A RR Donnelley oferece soluções de marketing, embalagens, impressão e cadeia de suprimentos para organizações que gerenciam as comunicações e as experiências de seus clientes. Seus serviços abrangem execução criativa e consultoria em processos empresariais, ajudando os clientes a coordenar os pontos de contato ao longo da jornada do cliente, considerando também o impacto ambiental. A empresa atende clientes em todo o mundo por meio de uma força de trabalho de 32.000 funcionários em 28 países, apoiando organizações que vão desde empresas da Fortune 100 até outras grandes empresas.
Associado Administrativo Sênior, Serviços Jurídicos — Remoto no Oregon
Presta suporte jurídico e administrativo remoto no Oregon por meio de protocolos judiciais, pesquisa jurídica, elaboração de peças, gestão de documentos, agendamento e atendimento ao cliente. Apoia as operações de marketing, embalagens, impressão e serviços empresariais da RRD.
Descrição
- Gerencia fluxos de trabalho jurídicos, incluindo protocolos judiciais eletrônicos, citações por portais estaduais e federais e pesquisa jurídica
- Realiza pesquisa e recuperação de casos usando Lexis, Westlaw e PACER
- Prepara materiais de discovery e estruturas de processos
- Formata peças processuais de acordo com os requisitos de estilo do escritório
- Agenda comparecimentos judiciais
- Gerencia documentos com Adobe Acrobat e DocuSign
- Supervisiona conciliações de despesas do PCard e o processamento de formulários judiciais
- Verifica se as ordens de serviço estão completas antes do início do trabalho
- Analisa solicitações de trabalho e acompanha a conclusão durante todo o ciclo da tarefa
- Atende linhas telefônicas e presta suporte ao cliente
- Edita e transcreve documentos
- Insere dados de despesas, horas, faturas e outras informações administrativas
- Organiza reservas, reuniões, salas de conferência, recursos audiovisuais, hospitalidade, viagens e serviços de concierge
- Registra atividades de suporte administrativo em logs ou sistemas de acompanhamento
- Comunica problemas relacionados a trabalhos ou prazos a membros da equipe, líderes, supervisores ou clientes
- Protege informações confidenciais da empresa e dos clientes
- Conclui o trabalho dentro dos prazos de aceitação, processamento e entrega
- Resolve problemas básicos de equipamentos
- Auxilia na criação de planos de treinamento e mapas de processos
- Apresenta planos de treinamento à equipe administrativa
- Atua como especialista no assunto e recurso para funcionários juniores
- Comunica-se com clientes pessoalmente, por telefone, vídeo ou meios eletrônicos
- Define prioridades do fluxo de trabalho
- Realiza verificações de qualidade no próprio trabalho e no trabalho dos colegas
- Cumpre as políticas da Williams Lea e do local do cliente
- Utiliza equipamentos e suprimentos com eficiência
- Executa outras tarefas atribuídas
Requisitos
- Diploma de ensino médio ou qualificação equivalente
- Pelo menos dois anos de experiência em suporte administrativo em uma organização profissional, preferencialmente jurídica, ou um ano apoiando uma operação de cliente da Williams Lea
- Educação ou treinamento formal podem substituir a experiência
- Experiência recente e abrangente com protocolos e citações eletrônicos
- Experiência prática gerenciando protocolos estaduais, federais e de arbitragem por meio de plataformas designadas e portais judiciais
- Proficiência avançada em Microsoft Word, Excel e PowerPoint
- Boa habilidade de teclado e digitação
- Capacidade de solucionar problemas do software relevante
- Familiaridade com software de suporte administrativo
- Grande atenção aos detalhes e capacidade de gerenciar vários projetos simultaneamente
- Experiência no agendamento de comparecimentos judiciais por telefone e virtuais usando Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal ou sistemas comparáveis
- Forte capacidade organizacional
- Capacidade de cumprir prazos e concluir projetos prontamente
- Capacidade de gerenciar documentos sensíveis e altamente confidenciais com discrição e profissionalismo
- Bom julgamento e capacidade de tomada de decisão alinhados às necessidades do negócio e às políticas
- Boas habilidades de resolução de problemas e escalonamento adequado de questões
- Capacidade de manter a calma diante de prazos imediatos
- Capacidade de trabalhar de forma independente e colaborativa
- Capacidade de ter sucesso em um ambiente dinâmico
- Habilidades profissionais de comunicação escrita e verbal
- Proficiência nos equipamentos, tecnologia, software e hardware necessários
- Postura autodirigida e atitude positiva
- Capacidade comprovada de atendimento ao cliente
- É necessário prestar suporte à Costa Oeste, incluindo a Califórnia
Benefícios
- Seguro médico, odontológico e oftalmológico
- Tempo livre remunerado
- Seguro por incapacidade
- Plano 401(k) com contribuição da empresa
- Seguro de vida
- Opções voluntárias de seguros suplementares
- Licença parental
- Assistência para adoção
- Auxílio-educação
- Descontos para funcionários e parceiros
- A remuneração total pode incluir pagamento de horas extras, adicional de turno, pagamento por convocação ou sobreaviso