Vinfen
Vinfen
A Vinfen é uma organização sem fins lucrativos de serviços de saúde e assistência social que apoia pessoas e comunidades desde 1977. Seus programas comunitários atendem pessoas que vivem com condições de saúde mental, deficiências intelectuais e do desenvolvimento, lesões cerebrais, autismo e outros desafios de saúde comportamental. Em mais de 500 localidades em Massachusetts e Connecticut, a Vinfen oferece serviços de recuperação e habilitação, moradia com apoio, suporte educacional e profissional, serviços clínicos e de apoio entre pares, além de resposta a crises. A organização atende aproximadamente 14 mil pessoas por ano e reúne equipes de saúde, impacto social e serviços humanos focadas em defesa de direitos, resiliência e autodeterminação. Seu trabalho comunitário mais amplo inclui parcerias, voluntariado, eventos e captação de recursos.

Assistente administrativo de clínica em meio período – Lowell, MA

Apoie as operações de recepção e administrativas da clínica ambulatorial de saúde mental da Vinfen em Lowell. Coordene consultas, prontuários, encaminhamentos, serviços aos clientes e suporte administrativo clínico.

Descrição

  • Gerenciar as operações diárias de recepção da clínica ambulatorial
  • Receber visitantes e direcioná-los à área apropriada
  • Responder às perguntas de clientes e chamadas, oferecendo atendimento cordial
  • Apoiar clientes, famílias e agências externas com informações relevantes
  • Concluir os procedimentos de check-in e check-out dos clientes
  • Coletar e monitorar copagamentos dos clientes
  • Agendar consultas e gerenciar lembretes e coordenação
  • Manter informações precisas dos clientes no sistema de registros designado
  • Coordenar encaminhamentos e apoiar o preenchimento inicial de formulários e a coleta de informações
  • Ajudar a verificar a cobertura do seguro
  • Usar computadores e equipamentos de escritório padrão com eficiência
  • Gerenciar e filtrar um grande volume de chamadas e outras comunicações
  • Organizar o trabalho recebido, encaminhar solicitações, documentar ações, notificar o supervisor e acompanhar as demandas
  • Conectar clientes a profissionais clínicos e prescritores conforme necessário
  • Coordenar mensagens, correspondências, correio, comunicações eletrônicas e fax
  • Redigir, revisar e distribuir cartas, memorandos, formulários e outros documentos
  • Criar materiais de processamento de texto, relatórios em planilhas e informações relacionadas
  • Organizar arquivos e bancos de dados, fazer cópias e manter registros precisos
  • Lidar com e processar solicitações de prontuários de clientes
  • Participar de reuniões e preparar e distribuir atas
  • Manter os calendários de consultas de profissionais clínicos e prescritores
  • Coordenar com prescritores renovações, pedidos laboratoriais, transporte, pedidos de medicamentos e outras tarefas clínicas
  • Prestar assistência administrativa, de projetos e de escritório à equipe clínica e ao gerente do escritório
  • Ajudar outros departamentos e áreas de trabalho quando solicitado
  • Resolver reclamações e questões iniciais de forma independente quando possível, encaminhando os assuntos não resolvidos
  • Monitorar suprimentos e manter um ambiente de escritório profissional
  • Seguir todas as políticas e os procedimentos operacionais da clínica
  • Concluir outras responsabilidades relacionadas conforme designado

Requisitos

  • Pelo menos três anos de experiência administrativa, clerical ou secretarial em consultório médico
  • Diploma de ensino médio ou equivalente
  • Obter certificação em RCP dentro de duas semanas após a contratação
  • Obter certificação de primeiros socorros dentro de duas semanas após a contratação
  • Certificação CPSS
  • Fortes habilidades de organização e multitarefa
  • Capacidade de definir prioridades com eficiência
  • Habilidades de comunicação focadas no cliente
  • Comunicação oral e escrita clara e eficaz
  • Compreensão das práticas e dos procedimentos padrão de escritório
  • Bom discernimento em situações rotineiras e complexas
  • Capacidade de trabalhar de forma independente e cumprir prazos
  • Capacidade de proteger informações confidenciais
  • Fortes habilidades interpessoais e eficácia ao lidar com pessoas de diferentes origens
  • Familiaridade com aplicativos comuns de computador e equipamentos de escritório
  • Capacidade de levantar pelo menos 25 libras usando técnicas adequadas
  • Capacidade de permanecer parado por aproximadamente 50% da jornada de trabalho quando necessário
  • Capacidade de se curvar, alcançar, arquivar, sentar, ficar em pé e deslocar-se pelas instalações
  • Capacidade de falar, ouvir e comunicar-se com clientes, funcionários e representantes externos
  • Capacidades visuais específicas, incluindo visão de perto, de longe, de cores, periférica e de profundidade, além de ajuste de foco
  • Candidatos bilíngues em inglês e espanhol são incentivados a se candidatar, mas a habilidade bilíngue não é obrigatória
  • Bacharelado é preferencial, mas não obrigatório

Benefícios

  • Plano de aposentadoria 401(a) do empregador totalmente financiado, sem contribuição obrigatória do funcionário
  • Plano de aposentadoria 403(b) financiado pelo funcionário
  • Cobertura médica, odontológica e oftalmológica para funcionários programados para trabalhar pelo menos 30 horas semanais
  • Assistência do empregador com os custos do seguro médico
  • Cobertura de seguro de vida, morte acidental e desmembramento e invalidez de longo prazo paga pelo empregador
  • Cobertura de invalidez de curto prazo paga pelo empregador para funcionários elegíveis
  • Contas de reembolso de despesas flexíveis para saúde e cuidados de dependentes
  • Cobertura opcional de seguro de vida temporário, vida inteira, acidentes, doenças graves e indenização hospitalar
  • Amplo período de folga remunerada para funcionários programados para trabalhar pelo menos 20 horas semanais

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