RR Donnelley ofrece soluciones de marketing, embalaje, impresión y cadena de suministro para organizaciones que gestionan las comunicaciones y las experiencias de sus clientes. Sus servicios abarcan la ejecución creativa y la consultoría de procesos empresariales, ayudando a sus clientes a coordinar los puntos de contacto con los clientes a lo largo de todo el recorrido, teniendo en cuenta el impacto ambiental. La empresa presta servicio a clientes de todo el mundo mediante una plantilla de 32.000 empleados en 28 países y apoya a organizaciones que van desde empresas de la lista Fortune 100 hasta otras grandes compañías.
Asociado administrativo sénior, servicios jurídicos — remoto en Oregón
Brinda apoyo jurídico y administrativo remoto en Oregón mediante presentaciones judiciales, investigación jurídica, escritos, gestión documental, programación y atención al cliente. Apoya las operaciones de marketing, embalaje, impresión y servicios empresariales de RRD.
Descripción
- Gestiona procesos jurídicos, incluidas las presentaciones judiciales electrónicas, la notificación a través de portales estatales y federales y la investigación jurídica
- Realiza investigaciones y consultas de expedientes mediante Lexis, Westlaw y PACER
- Prepara materiales de descubrimiento y expedientes base para litigios
- Da formato a los escritos conforme a los requisitos de estilo del despacho
- Programa comparecencias judiciales
- Gestiona documentos con Adobe Acrobat y DocuSign
- Supervisa las conciliaciones de gastos de PCard y la tramitación de formularios judiciales
- Verifica que las órdenes de trabajo estén completas antes de iniciar el trabajo
- Revisa las solicitudes de trabajo y supervisa su finalización durante todo el ciclo de la tarea
- Atiende las líneas telefónicas y brinda atención al cliente
- Edita y transcribe documentos
- Introduce datos de gastos, horas, facturas y otra información administrativa
- Organiza reservas, reuniones, salas de conferencias, equipos audiovisuales, servicios de hospitalidad, viajes y servicios de conserjería
- Registra las actividades de apoyo administrativo en registros o sistemas de seguimiento
- Informa a los miembros del equipo, responsables, supervisores o clientes sobre problemas relacionados con trabajos o plazos
- Protege la información confidencial de la empresa y de los clientes
- Completa el trabajo dentro de los plazos de aceptación, procesamiento y entrega
- Resuelve problemas básicos de los equipos
- Ayuda con planes de capacitación y mapas de procesos
- Imparte planes de capacitación a un equipo administrativo
- Actúa como especialista y recurso para empleados júnior
- Se comunica con los clientes en persona, por teléfono, videollamada o medios electrónicos
- Establece las prioridades del flujo de trabajo
- Realiza controles de calidad de su propio trabajo y del de sus colegas
- Cumple las políticas de Williams Lea y del centro del cliente
- Utiliza los equipos y suministros de manera eficiente
- Completa otras tareas asignadas
Requisitos
- Diploma de educación secundaria o cualificación equivalente
- Al menos dos años de experiencia en apoyo administrativo en una organización profesional, preferiblemente jurídica, o un año apoyando las operaciones de un cliente de Williams Lea
- La educación o formación formal puede sustituir la experiencia
- Experiencia reciente y completa con presentaciones y notificaciones electrónicas
- Experiencia práctica gestionando presentaciones estatales, federales y de arbitraje mediante plataformas designadas y portales judiciales
- Dominio avanzado de Microsoft Word, Excel y PowerPoint
- Sólidas habilidades de teclado y mecanografía
- Capacidad para solucionar problemas del software pertinente
- Familiaridad con software de apoyo administrativo
- Gran atención al detalle y capacidad para gestionar varios proyectos simultáneamente
- Experiencia programando comparecencias judiciales telefónicas y virtuales mediante Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal o sistemas comparables
- Sólida capacidad organizativa
- Capacidad para cumplir plazos y completar proyectos con prontitud
- Capacidad para gestionar documentos sensibles y sumamente confidenciales con discreción y profesionalismo
- Criterio y capacidad de decisión adecuados y alineados con las necesidades empresariales y las políticas
- Habilidades eficaces para resolver problemas y escalar los asuntos de forma adecuada
- Capacidad para mantener la compostura ante plazos inmediatos
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa
- Capacidad para desenvolverse con éxito en un entorno dinámico
- Habilidades profesionales de comunicación escrita y verbal
- Dominio de los equipos, la tecnología, el software y el hardware necesarios
- Enfoque autónomo y actitud positiva
- Capacidad demostrada de atención al cliente
- Debe brindar apoyo a la costa oeste, incluida California
Beneficios
- Seguro médico, dental y oftalmológico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de discapacidad
- Plan 401(k) con aportación de la empresa
- Seguro de vida
- Opciones voluntarias de seguros complementarios
- Licencia parental
- Asistencia para adopción
- Ayuda para matrícula
- Descuentos para empleados y socios
- La compensación total puede incluir pago por horas extra, diferencial por turno, guardias o disponibilidad