RR Donnelley 為負責管理客戶溝通與客戶體驗的組織提供行銷、包裝、印刷及供應鏈解決方案。其服務涵蓋創意執行與業務流程顧問，協助客戶協調客戶旅程中的各個接觸點，同時考量環境影響。公司透過遍布 28 個國家、由 32,000 名員工組成的團隊，為全球客戶提供服務，客戶包括《財星》世界 100 強企業及其他大型企業。
高級行政助理，法律服務——俄勒岡州遠端辦公
透過法院文件提交、法律研究、訴狀、文件管理、行程安排及客戶服務，在俄勒岡州提供遠端法律及行政支援。 支援RRD的行銷、包裝、印刷及商業服務營運。
說明
- 處理法律工作流程，包括電子法院文件提交、透過州及聯邦入口網站送達文件，以及法律研究
- 使用Lexis、Westlaw及PACER進行案件研究及資料調取
- 準備證據開示材料及訴訟文件框架
- 按照律所格式要求排版訴狀
- 安排出庭事宜
- 使用Adobe Acrobat及DocuSign管理文件
- 監督PCard費用對帳及司法表格處理
- 在工作開始前核實工單完整無誤
- 審核工作請求並監控任務從開始到完成的整個生命週期
- 接聽電話並提供客戶支援
- 編輯及轉錄文件
- 輸入費用、工時、發票及其他行政資料
- 安排預訂、會議、會議室、視聽設備、接待、差旅及禮賓服務
- 在日誌或追蹤系統中記錄行政支援活動
- 向團隊成員、負責人、主管或客戶報告工作或截止日期方面的問題
- 保護公司及客戶的機密資訊
- 在接收、處理及交付期限內完成工作
- 解決基本設備問題
- 協助制定培訓計劃及流程圖
- 向行政團隊提供培訓計劃
- 擔任主題專家，為初級員工提供資源支援
- 透過面對面、電話、視訊或電子方式與客戶溝通
- 設定工作流程優先順序
- 對本人及同事的工作進行品質檢查
- 遵守Williams Lea及客戶現場的政策
- 有效使用設備及用品
- 完成其他指派的職責
職位要求
- 高中畢業或同等學歷
- 至少兩年專業機構行政支援經驗，最好具有法律領域經驗；或至少一年支援Williams Lea客戶營運的經驗
- 正規教育或培訓經歷可替代工作經驗
- 近期具備全面的電子文件提交及送達經驗
- 具備透過指定平台及法院入口網站管理州、聯邦及仲裁文件提交的實務經驗
- 精通Microsoft Word、Excel及PowerPoint
- 具備良好的鍵盤操作及打字能力
- 能夠排解相關軟體問題
- 熟悉行政支援軟體
- 注重細節，能夠同時管理多個專案
- 具有透過Court Call、Court Connect、Journal Technologies Court Portal或類似系統安排電話及虛擬出庭的經驗
- 具備較強的組織能力
- 能夠符合截止期限並及時完成專案
- 能夠謹慎且專業地管理敏感及高度機密文件
- 能夠根據業務需求及政策進行合理判斷與決策
- 具備有效的問題解決能力，並能適當升級問題
- 能夠在緊迫期限下保持鎮定
- 能夠獨立工作並進行團隊協作
- 能夠在快節奏環境中取得成功
- 具備專業的書面及口頭溝通能力
- 熟練使用所需的設備、技術、軟體及硬體
- 自我驅動，態度積極
- 具備良好的客戶服務能力
- 必須支援西海岸地區，包括加州
福利待遇
- 醫療、牙科及視力保險
- 帶薪休假
- 傷殘保險
- 401(k)計劃及公司配對供款
- 人壽保險
- 自願補充保險選項
- 育嬰假
- 收養援助
- 學費援助
- 僱主及合作夥伴折扣
- 總薪酬可能包括加班費、輪班差額、臨時召回費或待命費