Vinfen е нестопанска организация за здравни и социални услуги, която подкрепя хора и общности от 1977 г. Нейните програми в общността обслужват хора с психични разстройства, интелектуални и увреждания на развитието, мозъчни травми, аутизъм и други предизвикателства, свързани с поведенческото здраве. На повече от 500 места в Масачузетс и Кънектикът Vinfen предоставя услуги за възстановяване и развиване на умения, подкрепено жилищно настаняване, подкрепа за образование и заетост, клинични и услуги от връстници, както и кризисна помощ. Организацията обслужва приблизително 14 000 души годишно и обединява екипи в областта на здравеопазването, социалното въздействие и социалните услуги, насочени към застъпничество, устойчивост и самоопределение. По-широката ѝ работа с общността включва партньорства, доброволчество, събития и набиране на средства.
Административен асистент в клиника на непълно работно време – Лоуел, Масачузетс
Подпомагайте работата на рецепцията и административните дейности в амбулаторната клиника за психично здраве на Vinfen в Лоуел. Координирайте графици, документация, направления, услуги за клиенти и административна подкрепа на клиничния екип.
Описание
- Организиране на ежедневната работа на рецепцията в амбулаторната клиника
- Посрещане на посетители и насочването им към подходящата зона
- Отговаряне на въпроси на клиенти и обаждащи се с любезно обслужване
- Предоставяне на необходимата информация на клиенти, семейства и външни агенции
- Извършване на процедурите за регистриране и изписване на клиенти
- Събиране и проследяване на доплащанията на клиентите
- Насрочване на срещи и управление на напомнянията и координацията
- Поддържане на точна информация за клиентите в определената система за записи
- Координиране на направления и подпомагане на първоначалните формуляри и събирането на информация
- Съдействие при проверката на застрахователното покритие
- Ефективно използване на компютри и стандартно офис оборудване
- Управление и проверка на голям обем обаждания и друга комуникация
- Организиране на входящата работа, насочване на заявки, документиране на действията, уведомяване на ръководителя и проследяване
- Свързване на клиентите с клиницисти и предписващи специалисти при необходимост
- Координиране на съобщения, кореспонденция, поща, електронни комуникации и факсове
- Изготвяне, редактиране и разпространяване на писма, меморандуми, формуляри и други документи
- Създаване на материали за текстообработка, отчети в електронни таблици и свързана информация
- Организиране на файлове и бази данни, копиране на материали и поддържане на точни записи
- Обработване на заявки за клиентски записи
- Участие в срещи и изготвяне и разпространяване на протоколи
- Поддържане на календарите със срещи на клиницистите и предписващите специалисти
- Координиране с предписващите специалисти на подновявания на рецепти, лабораторни поръчки, транспорт, поръчки за лекарства и други задачи на клиниката
- Предоставяне на канцеларска, проектна и административна помощ на клиничния персонал и ръководителя на офиса
- Съдействие на други отдели и работни зони при поискване
- Самостоятелно разглеждане на първоначални оплаквания и проблеми, когато е възможно, и ескалиране на нерешените въпроси
- Следене на консумативите и поддържане на професионална офис среда
- Спазване на всички политики и оперативни процедури на клиниката
- Изпълнение на други свързани отговорности според възложеното
Изисквания
- Поне три години административен, канцеларски или секретарски опит в медицински офис
- Диплома за средно образование или еквивалент
- Придобиване на сертификат за CPR в рамките на две седмици от назначаването
- Придобиване на сертификат за първа помощ в рамките на две седмици от назначаването
- Сертификат CPSS
- Силни организационни умения и способност за изпълнение на множество задачи
- Способност за ефективно определяне на приоритети
- Комуникационни умения с фокус върху клиентите
- Ясна и ефективна устна и писмена комуникация
- Познаване на стандартните офис практики и процедури
- Добра преценка в рутинни и сложни ситуации
- Способност за самостоятелна работа и спазване на срокове
- Способност за защита на поверителна информация
- Силни междуличностни умения и ефективност при работа с хора от различни среди
- Познаване на обичайни компютърни приложения и офис оборудване
- Способност за повдигане на поне 25 паунда с използване на правилни техники
- Способност за оставане на едно място приблизително 50% от работния ден, когато е необходимо
- Способност за навеждане, протягане, архивиране, седене, стоене и движение в обекта
- Способност за говорене, слушане и комуникация с клиенти, служители и външни представители
- Специфични зрителни способности, включително близко и далечно виждане, цветоусещане, периферно и дълбочинно възприятие и настройване на фокуса
- Кандидатите, говорещи английски и испански, се насърчават да кандидатстват, но двуезичността не е задължителна
- Бакалавърска степен е желателна, но не е задължителна
Придобивки
- Изцяло финансиран от работодателя пенсионен план 401(a), без необходима вноска от служителя
- Пенсионен план 403(b), финансиран от служителя
- Медицинско, стоматологично и зрително покритие за служители, работещи поне 30 часа седмично
- Помощ от работодателя за разходите за медицинска застраховка
- Платени от работодателя животозастраховане, застраховка при случайна смърт и разчленяване и дългосрочна нетрудоспособност
- Платено от работодателя краткосрочно увреждане за служители, които отговарят на условията
- Гъвкави сметки за възстановяване на разходи за здравеопазване и грижи за зависими лица
- Допълнително срочно и доживотно животозастраховане, застраховка при злополука, критично заболяване и болнична помощ
- Щедър платен отпуск за служители, работещи поне 20 часа седмично