RR Donnelley menyediakan solusi pemasaran, pengemasan, percetakan, dan rantai pasok bagi organisasi yang mengelola komunikasi serta pengalaman pelanggan. Layanannya mencakup pelaksanaan kreatif dan konsultasi proses bisnis, membantu klien mengoordinasikan berbagai titik kontak pelanggan sepanjang perjalanan mereka sekaligus mempertimbangkan dampak lingkungan. Perusahaan ini melayani klien di seluruh dunia melalui 32.000 karyawan di 28 negara, dengan dukungan bagi organisasi mulai dari perusahaan Fortune 100 hingga perusahaan besar lainnya.
Asisten Administratif Senior, Layanan Hukum — Oregon Jarak Jauh
Memberikan dukungan hukum dan administratif jarak jauh di Oregon melalui pengajuan dokumen ke pengadilan, riset hukum, penyusunan dokumen litigasi, pengelolaan dokumen, penjadwalan, dan layanan klien. Mendukung operasional pemasaran, pengemasan, percetakan, dan layanan bisnis RRD.
Deskripsi
- Menangani alur kerja hukum, termasuk pengajuan elektronik ke pengadilan, penyampaian dokumen melalui portal negara bagian dan federal, serta riset hukum
- Melakukan riset dan pengambilan data perkara menggunakan Lexis, Westlaw, dan PACER
- Menyiapkan materi penemuan bukti dan berkas awal litigasi
- Memformat dokumen litigasi sesuai persyaratan gaya firma
- Menjadwalkan persidangan
- Mengelola dokumen menggunakan Adobe Acrobat dan DocuSign
- Mengawasi rekonsiliasi biaya PCard dan pemrosesan formulir peradilan
- Memastikan tiket pekerjaan lengkap sebelum pekerjaan dimulai
- Meninjau permintaan pekerjaan dan memantau penyelesaian sepanjang siklus tugas
- Menjawab saluran telepon dan memberikan dukungan pelanggan
- Menyunting dan mentranskripsikan dokumen
- Memasukkan data pengeluaran, waktu, faktur, dan data administratif lainnya
- Mengatur reservasi, rapat, ruang konferensi, A/V, layanan perhotelan, perjalanan, dan layanan pramutamu
- Mencatat kegiatan dukungan administratif dalam log atau sistem pelacakan
- Melaporkan masalah pekerjaan atau tenggat waktu kepada anggota tim, pemimpin, supervisor, atau klien
- Melindungi informasi rahasia perusahaan dan klien
- Menyelesaikan pekerjaan dalam tenggat penerimaan, pemrosesan, dan pengiriman
- Mengatasi masalah peralatan dasar
- Membantu menyusun rencana pelatihan dan peta proses
- Menyampaikan rencana pelatihan kepada tim administrator
- Bertindak sebagai pakar materi dan sumber daya bagi karyawan junior
- Berkomunikasi dengan klien secara langsung, melalui telepon, video, atau sarana elektronik
- Menetapkan prioritas alur kerja
- Melakukan pemeriksaan kualitas atas pekerjaan sendiri dan rekan kerja
- Mematuhi kebijakan Williams Lea dan lokasi klien
- Menggunakan peralatan dan perlengkapan secara efisien
- Menyelesaikan tugas tambahan yang diberikan
Persyaratan
- Ijazah sekolah menengah atas atau kualifikasi yang setara
- Sedikitnya dua tahun pengalaman dukungan administratif dalam organisasi profesional, lebih diutamakan bidang hukum, atau satu tahun mendukung operasional klien Williams Lea
- Pendidikan atau pelatihan formal dapat menggantikan pengalaman
- Pengalaman terkini dan menyeluruh dalam pengajuan serta penyampaian dokumen secara elektronik
- Pengalaman langsung mengelola pengajuan dokumen negara bagian, federal, dan arbitrase melalui platform yang ditentukan serta portal pengadilan
- Kemahiran tingkat lanjut dalam Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint
- Kemampuan mengetik dan menggunakan papan ketik dengan baik
- Kemampuan memecahkan masalah perangkat lunak yang relevan
- Familiaritas dengan perangkat lunak dukungan administratif
- Perhatian tinggi terhadap detail dan kemampuan mengelola beberapa proyek secara bersamaan
- Pengalaman menjadwalkan persidangan melalui telepon dan virtual menggunakan Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal, atau sistem sebanding
- Kemampuan organisasi yang kuat
- Kemampuan memenuhi tenggat waktu dan menyelesaikan proyek dengan segera
- Kemampuan mengelola dokumen sensitif dan sangat rahasia dengan kehati-hatian serta profesionalisme
- Penilaian dan pengambilan keputusan yang baik sesuai kebutuhan bisnis dan kebijakan
- Keterampilan pemecahan masalah yang efektif serta kemampuan melakukan eskalasi masalah secara tepat
- Kemampuan tetap tenang saat menghadapi tenggat waktu yang mendesak
- Kemampuan bekerja secara mandiri dan kolaboratif
- Kemampuan berhasil dalam lingkungan kerja yang bergerak cepat
- Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang profesional
- Kemahiran menggunakan peralatan, teknologi, perangkat lunak, dan perangkat keras yang diperlukan
- Pendekatan kerja mandiri dan sikap positif
- Kemampuan layanan pelanggan yang terbukti
- Harus mendukung Pantai Barat, termasuk California
Tunjangan
- Asuransi kesehatan, gigi, dan penglihatan
- Cuti berbayar
- Asuransi disabilitas
- Program 401(k) dengan kontribusi perusahaan
- Asuransi jiwa
- Pilihan asuransi tambahan sukarela
- Cuti orang tua
- Bantuan adopsi
- Bantuan biaya pendidikan
- Diskon dari perusahaan dan mitra
- Total kompensasi dapat mencakup bayaran lembur, selisih shift, panggilan masuk, atau siaga