Vinfen je nezisková organizácia poskytujúca zdravotné a sociálne služby, ktorá od roku 1977 podporuje ľudí a komunity. Jej komunitné programy slúžia ľuďom s duševnými ochoreniami, intelektovým a vývinovým postihnutím, poraneniami mozgu, autizmom a ďalšími problémami v oblasti behaviorálneho zdravia. Vo viac ako 500 zariadeniach v Massachusetts a Connecticute Vinfen poskytuje služby zamerané na zotavenie a rozvoj schopností, podporované bývanie, vzdelávanie a pomoc pri zamestnávaní, klinické a peer služby, ako aj krízovú intervenciu. Organizácia každoročne pomáha približne 14 000 ľuďom a spája tímy v oblasti zdravotnej starostlivosti, spoločenského vplyvu a sociálnych služieb, ktoré sa zameriavajú na presadzovanie práv, odolnosť a sebaurčenie. Jej širšia komunitná činnosť zahŕňa partnerstvá, dobrovoľníctvo, podujatia a získavanie finančných prostriedkov.
Administratívny asistent ambulancie na čiastočný úväzok – Lowell, MA
Podpora recepcie a administratívnej prevádzky ambulancie Vinfen pre duševné zdravie v meste Lowell. Koordinácia termínov, záznamov, odporúčaní, služieb pre klientov a podpory klinickej kancelárie.
Popis
- Zabezpečovať každodennú prevádzku recepcie ambulancie
- Vítať návštevníkov a usmerňovať ich do príslušných priestorov
- Odpovedať na otázky klientov a volajúcich a poskytovať zdvorilú obsluhu
- Poskytovať klientom, rodinám a externým agentúram relevantné informácie
- Vykonávať registráciu klientov pri príchode a odchode
- Vyberať a sledovať spoluúčasti klientov
- Objednávať termíny a spravovať pripomienky a koordináciu
- Udržiavať presné informácie o klientoch v určenom systéme záznamov
- Koordinovať odporúčania a podporovať vyplnenie úvodných formulárov a zhromažďovanie informácií
- Pomáhať pri overovaní poistného krytia
- Efektívne používať počítače a bežné kancelárske vybavenie
- Spravovať a triediť veľké množstvo hovorov a inej komunikácie
- Organizovať prichádzajúcu prácu, smerovať požiadavky, dokumentovať úkony, informovať nadriadeného a vykonávať následné kroky
- Podľa potreby spájať klientov s klinickými pracovníkmi a predpisujúcimi odborníkmi
- Koordinovať správy, korešpondenciu, poštu, elektronickú komunikáciu a faxy
- Vypracovávať, upravovať a distribuovať listy, memorandá, formuláre a ďalšie dokumenty
- Vytvárať dokumenty na spracovanie textu, tabuľkové prehľady a súvisiace informácie
- Organizovať súbory a databázy, kopírovať materiály a udržiavať presné záznamy
- Vybavovať a spracúvať požiadavky na klientske záznamy
- Zúčastňovať sa na poradách a pripravovať a distribuovať zápisnice
- Udržiavať kalendáre termínov klinických pracovníkov a predpisujúcich odborníkov
- Koordinovať s predpisujúcimi odborníkmi dopĺňanie liekov, laboratórne objednávky, dopravu, objednávky liekov a ďalšie úlohy ambulancie
- Poskytovať klinickému personálu a vedúcemu kancelárie administratívnu, projektovú a kancelársku podporu
- Na požiadanie pomáhať iným oddeleniam a pracoviskám
- Ak je to možné, samostatne riešiť počiatočné sťažnosti a problémy a nevyriešené záležitosti postúpiť ďalej
- Sledovať zásoby a udržiavať profesionálne kancelárske prostredie
- Dodržiavať všetky pravidlá a prevádzkové postupy ambulancie
- Vykonávať ďalšie súvisiace úlohy podľa zadania
Požiadavky
- Najmenej tri roky administratívnej, kancelárskej alebo sekretárskej praxe v zdravotníckej kancelárii
- Stredoškolské vzdelanie alebo rovnocenné vzdelanie
- Získať certifikáciu CPR do dvoch týždňov od nástupu
- Získať certifikáciu prvej pomoci do dvoch týždňov od nástupu
- Certifikácia CPSS
- Výborné organizačné schopnosti a schopnosť zvládať viac úloh naraz
- Schopnosť efektívne určovať priority
- Komunikačné schopnosti zamerané na klienta
- Jasná a efektívna ústna a písomná komunikácia
- Znalosť bežných kancelárskych postupov a procesov
- Správny úsudok v bežných aj zložitých situáciách
- Schopnosť pracovať samostatne a dodržiavať termíny
- Schopnosť chrániť dôverné informácie
- Výborné medziľudské zručnosti a schopnosť efektívne komunikovať s ľuďmi z rôznych prostredí
- Znalosť bežných počítačových aplikácií a kancelárskeho vybavenia
- Schopnosť zdvíhať najmenej 25 libier pri používaní správnych techník zdvíhania
- Schopnosť zostať podľa potreby približne 50 % pracovného dňa na jednom mieste
- Schopnosť zohýbať sa, naťahovať, zakladať, sedieť, stáť a pohybovať sa po celom pracovisku
- Schopnosť hovoriť, počúvať a komunikovať s klientmi, personálom a externými zástupcami
- Špecifické zrakové schopnosti vrátane videnia na blízko, do diaľky, rozlišovania farieb, periférneho a hĺbkového videnia a zaostrovania
- Dvojjazyční uchádzači hovoriaci po anglicky a španielsky sa môžu uchádzať o pracovné miesto, dvojjazyčnosť však nie je podmienkou
- Vysokoškolské vzdelanie je výhodou, nie je však podmienkou
Benefity
- Plne financovaný zamestnávateľský dôchodkový plán 401(a) bez povinného príspevku zamestnanca
- Dôchodkový plán 403(b) financovaný zamestnancom
- Zdravotné, zubné a očné poistenie pre zamestnancov s pracovným úväzkom najmenej 30 hodín týždenne
- Príspevok zamestnávateľa na náklady zdravotného poistenia
- Životné poistenie, poistenie pre prípad náhodného úmrtia a roztrhnutia a dlhodobá invalidita hradené zamestnávateľom
- Krátkodobá invalidita hradená zamestnávateľom pre oprávnených zamestnancov
- Flexibilné účty úhrad výdavkov na zdravotnú starostlivosť a starostlivosť o závislé osoby
- Voliteľné termínované a celoživotné životné poistenie, úrazové poistenie, poistenie kritických ochorení a nemocničné odškodné
- Štedré platené voľno pre zamestnancov s pracovným úväzkom najmenej 20 hodín týždenne