recente, uitgebreide ervaring met elektronisch indienen en betekenen
- Praktische ervaring met het beheren van indieningen bij staatsrechtbanken, federale rechtbanken en arbitrage-instanties via aangewezen platforms en rechtbankportalen
- Gevorderde beheersing van Microsoft Word, Excel en PowerPoint
- Sterke toetsenbord- en typevaardigheden
- Vermogen om problemen met relevante software op te lossen
- Bekendheid met software voor administratieve ondersteuning
- Sterke aandacht voor detail en vermogen om meerdere projecten gelijktijdig te beheren
- Ervaring met het plannen van telefonische en virtuele zittingen via Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal of vergelijkbare systemen
- Sterk organisatorisch vermogen
- Vermogen om deadlines te halen en projecten tijdig af te ronden
- Vermogen om gevoelige en zeer vertrouwelijke documenten discreet en professioneel te beheren
- Goed beoordelingsvermogen en besluitvaardigheid in lijn met bedrijfsbehoeften en beleid
- Effectieve probleemoplossingsvaardigheden en het op passende wijze escaleren van kwesties
- Vermogen om kalm te blijven onder directe tijdsdruk
- Vermogen om zelfstandig en samen te werken
- Vermogen om succesvol te functioneren in een dynamische omgeving
- Professionele schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
- Goede beheersing van vereiste apparatuur, technologie, software en hardware
- Zelfsturende werkhouding en positieve instelling
- Aantoonbare vaardigheid in klantenservice
- Ondersteuning van de westkust, inclusief Californië, is vereist
Voordelen
- Medische, tandheelkundige en oogzorgverzekering
- Betaald verlof
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering
- 401(k)-regeling met werkgeversbijdrage
- Levensverzekering
- Vrijwillige aanvullende verzekeringsopties
- Ouderschapsverlof
- Adoptievergoeding
- Bijdrage aan collegegeld
- Kortingen bij werkgever en partners
- De totale beloning kan bestaan uit overwerkvergoeding, ploegentoeslag, vergoeding voor oproepdiensten of beschikbaarheidsvergoeding