Vinfen ist eine gemeinnützige Organisation im Gesundheits- und Sozialwesen, die seit 1977 Menschen und Gemeinschaften unterstützt. Ihre gemeindenahen Programme richten sich an Menschen mit psychischen Erkrankungen, geistigen und entwicklungsbedingten Behinderungen, Hirnverletzungen, Autismus und anderen Herausforderungen im Bereich der Verhaltensgesundheit. An mehr als 500 Standorten in Massachusetts und Connecticut bietet Vinfen Leistungen zur Genesung und Förderung von Selbstständigkeit, betreutes Wohnen, Unterstützung in Bildung und Beschäftigung, klinische und peer-basierte Angebote sowie Krisenintervention an. Die Organisation unterstützt jedes Jahr etwa 14.000 Menschen und vereint Teams aus Gesundheitsversorgung, sozialem Engagement und sozialen Dienstleistungen, die sich auf Interessenvertretung, Resilienz und Selbstbestimmung konzentrieren. Zur weiterreichenden Arbeit in der Gemeinschaft gehören Partnerschaften, ehrenamtliches Engagement, Veranstaltungen und Spendenaktionen.
Teilzeitkraft für die Klinikverwaltung – Lowell, MA
Unterstützen Sie den Empfang und die Verwaltungsabläufe in Vinfens ambulantem psychiatrischem Zentrum in Lowell. Koordinieren Sie Termine, Unterlagen, Überweisungen, Klientendienste und klinische Büroaufgaben.
Beschreibung
- Führen Sie den täglichen Empfangsbetrieb des ambulanten Zentrums
- Begrüßen Sie Besucher und weisen Sie ihnen den passenden Bereich zu
- Beantworten Sie Fragen von Klienten und Anrufern und bieten Sie dabei einen zuvorkommenden Service
- Unterstützen Sie Klienten, Familien und externe Einrichtungen mit relevanten Informationen
- Führen Sie die An- und Abmeldung der Klienten durch
- Nehmen Sie Zuzahlungen von Klienten entgegen und überwachen Sie diese
- Planen Sie Termine und verwalten Sie Erinnerungen und die entsprechende Koordination
- Pflegen Sie genaue Klienteninformationen im dafür vorgesehenen Dokumentationssystem
- Koordinieren Sie Überweisungen und unterstützen Sie bei den ersten Formularen und der Informationsaufnahme
- Unterstützen Sie bei der Überprüfung des Versicherungsschutzes
- Nutzen Sie Computer und übliche Bürogeräte sicher und effektiv
- Bearbeiten und filtern Sie ein hohes Aufkommen an Anrufen und anderen Mitteilungen
- Organisieren Sie eingehende Aufgaben, leiten Sie Anfragen weiter, dokumentieren Sie Maßnahmen, informieren Sie die vorgesetzte Person und fassen Sie nach
- Vermitteln Sie Klienten bei Bedarf an klinische Fachkräfte und verschreibende Ärzte
- Koordinieren Sie Nachrichten, Korrespondenz, Post, elektronische Kommunikation und Faxe
- Erstellen, überarbeiten und verteilen Sie Briefe, Memos, Formulare und andere Dokumente
- Erstellen Sie Textverarbeitungsunterlagen, Tabellenberichte und zugehörige Informationen
- Organisieren Sie Dateien und Datenbanken, fertigen Sie Kopien an und führen Sie genaue Aufzeichnungen
- Bearbeiten und verwalten Sie Anfragen zu Klientenakten
- Nehmen Sie an Besprechungen teil und erstellen und verteilen Sie Protokolle
- Pflegen Sie die Terminkalender der klinischen Fachkräfte und verschreibenden Ärzte
- Koordinieren Sie sich mit verschreibenden Ärzten zu Nachbestellungen, Laboraufträgen, Transport, Medikamentenverordnungen und anderen Aufgaben des Zentrums
- Leisten Sie dem klinischen Personal und der Leitung des Büros Schreib-, Projekt- und Verwaltungshilfe
- Unterstützen Sie bei Bedarf andere Abteilungen und Arbeitsbereiche
- Bearbeiten Sie erste Beschwerden und Probleme möglichst selbstständig und leiten Sie ungelöste Angelegenheiten weiter
- Überwachen Sie den Materialbestand und sorgen Sie für ein professionelles Büroumfeld
- Befolgen Sie alle Richtlinien und Arbeitsverfahren des Zentrums
- Übernehmen Sie weitere zugewiesene verwandte Aufgaben
Anforderungen
- Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Verwaltung, Sachbearbeitung oder Sekretariatsarbeit in einer medizinischen Praxis
- Highschool-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss
- Erwerben Sie innerhalb von zwei Wochen nach Arbeitsbeginn eine CPR-Zertifizierung
- Erwerben Sie innerhalb von zwei Wochen nach Arbeitsbeginn eine Erste-Hilfe-Zertifizierung
- CPSS-Zertifizierung
- Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten
- Fähigkeit, Prioritäten wirksam zu setzen
- Kundenorientierte Kommunikationsfähigkeiten
- Klare und effektive mündliche und schriftliche Kommunikation
- Verständnis für übliche Büropraktiken und -verfahren
- Sicheres Urteilsvermögen in routinemäßigen und komplexen Situationen
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Fristen einzuhalten
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu schützen
- Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und sicherer Umgang mit Menschen aus unterschiedlichen Hintergründen
- Vertrautheit mit gängigen Computeranwendungen und Bürogeräten
- Fähigkeit, unter Anwendung geeigneter Hebetechniken mindestens 25 Pfund zu heben
- Fähigkeit, bei Bedarf etwa 50 % des Arbeitstages an einem Ort zu bleiben
- Fähigkeit, sich in der gesamten Einrichtung zu bücken, zu greifen, abzulegen, zu sitzen, zu stehen und zu bewegen
- Fähigkeit, mit Klienten, Mitarbeitenden und externen Vertretungen zu sprechen, zu hören und zu kommunizieren
- Spezifische Sehfähigkeiten einschließlich Nah-, Fern-, Farb-, peripherem und räumlichem Sehen sowie der Fähigkeit zur Fokusanpassung
- Bewerber mit Englisch- und Spanischkenntnissen werden zur Bewerbung ermutigt, Zweisprachigkeit ist jedoch nicht erforderlich
- Bachelorabschluss bevorzugt, aber nicht erforderlich
Zusatzleistungen
- Vollständig vom Arbeitgeber finanzierter 401(a)-Altersvorsorgeplan ohne erforderlichen Arbeitnehmerbeitrag
- Von Mitarbeitenden finanzierter 403(b)-Altersvorsorgeplan
- Kranken-, Zahn- und Augenversicherung für Mitarbeitende mit einer geplanten Arbeitszeit von mindestens 30 Wochenstunden
- Arbeitgeberzuschuss zu den Kosten der Krankenversicherung
- Vom Arbeitgeber finanzierte Lebensversicherung sowie Versicherung gegen Unfalltod und Verstümmelung und langfristige Erwerbsunfähigkeit
- Vom Arbeitgeber finanzierte kurzfristige Erwerbsunfähigkeitsversicherung für berechtigte Mitarbeitende
- Flexible Erstattungskonten für Gesundheits- und Betreuungskosten von Angehörigen
- Optionale Risikolebens-, Kapitallebens-, Unfall-, Critical-Illness- und Krankenhauszusatzversicherung
- Großzügiger bezahlter Urlaub für Mitarbeitende mit einer geplanten Arbeitszeit von mindestens 20 Wochenstunden