兼职诊所行政助理——马萨诸塞州洛厄尔
为 Vinfen 位于洛厄尔的门诊心理健康诊所提供前台及行政运营支持。 协调预约、记录、转诊、客户服务和临床办公室支持工作。
描述
- 负责门诊诊所的日常接待运营
- 迎接访客并引导其前往适当区域
- 回答客户和来电者的问题，同时提供礼貌周到的服务
- 为客户、家属和外部机构提供相关信息支持
- 完成客户签到和离院手续
- 收取并跟进客户共付费用
- 安排预约并管理提醒和协调工作
- 在指定记录系统中维护准确的客户信息
- 协调转诊并协助完成初始表格和信息收集
- 协助核实保险覆盖范围
- 有效使用计算机和标准办公设备
- 管理并筛选大量电话及其他通信
- 整理收到的工作、分派请求、记录处理情况、通知主管并跟进
- 在需要时协助客户联系临床医生和处方医生
- 协调留言、往来函件、邮件、电子通信和传真
- 起草、修改并分发信函、备忘录、表格及其他文件
- 制作文字处理材料、电子表格报告及相关信息
- 整理文件和数据库、复印材料并维护准确记录
- 处理客户记录申请
- 参加会议并准备和分发会议纪要
- 维护临床医生和处方医生的预约日历
- 与处方医生协调续方、实验室医嘱、交通、用药医嘱及其他诊所事务
- 为临床工作人员和办公室经理提供文书、项目及行政支持
- 按要求协助其他部门和工作区域
- 在可能的情况下独立处理初步投诉和问题，并将未解决事项上报
- 监控办公用品并维护专业的办公环境
- 遵守诊所所有政策和运营程序
- 完成分配的其他相关职责
任职要求
- 具有至少三年医疗办公室行政、文书或秘书工作经验
- 高中毕业或同等学历
- 入职后两周内取得心肺复苏认证
- 入职后两周内取得急救认证
- CPSS认证
- 具备出色的组织和多任务处理能力
- 能够有效设定优先级
- 具备以客户为中心的沟通能力
- 具备清晰有效的口头和书面沟通能力
- 了解标准办公惯例和程序
- 能够在常规及复杂情况下作出合理判断
- 能够独立工作并按时完成任务
- 能够保护机密信息
- 具备出色的人际交往能力，能够有效与不同背景的人合作
- 熟悉常用计算机应用程序和办公设备
- 能够使用正确的搬运技术举起至少25磅的物品
- 在需要时能够在工作日约50%的时间保持站立不动
- 能够在设施内弯腰、伸手、归档、坐下、站立和移动
- 能够与客户、员工及外部代表进行口语交流、听取信息并沟通
- 具备特定视觉能力，包括近距离、远距离、色觉、周边视觉和深度感知，以及焦点调节能力
- 鼓励英语和西班牙语双语申请者申请，但不要求具备双语能力
- 欢迎具有学士学位者申请，但不作要求
福利待遇
- 全额资助的401(a)雇主退休计划，无需员工缴费
- 员工缴费的403(b)退休计划
- 每周排班至少30小时的员工可享受医疗、牙科和视力保险
- 雇主协助承担医疗保险费用
- 雇主支付人寿保险、意外身故及伤残保险和长期伤残保险
- 符合条件的员工可享受雇主支付的短期伤残保险
- 健康和受抚养人护理灵活支出报销账户
- 可选的定期寿险、终身寿险、意外险、重大疾病险和住院津贴保险
- 每周排班至少20小时的员工可享有慷慨的带薪休假