Az RR Donnelley marketing-, csomagolási, nyomdai és ellátásilánc-megoldásokat kínál az ügyfélkommunikációt és -élményt kezelő szervezetek számára. Szolgáltatásai kiterjednek a kreatív megvalósításra és az üzleti folyamatokkal kapcsolatos tanácsadásra, miközben a környezeti hatásokat is figyelembe véve segítik az ügyfeleket az ügyfélút különböző kapcsolódási pontjainak összehangolásában. A vállalat világszerte szolgálja ki ügyfeleit 28 országban dolgozó, 32 000 fős munkatársi állományával, a Fortune 100 vállalataitól kezdve más nagyvállalatokig.
Senior adminisztratív munkatárs, jogi szolgáltatások — Oregon, távmunka
Oregonban nyújtson távoli jogi és adminisztratív támogatást bírósági beadványokkal, jogi kutatással, periratokkal, dokumentumkezeléssel, ütemezéssel és ügyfélszolgálattal. Támogassa az RRD marketing-, csomagolási, nyomdai és üzleti szolgáltatási műveleteit.
Leírás
- Jogi munkafolyamatok kezelése, beleértve az elektronikus bírósági beadványokat, az állami és szövetségi portálokon keresztüli kézbesítést, valamint a jogi kutatást
- Ügyek kutatása és dokumentumok lekérése a Lexis, a Westlaw és a PACER használatával
- Bizonyítási anyagok és peres ügyek alapdokumentumainak előkészítése
- Periratok formázása az iroda stíluskövetelményei szerint
- Bírósági megjelenések ütemezése
- Dokumentumok kezelése az Adobe Acrobat és a DocuSign segítségével
- A PCard-költségek egyeztetésének és a bírósági űrlapok feldolgozásának felügyelete
- A munkajegyek teljességének ellenőrzése a munka megkezdése előtt
- Munkakérések áttekintése és a teljes feladat-életcikluson átívelő teljesítés nyomon követése
- Telefonvonalak kezelése és ügyféltámogatás nyújtása
- Dokumentumok szerkesztése és átírása
- Költség-, munkaidő-, számla- és egyéb adminisztratív adatok rögzítése
- Foglalások, megbeszélések, konferenciatermek, audiovizuális szolgáltatások, vendéglátás, utazás és concierge-szolgáltatások megszervezése
- Az adminisztratív támogatási tevékenységek rögzítése naplókban vagy nyomonkövetési rendszerekben
- A munkával vagy határidőkkel kapcsolatos aggályok jelzése a csapattagoknak, vezetőknek, feletteseknek vagy ügyfeleknek
- A vállalati és ügyféladatok bizalmas kezelésének biztosítása
- A munka elvégzése az átvételre, feldolgozásra és kézbesítésre meghatározott határidőkön belül
- Alapvető eszközproblémák elhárítása
- Közreműködés képzési tervek és folyamatábrák készítésében
- Képzési tervek átadása az adminisztrátori csapatnak
- Tárgyi szakértőként és erőforrásként való működés a junior munkatársak számára
- Kapcsolattartás az ügyfelekkel személyesen, telefonon, videón vagy elektronikus úton
- A munkafolyamatok prioritásainak meghatározása
- A saját és a kollégák munkájának minőségellenőrzése
- A Williams Lea és az ügyfél telephelyére vonatkozó szabályzatok betartása
- Az eszközök és kellékek hatékony használata
- Egyéb kijelölt feladatok elvégzése
Követelmények
- Középiskolai végzettség vagy azzal egyenértékű képesítés
- Legalább két év adminisztratív támogatási tapasztalat professzionális szervezetben, lehetőleg jogi területen, vagy egy év tapasztalat egy Williams Lea-ügyfél működésének támogatásában
- A formális oktatás vagy képzés helyettesítheti a tapasztalatot
- Friss, átfogó tapasztalat elektronikus benyújtásban és kézbesítésben
- Gyakorlati tapasztalat állami, szövetségi és választottbírósági beadványok kezelésében kijelölt platformokon és bírósági portálokon keresztül
- A Microsoft Word, Excel és PowerPoint magas szintű ismerete
- Magabiztos billentyűzet- és gépelési készség
- A releváns szoftverproblémák elhárításának képessége
- Adminisztratív támogatási szoftverek ismerete
- Kiemelkedő figyelem a részletekre és több projekt egyidejű kezelésének képessége
- Tapasztalat telefonos és virtuális bírósági megjelenések ütemezésében a Court Call, a Court Connect, a Journal Technologies Court Portal vagy hasonló rendszerek használatával
- Erős szervezőkészség
- A határidők betartásának és a projektek gyors befejezésének képessége
- Érzékeny és szigorúan bizalmas dokumentumok diszkrét és professzionális kezelése
- Az üzleti igényekkel és szabályzatokkal összhangban álló jó ítélőképesség és döntéshozatali készség
- Hatékony problémamegoldó készség és a problémák megfelelő szintre való továbbításának képessége
- Közvetlen határidők mellett is megőrzi a nyugalmát
- Önálló és együttműködő munkavégzés képessége
- Gyors tempójú környezetben való sikeres munkavégzés képessége
- Professzionális írásbeli és szóbeli kommunikációs készségek
- A szükséges eszközök, technológiák, szoftverek és hardverek magabiztos használata
- Önálló munkavégzésre való hajlam és pozitív hozzáállás
- Bizonyított ügyfélszolgálati készség
- A nyugati partvidék, köztük Kalifornia támogatása kötelező
Juttatások
- Egészség-, fogászati- és látásbiztosítás
- Fizetett szabadság
- Rokkantsági biztosítás
- 401(k) program munkáltatói hozzájárulással
- Életbiztosítás
- Önkéntes kiegészítő biztosítási lehetőségek
- Szülői szabadság
- Örökbefogadási támogatás
- Tandíjtámogatás
- Munkáltatói és partneri kedvezmények
- A teljes javadalmazás tartalmazhat túlóradíjat, műszakpótlékot, behívási vagy készenléti díjat